Ako vytvoriť a používať distribučný zoznam v MS Outlook

Máte skupiny kontaktov, ktorým neustále posielate e-maily a žiadosti o stretnutie? A prepisujete každú e-mailovú adresu zakaždým, keď si to želáte? Teraz, ak používate MS Outlook ako váš e-mailový klient a stále robíte to isté, vám chýba niečo naozaj skvelé.

Outlook vám umožňuje vytvárať Distribučné zoznamy ktoré nie sú ničím iným podmnožiny vašich kontaktov alebo prispôsobené skupiny, ako môžete zavolať. Takže nabudúce ty mať skupinu ľudí, ktorým chcete posielať časté e-maily, vytvorte distribučný zoznam, ako je vysvetlený nižšie.

Kroky na vytvorenie distribučného zoznamu

Skôr ako začnete, odporúčam (a predpokladám), že väčšinu kontaktov už máte pridaných Kontakty zoznam. To vám len uľahčuje veci.

Krok 1: Klikni na Kontakty v spodnej časti ľavého panela. Teraz zasiahnite Akcie na páse s nástrojmi a postupujte podľa pokynov Nový distribučný zoznam. Milovníci klávesnice si môžu nájsť Ctrl+Shift+L ako lepšia možnosť.

Krok 2: Objaví sa nové okno Distribučný zoznam karta na zvýraznenie. Pomenujte svoju skupinu a pridajte do nej členov Vyberte položku Členovia pod členov oddiele.

Krok 3: Dvakrát kliknite na mená, ktoré chcete pridať, alebo ich vyberte a kliknite na členov tlačidlo.

Môžete tiež použiť Pridať nové ikonu na pridanie členov, ktorí nie sú vo vašom zozname kontaktov. Aktualizovať a Odstrániť kontakty sú doplnkové možnosti.

Krok 4: Po pridaní členov sa dostanete späť do okna v kroku 2. Kliknite na Uložiť a zavrieť začať používať svoj prvý distribučný zoznam.

Pozrite sa na obrázok vyššie. Vytvoril som svoj zoznam pre niekoľko členov Guiding Tech a toto je meno, ktoré používam na zoskupovanie všetkých správ.

Poznámka: Zoznam môžete kedykoľvek upraviť navigáciou na Kontakty > Vybrať skupinu a postupujte podľa krokov 2 až 4 alebo podľa toho, ako uznáte za vhodné.

Ako používať distribučný zoznam?

Začnite s novým e-mailom. Vytvorte svoju správu a v Do poľa zadajte názov, ktorý ste dali svojej skupine. V mojom prípade áno Guiding-Tech. Keď zadáte meno, uvidíte, že sa stane tučné a podčiarknuté čo znamená, že Outlook rozpoznal adresu. Ak nie, skúste urobiť a Ctrl+K. Ak to stále nie je, pokazili ste proces a možno sa budete musieť vrátiť ku kroku 1.

Kliknutím na + znak rozdelí názov zoznamu na jednotlivé e-mailové adresy (užitočné, ak chcete občas odstrániť výnimky).

Záver

Veci nemôžu byť jednoduchšie ako toto, ak potrebujete každú chvíľu posielať skupinové e-maily. Môžete vytvoriť toľko zoznamov, koľko chcete, a použiť ich podľa svojej flexibility. Jeden zoznam možno považovať za nadmnožinu alebo podmnožinu iného zoznamu. Oveľa viac na pochopenie a budete, keď začnete túto funkciu skúmať.