Quais são as vantagens do SharePoint? – TechCult
Miscelânea / / April 07, 2023
O SharePoint é integrado ao Microsoft Office, o que significa que os usuários podem criar, editar e colaborar em documentos usando aplicativos familiares do Office, como Word, Excel e PowerPoint, e salve-os diretamente em SharePoint. Aqui, discutimos os benefícios de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos e verificamos se o aplicativo é adequado para negócios ou qualquer tipo de trabalho que você executa. Devido aos vários benefícios que não serão revelados no artigo, as pessoas têm recorrido a esta opção. Além disso, você esclarecerá suas dúvidas como é o SharePoint PaaS ou SaaS. Então, vamos ler sobre as vantagens do SharePoint para saber mais sobre isso.
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Índice
Quais são as vantagens do SharePoint?
O SharePoint fornece um local central para armazenar e gerenciar todos os tipos de documentos, tornando mais fácil para os membros da equipe acessar e colaborar em arquivos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Aqui, você conhecerá as vantagens do SharePoint, os benefícios do SharePoint para os negócios, esclarecerá suas dúvidas como o SharePoint PaaS ou SaaS ou não e muito mais em detalhes.
O que é Microsoft SharePoint?
![Microsoft SharePoint. Benefícios do SharePoint para empresas](/f/f62f65c4bdd07de2dcc5aa2a972ccdf7.png)
Microsoft SharePoint é uma plataforma robusta, altamente flexível e versátil para compartilhar arquivos entre os funcionários de um escritório. Você pode ler as informações na seção para ajudar a entender a apresentação dos benefícios do SharePoint.
- Ele consiste em um sistema seguro de colaboração e gerenciamento de documentos baseado na Web e é desenvolvido pela Microsoft.
- Este aplicativo é usado para compartilhamento de documentos, pesquisa avançada e colaboração de conteúdo. Junto com eles, também oferece suporte a operações básicas, como compartilhamento de informações, transparência e colaboração.
- Mais de 75% das empresas da Fortune 500 usam este aplicativo para agilizar os processos de negócios e, assim, reduzir os custos envolvidos. Então, se você está perplexo com a questão de saber se o SharePoint vale a pena, talvez você possa confiar na escolha das multinacionais.
- A interface do usuário fácil de usar e bem projetada, semelhante à do Office 365, ajuda a obter a melhor experiência do usuário.
- O único requisito para usar a plataforma é ter um navegador da Web funcional e uma conexão ativa com a Internet.
Leia também:Como resolver a Web Part de edição do SharePoint não permitida
Depois de ler a introdução geral do aplicativo SharePoint, você pode se deparar com perguntas adicionais, como SharePoint PaaS ou SaaS. Continue lendo o artigo para encontrar as respostas para essas perguntas também.
As vantagens do SharePoint que ajudam no gerenciamento de negócios e outras atividades são fornecidas nesta seção. Isso pode ajudar a ajustar sua compreensão do aplicativo e, assim, decidir a resposta para a questão de saber se o SharePoint vale a pena.
1. Gerenciamento de Documentos e Colaboração
O principal uso deste aplicativo é gerenciar documentos e garantir que a colaboração seja feita perfeitamente. Você pode organizar as informações da empresa para facilitar o acesso, acessar e agilizar o fluxo de informações e acessar o armazenamento em nuvem usando dispositivos móveis. Os benefícios gerais de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos estão listados abaixo.
- Isso ajuda a tomar melhores decisões, cumprir prazos, entender a estratégia de negócios compartilhados e usar o recurso de mobilidade para permitir o compartilhamento de arquivos com um clique. A estrutura da nuvem salva os arquivos na nuvem.
- Compartilhe documentos para feedback ou revise e comente individualmente em tempo real, salve o arquivo na biblioteca do SharePoint, forneça acesso às partes interessadas e informe outras pessoas sobre a edição por e-mail.
