6 лучших советов и приемов работы с календарем Microsoft Outlook, чтобы лучше управлять им

Календарь Microsoft Office является частью продуктов Microsoft 365, а не отдельной программой. Чтобы получить доступ к календарю Microsoft Office, вам необходимо использовать Microsoft Outlook.

Интеграция обоих приложений позволяет управлять своим расписанием как с цифровой, так и с физической точки зрения. Однако, если вы хотите лучше управлять своим Календарь Microsoft Outlook, попробуйте некоторые из приведенных ниже советов.

1. Как установить часы работы в календаре Outlook

Установка рабочего времени в Outlook гарантирует, что любой, кто просматривает ваш календарь, будет знать ваше доступное рабочее время. Таким образом, встречи и собрания устанавливаются по доступным периодам.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook.

Также на Guiding Tech

Шаг 2: После запуска Outlook щелкните вкладку Файл.

Шаг 3: Щелкните кнопку Параметры.

Шаг 4: Выберите Календарь.

Шаг 5: В меню «Рабочее время» введите данные о времени начала, времени окончания, рабочей недели, первого дня недели и первого дня года.

Шаг 6: Щелкните ОК, чтобы сохранить изменения.

2. Воссоздание встречи

Воссоздание встречи - это способ резервирования новой встречи с использованием информации из предыдущей встречи. Таким образом, вместо того, чтобы вручную вводить сведения об участниках встречи, времени, месте и т. Д., Вы экономите время и усилия, воссоздавая старую встречу. Вот как это сделать.

Шаг 1: Запустите приложение Outlook.

Шаг 2: Выберите значок календаря в левой части экрана.

Шаг 3: Переместите свой календарь на дату предыдущей встречи.

Шаг 4: Щелкните конкретное собрание, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и перетащите собрание к дате или времени, когда вы хотите, чтобы новое собрание состоялось.

Шаг 5: Дважды щелкните созданную новую встречу, и все необходимые данные отобразятся как заполненные. Нажмите «Отправить», чтобы отправить приглашение.

3. Создание встречи из электронной почты

Когда вы получаете электронное письмо о мероприятии и хотите назначить встречу с отправителем электронного письма, выполните следующие действия.

Шаг 1: Дважды щелкните электронное письмо, которое вы будете использовать, чтобы назначить встречу, чтобы открыть новое окно.

Шаг 2: Нажмите кнопку с многоточием (…) в правой части экрана рядом с именем отправителя электронной почты.

Шаг 3: Выберите опцию Встреча, и это должно открыть новое окно встречи.

Шаг 4: Имя или адрес отправителя электронной почты уже должны быть автоматически заполнены в обязательном поле. Однако вам нужно будет указать другие данные, такие как место и время встречи.

Шаг 5: Щелкните кнопку Отправить.

4. Навигатор по дате

Если вы хотите просмотреть свои встречи или собрания за неделю или месяц, навигатор по датам в Календаре может предоставить это.

Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.

Шаг 2: В верхней части экрана должны быть опции для просмотра вашего календаря на сегодня, следующие 7 дней, рабочую неделю или месяц. Выберите предпочтительный вид.

Также на Guiding Tech

5. Использование естественного языка для определения времени начала встречи

При бронировании встречи или встречи вы можете использовать навигатор по датам, чтобы просмотреть свой календарь за период. Альтернативой использованию функции «Навигатор по датам» в Outlook является естественный язык. Вот как им пользоваться.

Шаг 1: На вкладке «Главная» в Outlook выберите «Новые элементы».

Шаг 2: Выберите «Встреча» или «Встреча» в зависимости от ваших предпочтений.

Шаг 3: В поле «Время начала» вместо выбора даты в календаре просто введите предлагаемое время словами. например 7 недель, Рождество, День Благодарения и т. Д. Outlook должен указать дату.

6. Просмотр нескольких календарей

Если вы хотите назначить встречу с людьми в Outlook, вы можете просмотреть их календари, чтобы узнать подходящее время для планирования встречи или чата. Однако это зависит от того, было ли вам предоставлено разрешение на это в Exchange или человек является частью вашей организации. Вот как это работает.

Шаг 1: Щелкните значок календаря в левой части экрана Outlook.

Шаг 2: В верхней части экрана нажмите кнопку «Открыть календарь».

Шаг 3: Если вам предоставлено разрешение на просмотр календаря через Exchange, выберите «Открыть общий календарь». Однако, если это сотрудник вашей организации, выберите «Из адресной книги». Если у вас есть ссылка на календарь в Интернете, вы также можете выбрать «Из Интернета».

Шаг 4: Введите имя или ссылку (в зависимости от выбранного варианта) человека и нажмите ОК. Вы должны увидеть календарь человека.

Также на Guiding Tech

Настройка ответов об отсутствии на работе

Приведенные выше советы помогут вам лучше управлять календарем Outlook. Однако они не являются исчерпывающими, поскольку есть и другие приемы, которые вы можете выполнить в Outlook, например, настроить Ответы об отсутствии на работе а также Серийные напоминания.