Ako vytvoriť e-mailové šablóny v Gmaile a Outlooku

Moje posledné mesiace s Microsoft Outlook a Lotus Notes boli celkom zaujímavé. Nikdy som nebol fanúšikom desktopových e-mailových klientov, ale keď som začal používať tieto aplikácie, nikdy som sa nemohol vrátiť. Jednou z najužitočnejších funkcií, ktoré títo klienti poskytujú, je možnosť vytvárať e-mailové šablóny, tiež známy ako papiernictvo, ktoré dokáže posielať denné e-maily, pričom väčšina tela e-mailu je tiež rovnaká rýchly. Či už je to a denný report alebo len potvrdzovací e-mail, vopred pripravená šablóna môže ušetriť veľa času.

Videl som, ako ľudia hľadajú e-mail vo svojom priečinku Odoslané a potom ho po úprave preposielajú. Prakticky to funguje lepšie ako prekladanie celého e-mailu z pamäte, ale zmena predmetu a úprava adresy môže chvíľu trvať.

Šanca na chyby sa zvyšuje aj pri manuálnej práci. Aby sa veci zlepšili, navrhujem použiť rozšírenie pre Chrome s názvom Šablóny e-mailov Gorgias ktoré vám môžu pomôcť vytvárať a používať e-mailové šablóny v službách Gmail, Yahoo, Outlook a ďalších obľúbených e-mailových klientoch.

Začíname s Gorgiasom

Po nainštalovaní rozšírenia kliknutím na ikonu na lište rozšírenia otvorte konfiguračnú stránku.

Gorgias sa dodáva so 4 predvolenými šablónami, ktoré vám poskytnú základnú predstavu o tom, čo môžete s rozšírením robiť. Ak chcete vytvoriť novú šablónu, kliknite na Nová šablóna a začnite zadaním názvu. Potom môžete začať písať telo e-mailu do Obsah šablóny lúka. Ak chcete pridať pole predmetu aj do šablóny, kliknite na polia konfigurácie a začiarknite políčko Možnosť predmetu.

Vlastnosti e-mailových šablón Gorgias

Skutočná sila rozšírenia spočíva v možnosti používať premenné pri vypĺňaní šablóny. Predpokladajme, že musíte automaticky vyplniť meno osoby. V takom prípade kliknite na Vložiť premennú a vyberte položku Komu: Krstné meno možnosť. Keď vložíte šablónu, rozšírenie automaticky vyplní tieto názvy premenných z kontaktných údajov e-mailu a uľahčí vytváranie podobných e-mailov pre rôzne kontakty.

Ďalšou zaujímavou vlastnosťou je Textová skratka a pomocou tejto konkrétnej možnosti môžete spustiť dokončenie šablóny pomocou klávesu Tab.

Po vytvorení niekoľkých šablón je čas vložiť jednu do e-mailu. Otvor Okno na napísanie správy Gmailu a na pravej strane si všimnete tlačidlo Gorgias. Rozšírenie zobrazí zoznam všetkých šablón, ktoré ste uložili, a jediným kliknutím ich vložíte do tela e-mailu. Na zjednodušenie môžete použiť aj textovú skratku a stlačiť tlačidlo tabulátora.

Skvelý tip: Prepošlite odoslaný e-mail a kliknite pravým tlačidlom myši na okno na napísanie správy, čím vytvoríte šablónu z existujúcich e-mailov. nie je to skvelé?

Bezplatná verzia rozšírenia obmedzuje šablóny na jedno zariadenie a neexistuje žiadna možnosť synchronizácie šablón pomocou online účtu.

Takže ak máte dve alebo viac zariadení, na ktorých pracujete, budete musieť vytvoriť šablóny jednotlivo na každom systéme, pokiaľ si nekúpite platenú aplikáciu. Okrem toho riskujete stratu údajov, ak odinštalujete prehliadač Chrome alebo rozšírenie alebo preinštalujete systém Windows. Ale za 4,99 $ mesačne môžete získať funkciu synchronizácie so zdieľaním tímových šablón.

Záver

Gorgias je úžasná aplikácia, ak denne pracujete na podobných druhoch e-mailov. V Internetovom obchode Chrome som mu už dal 5 hviezdičiek. Tiež som kontaktoval vývojárov, aby do šablón pridali nejaké ďalšie premenné, ako je čas a dátum. Vyskúšajte to ešte dnes a podeľte sa s nami o svoje názory.