- Outro recurso semelhante para revisão é o recurso de metadados que ajuda a manter informações para rastreamento de documentos e consolidar arquivos para um projeto. Além disso, você pode criar uma coluna para cada item em vez de pastas na hierarquia. Isso ajuda a filtrar dados e obter informações rapidamente.
- Melhore o fluxo de trabalho e a tomada de decisões, pois o aplicativo sincroniza automaticamente as alterações feitas pelos membros da equipe no documento, eliminando assim várias versões. Junto com isso, você pode ver todo o histórico da versão do documento e anotar os editores do documento.
- Juntamente com o controle de versão, outros recursos como check-out e check-in de documentos, pesquisa de documentos, alertas de permissão, fluxo de trabalho de documentos de modelos personalizados e alertas de documentos, permite que você se conecte instantaneamente com os membros da equipe via chat e compartilhar telas.
2. Gerenciamento de conteúdo
Paralelamente, pode ser utilizado para a preparação e agendamento de conteúdos, incluindo documentos Office, para publicação em vários sites na internet e plataformas sociais. Os benefícios de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos e distribuição de conteúdo podem ser atribuídos ao recurso especificado. Ele ajuda a compartilhar conteúdo dentro e fora da organização, criar e editar tarefas e converter documentos de um formato para outro, incluindo formatos de arquivo PDF, Word e Excel. Além disso, pode ser usado para criar, modificar e excluir o conteúdo de qualquer site criado ou até mesmo criar um novo site do zero.
3. Simplificação rápida do processo de negócios
Juntamente com uma experiência de usuário consistente e simplificada, você pode coletar e organizar dados em um só lugar e informações de fornecedores, comunicação com clientes ou interações com parceiros são compiladas em formulários orientados soluções. Crie portais de inteligência de negócios e exiba os dados no painel, portais da Web ou scorecards para tomar melhores decisões. Rastreie e rastreie a preferência do cliente, preveja flutuações na demanda e oferta, colete e publique dados armazenados no portal e faça torná-los acessíveis aos usuários da organização e extrair e publicar informações de fontes como Excel, OneNote e Microsoft SQL Servidor. Além disso, os recursos básicos, como controle de versão de arquivo, indexação, opção de pesquisa avançada e interface da Web, permitem simplificar os processos de negócios.
Os recursos a seguir são vantagens do SharePoint que você deve considerar para optar por uma plataforma de finalidade única.
4. Funcionalidade Multifuncional Integrada
O aplicativo possui uma função integrada para se adequar a trabalhos multiuso e fornecer flexibilidade nas operações de deslocamento. A adaptabilidade do aplicativo a ser usado para várias opções está listada abaixo.
- Gerenciar Funcionalidade Interna: Auxilia no compartilhamento de informações, agendamento de tarefas e gerenciamento de contatos, servindo assim como um site interno da Empresa. Devido a isso, os benefícios de usar o SharePoint para gerenciamento de documentos parecem ajudar no bom funcionamento.
- Acesso Específico para Administradores: Com base no status do documento, o administrador pode atribuir diferentes níveis de permissão aos usuários e permitir que as partes interessadas os compartilhem e editem.
- Outras funções: Além do gerenciamento de arquivos e compartilhamento de documentos, isso pode ser usado para obter informações comerciais, gerenciar sites de redes sociais e realizar outras operações virtuais.
5. Administração centralizada
Usando o painel único, você pode obter acesso rápido aos recursos de operação, incluindo configurações de segurança, sites de backup e dados do site, realizar restaurações e atualizar privilégios.
- Transmita dados, rastreie e gerencie documentos e simplifique e automatize processos e operações de negócios, facilitando o trabalho em projetos em grupo.
- Use um serviço VPN enquanto estiver conectado à rede nos servidores da empresa para acessar dados e documentos, auxiliando no gerenciamento de arquivos.
6. Costumização
Outro recurso básico é a personalização, que é a capacidade de modificar ou manter os recursos padrão. Crie elementos personalizados, personalize a interface ou crie uma interface do usuário pessoal e use a função de arrastar e soltar para melhorar a experiência do usuário com facilidade. Além disso, você pode alterar o site da intranet com base no design, navegação, conteúdo e recursos.
