Pomocou kalendára programu Outlook získate neustále, sériové pripomienky

Zvyčajne sa spoliehame na pripomienky, aby sme nezabudli na dôležité úlohy. Táto jednorazová pripomienka však niekedy nemusí stačiť. Raz zmiznete z dohľadu a stratí sa z mysle skôr, ako sa nazdáte. Vtedy musíte byť bombardovaní neustálymi pripomienkami, aby ste sa uistili, že váš mozog nemá luxus zábudlivosti, pokiaľ ide o tieto základné úlohy.

Jednou z takýchto základných úloh je pre mňa platenie účtov za kreditnú kartu. Len jedna pripomienka? Neslúži to ani ako štuchnutie, zabudnite ma tlačiť, aby som sa prihlásil do mojej banky.

V takomto scenári potrebujem proces, ktorý by mi každý deň povedal: „Máš N dní na zaplatenie účtov“. Teraz ja použite MS Outlook ako nástroj na sledovanie úloh a nepomôže mi to vytvoriť takú rutinnú pripomienku. Takže som si myslel, že by som namiesto toho použil svoj kalendár, ktorý sa mi číta ako ten, ktorý je uvedený v príklade nižšie.

Náš článok je návod, ako na to vytvárať takéto záznamy v kalendári. A potrebujete sprievodcu, pretože jednoduchá schôdzka v kalendári vám nepomôže vytvoriť takéto odpočítavacie úlohy.

Časť I: Vytvorte súbor CSV

Kľúčom k vytvoreniu takýchto záznamov v kalendári je vytvorenie súboru s hodnotami oddelenými čiarkami a jeho následný import do kalendára MS Outlook.

Vytvorte súbor MS Excel a vyrazte údaje podľa svojich požiadaviek. Hlavičky stĺpcov, Dátum začiatku a Predmet sú nevyhnutnosťou.

Tu uvedené dátumy by mali ísť vzostupne a počet dní by mal ísť zostupne. Ak chcete rýchlo vyplniť takéto série, môžete použite trik, o ktorom sme hovorili v samostatnom príspevku.

Poznámka: Ak chcete do súboru pridať ďalšie polia, môžete vytvoriť prázdny kalendár, exportovať ho ako súbor CSV a preštudovať si podporované polia.

Po dokončení uložte súbor vo formáte CSV. Je to preto, že ho budete importovať do svojho kalendára neskôr.

Časť II: Import súboru CSV do kalendára

Teraz budete musieť importovať hodnoty súboru do svojho kalendára v nástroji MS Outlook. V našom príklade používame MS Outlook 2013. Kroky by boli viac-menej rovnaké aj v nižších verziách.

Krok 1: Prejdite na Súbor menu a kliknite na Otvoriť a exportovať sekcii na ľavej table. Potom kliknite na Import/Export napravo.

Krok 2: V ďalšom okne vyberte možnosť Importovať z iného programu alebo súboru. Kliknite na Ďalšie.

Krok 3: Potom vyberte typ súboru. V našom prípade to musí byť, Hodnoty oddelené čiarkou. Kliknite Ďalšie znova.

Krok 4: Prejdite na súbor, ktorý obsahuje údaje vášho kalendára, ako je ten, ktorý sme vytvorili v časti I vyššie. Kliknite Ďalšie po výbere správneho súboru.

Krok 5: Vyberte kalendár, do ktorého chcete importovať nový záznam kalendára, a potom kliknite na Ďalšie.

Krok 6: Dvakrát skontrolujte, či je importovaný súbor správny. Kliknite tiež na Mapovať vlastné polia overiť, či Predmet a Dátum začiatku hlavičky boli namapované správne.

Krok 7: Po overení vlastných polí kliknite na Dobre a potom kliknite na Skončiť. V priebehu niekoľkých sekúnd sa entity zosynchronizujú a odzrkadlia zmeny, ako bolo uvedené vo vzorovom kalendári.

Záver

Pre človeka ako som ja majú takéto pripomienky veľký zmysel. Denno-denne pracujem s kalendármi a veľmi mi pomáhajú vedome a neustále pripomínať niečo dôležité, čo potrebujem vedieť počas určitého časového obdobia.

Vyskúšajte svoje požiadavky a opýtajte sa nás, či sa vám nedarí prejsť cez konkrétne nastavenie.