Как создавать правила на основе тем электронной почты в Outlook 2013
Разное / / December 02, 2021
Вы используете MS Outlook в качестве почтового клиента для настольных ПК? И вы используете его только для отправки и получения электронных писем? Знаете ли вы, что можете использовать его для других целей, например организация списков дел и напоминание о задачах?
Что ж, со своим я делаю гораздо больше. Я использую это как автоматический ответчик по электронной почте, как инструмент упорядочить мою электронную почту и многое другое. Один из моих любимых - использовать MS Outlook для проводить опросы. Клиент может красиво и автоматически сортировать статистику опросов по электронной почте. На самом деле уловка, необходимая для этого, может быть применена во многих других случаях. Мы говорим о создании правил для электронных писем на основе их темы.
Продолжим пример с опросом. Допустим, вы работаете в организации и должны разослать сотрудникам приглашение на массовое мероприятие, одновременно собирая данные о том, сколько из них желает присутствовать. Это просто, просто добавьте кнопку голосования и попросите получателей ответить да или Нет нажав на кнопку голосования.
Примечание: Наше руководство основано на MS Outlook 2013. Однако настройка применима и к более ранним версиям. Единственное отличие будет заключаться в пользовательском интерфейсе.
Теперь проблема в сборе статистики. Собираетесь ли вы пролистать свой почтовый ящик, подсчитать каждый ответ и отделить Да а также Нет вручную? Есть способы получше; мы покажем вам один.
Я собираюсь отправить электронное письмо с темой Отдайте свой голос и кнопку голосования, с помощью которой можно ответить "Да" или "Нет". Используйте кнопки голосования возможность вставить кнопки.
Перед отправкой я собираюсь настроить инструмент, чтобы он был готов слушать ответы и самостоятельно подсчитывать статистику. Вот что мне нужно настроить.
Создание папок статистики
Я бы перешел к своему Входящиена левой панели щелкните его правой кнопкой мыши и создайте новую папку. Я бы назвал это Проголосовали Да.
Точно так же я бы создал еще один с именем Проголосовали Нет. Результат показан на изображении ниже.
Создать правила прослушивателя
Теперь мне нужно создать правила, чтобы Outlook мог применять правила к сообщениям по мере их поступления и помещать их в соответствующие папки. Следуйте инструкциям по созданию правил.
Шаг 1: Перейдите к Дом таб. Под Двигаться раздел, наведите указатель мыши на Правила а затем нажмите на Управление правилами и предупреждениями.
Шаг 2: Начните с нажатия на Новое правило.
Шаг 3: На Мастер правил, Начать с пустого правила выбрав Применять правила к сообщениям, которые я получаю. Нажмите на Следующий.
Шаг 4: Выберите условие. Лучший способ - уйти с конкретными словами в теме. Вы можете выбрать дополнительные условия.
Шаг 5: На нижней панели того же окна нажмите конкретные слова. Добавьте строку поиска как Да: проголосуйте. Нажмите на Следующий.
Шаг 6: Выберите действие. Желаемое намерение входящего ответа состоит в том, чтобы переместить его в указанную папку.
Шаг 7: На нижней панели того же окна нажмите указан. Теперь выберите папку Проголосовали Да и нажмите на Ok.
Шаг 8: Вернуться на Мастер правил, нажмите на Заканчивать. Снова выполните шаги с 2 по 7. На этот раз со строкой поиска (шаг 5) как Нет: отдать свой голос и папку (шаг 7) как Проголосовали Нет.
Вот и все. Вернитесь к электронному письму, которое находится в черновике, добавьте свой список получателей и послать. После получения ответов просто проверьте количество в каждой папке.
Примечание: Как упоминалось ранее, правило основано на теме электронного письма. Ответ будет префиксом проголосованного ответа перед строкой темы. И, следовательно, правила выстраиваются таким образом. В зависимости от используемых вами вариантов голосования ваши правила будут отличаться.
Звучит интересно? Означает ли это также, что у вас будет много сокращенной работы? Попробуйте и сообщите нам, насколько хорошо это сработало.