7. Consolidação do local
O aplicativo permite integrar todos os sites e ambientes de trabalho compartilhados em uma plataforma, reduzindo assim o custo de administração do site. Os membros da equipe interna podem acessar e gerenciar os sites consolidados de internet e intranet, o que os ajuda a gerenciar documentos e alterar o controle de acesso. Além disso, eles podem criar sites de intranet para conveniência interna, automatizar tarefas e desenvolver aplicativos personalizados.
8. Integração
Se você gostaria de ter uma plataforma consolidada para integrar com outras plataformas, você pode ler este recurso em vantagens do SharePoint. O aplicativo usa técnicas de integração fáceis, como SOAP ou Simple Object Access Protocol, XML ou Extensible Mark-up Language e manipuladores de eventos para documentos e listas. Além de aplicativos de negócios como Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Comunicações, ERP, CRM e outros sistemas de back-office, você pode integrar navegadores da web e web formulários. A única limitação é que a versão do SharePoint Online é limitada aos navegadores Microsoft Edge e Internet Explorer.
9. Segurança melhorada
Com os recursos de segurança avançados que usam firewalls para impedir o uso não autorizado, você pode gerenciar dados de negócios com eficiência e armazenar informações em soluções de nuvem. As atualizações e autenticação do fluxo de trabalho são atualizadas regularmente para reduzir o risco de interrupções e acesso não autorizado e, portanto, fornecer integridade de dados confiável.
Para garantir que as informações confidenciais estejam intactas, as configurações de segurança, acesso e edição são feitas no nível do documento ou item. Além disso, você pode definir diferentes configurações para controlar a capacidade de compartilhamento, armazenamento, auditoria, criptografia robusta de dados e backup em nuvem para manter os dados seguros e protegidos. Outra vantagem do SharePoint é que ele permite definir configurações de segurança para níveis de arquivo individuais ou para um conjunto específico de documentos, sites, pastas e listas para eliminar todos os riscos de segurança.
10. Resolução do problema
Outra vantagem do SharePoint é que ele substitui o método tradicional de exigir que os desenvolvedores da Web aprimorem ou criem um sistema de gerenciamento de banco de dados. Ele usa APIS ou Application Programming Interfaces para ajudar no gerenciamento de banco de dados no SharePoint Online e no SharePoint Server para o mesmo. Isso tem um recurso altamente responsivo que ajuda a manter um registro de relatórios de negócios e responder a consultas de clientes e também responder à organização e ajudar na criação de soluções. É fácil gerenciar a conectividade de dados de negócios e executar a operação conforme a demanda.
Leia também:Incríveis dicas e truques da biblioteca de documentos do SharePoint
Benefícios do SharePoint para empresas
O aplicativo Microsoft SharePoint é usado para criar muitos aplicativos e sites e executar as operações de compartilhamento. Os benefícios do SharePoint para empresas são fornecidos nos pontos abaixo.
- Os aplicativos de fluxo de trabalho, bancos de dados de lista, recursos de segurança e outras Web Parts nos permitem criar novos produtos que incluem sites e subsites relacionados.
- Outro benefício do SharePoint para os negócios é que ele ajuda na conexão e colaboração com outras equipes de negócios, realizando reuniões e discutindo vários conceitos.
- Crie intranet ou redes privadas para organizar e armazenar nelas os dados da empresa. Esta função é como um site e você pode gerenciar facilmente as entradas de arquivo no servidor da intranet.
- Crie sub-sites para diferentes departamentos, como marketing, para que a categorização de informações seja possível e a identificação de dados específicos seja simples. Isso pode ser considerado um benefício do SharePoint para os negócios, pois pode reduzir o tempo gasto na pesquisa de informações.
Apresentação dos Benefícios do SharePoint
Os casos de uso ou as opções para usar o SharePoint estão listados nesta seção. Você pode encontrar a apresentação dos benefícios do SharePoint listada na seção e ver se a plataforma é adequada como uma plataforma multitarefa.
- Gerenciamento de Informações Chave- O compartilhamento de arquivos e a manutenção de arquivos na Biblioteca de Documentos é o recurso principal, no qual qualquer informação relevante pode ser verificada. Além disso, a plataforma pode ser utilizada como um diretório People, ou seja, você pode consultar os dados das pessoas que têm acesso para editar ou compartilhar arquivos e muito mais.
- Gerenciamento de site- Outro benefício de usar o SharePoint é criar e gerenciar sites. Isso pode ser usado para criar sites pessoais e usar como um diário pessoal ou criar sites de blog para compartilhar informações valiosas com uma ampla gama de públicos. Uma apresentação adicional dos benefícios do SharePoint é que você pode usar sites de redes sociais corporativas como o Yammer.
- Gestão de Eventos- Esta plataforma pode ser usada para gerenciar qualquer evento virtual hospedado online. Conforme mencionado anteriormente, isso pode ser usado como um diretório de pessoas e registrar as informações das pessoas no evento. Junto com isso, você pode realizar pesquisas e postar perguntas nos fóruns de discussão para obter a opinião das pessoas.
O SharePoint é PaaS ou SaaS?
SharePoint é um SaaS, que é abreviado como Software as a Service. SaaS é uma combinação de IaaS ou Infraestrutura como Serviço, PaaS ou Plataforma como Serviço, Aplicativo e Dados. Esse serviço combinado ajuda a tornar a plataforma viável e confiável. Para responder à pergunta se o SharePoint é PaaS ou SaaS, podemos escrevê-lo como:
SaaS = IaaS + PaaS + Aplicativo + Dados
- Esse modelo de serviço oferece alto tempo de atividade para a maioria dos serviços até 99,99 SLA, no qual o CSP ou provedor de serviços em nuvem executa a maioria das operações.
- Como a maioria das configurações são pré-configuradas pela plataforma Microsoft, basta configurar os registros DNS da plataforma.
- A plataforma é SaaS, pois pode ajudar no gerenciamento de aplicativos, dados, patches de segurança, sistemas operacionais, hardware e instalações relacionadas ao datacenter.
- O serviço SaaS na plataforma auxilia no gerenciamento da automação do fluxo de trabalho para empresas. O processo de qualquer operação tem três fases, que são publicar as informações para aprovação, coletar feedback sobre os arquivos e alertar a próxima pessoa por e-mail sobre o status do item. Como você tem a resposta para a pergunta se o SharePoint é PaaS ou SaaS, você pode entender o melhor recurso do serviço. Esse fluxo de trabalho ininterrupto mencionado anteriormente é fornecido pelo serviço SaaS para a plataforma.
O SharePoint vale a pena?
Sim. O Microsoft SharePoint é de fato uma plataforma valiosa, pois pode ser usada para vários fins. Por ser uma opção econômica, permite obter inúmeros benefícios na renomada plataforma. Você pode considerar isso ao decidir comprar uma opção alternativa para compartilhar arquivos. No entanto, a resposta real para a questão de saber se o SharePoint vale a pena depende da exigência do usuário para resolver problemas imediatos e de longo prazo. Além disso, isso é altamente adequado se você estiver procurando uma opção para personalizar a intranet.
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O artigo explica sobre vantagens do SharePoint aplicativo. Esperamos que você tenha aprendido sobre os benefícios do SharePoint para os negócios e tenha esclarecido sua dúvida sobre o SharePoint PaaS ou SaaS ou não. Ajude-nos a melhorar compartilhando suas dúvidas e sugestões na seção de comentários. Além disso, deixe-nos saber qual desses recursos parece benéfico para você.
Elon é redator de tecnologia da TechCult. Ele escreve guias de instruções há cerca de 6 anos e abordou muitos tópicos. Ele adora abordar tópicos relacionados ao Windows, Android e os truques e dicas mais recentes.