Ako používať filtre Gmailu ako profesionál na zníženie stresu

Každé ráno sa zobudíte a väčšinou, ešte predtým, než pomyslíte na čistenie zubov, začnete kontrolovať telefón. A hľa, váš účet Gmail je zaplavený desiatkami správ môže alebo nemusí vyžadovať vašu pozornosť. Iste, vždy si ich môžete skontrolovať neskôr, ale e-maily sa stále hromadia a čoskoro je to zosuv pôdy.

Nikto sa rád nezaoberá zbytočnými mailami a zníženie stresu pri zvládaní návalu mailov je presne to, s čím vám pomôžeme. Keďže Gmail je klientom, ktorý si vybrala väčšina ľudí, pozrime sa, ako sú tieto šikovné filtre môže pomôcť udržať náš krvný tlak pod kontrolou.

Príručka pre začiatočníkov: Ak si nie ste istí niektorým z týchto výrazov, uistite sa pozrite si nášho sprievodcu značkami, filtrami a menovkami pre Gmail.

1. Nemá zmysel čítať VŠETKY e-maily

Väčšina nepríjemných e-mailov, ktoré dostávam, sú iba potvrdenia. Občas nová webová stránka alebo služba, do ktorej sa zaregistrujete (od ktorej nemôžete predvídať e-maily) a občas vám známe adresy bombardujú vašu doručenú poštu. Pre tých známych som vytvoril filter, ktorý automaticky označí tieto e-maily za prečítané, a dokonca môžete pokračovať a pridať štítky ako „automatické čítanie“, aby ste mali v doručenej pošte poriadok.

Ako vidíte, do tohto vlastného filtra som pridal potvrdzovací mailer Amazon a dokonca ho môžete pridať k celému názvu domény „amazon.com“ (v mojom prípade amazon.in). Urobte si tieto filtre pre všetky takéto e-maily, naozaj nemá zmysel čítať ich všetky.

2. Počuli ste už o Boolean?

Celkom jednoduché, Boolean je výraz, ktorý sa veľmi podobá „spojeniu“ anglického jazyka. Na vyhľadávanie v Gmaile môžete použiť slová ako AND, OR alebo NOT. Podobne možno budete chcieť ignorovať väčšinu automatických e-mailov okrem niekoľkých dôležitých z určitých domén. Napríklad, keď ste zablokovali všetky e-maily s potvrdením objednávky z Amazonu, pravdepodobne áno NIE chcete automaticky čítať tie, ktoré majú v sebe slovo „problém“.

3. Filtre + štítky idú ruka v ruke

Pridávanie štítky na triedené e-maily vám poskytne oveľa lepšiu vizuálnu predstavu o tom, čo sa deje so všetkými týmito e-mailami, ktoré prichádzajú do vašej doručenej pošty. Dôležité správy s vyššie uvedenými filtrami môžu mať výraznejší červený (alebo podobný) štítok, zatiaľ čo nedôležité môžu byť ponechané.

4. Žiariace hviezdy

Pridávanie hviezdičiek k najdôležitejším e-mailom, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť, je dobrý spôsob, ako udržať poriadok v prioritách. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, by bolo otvoriť poštu, o ktorej si myslíte, že je skutočne dôležitá, a vybrať možnosť Filtrovať správy ako tieto.

Na ďalšej známej obrazovke filtra Gmailu vyberte Vytvorte filter pomocou tohto vyhľadávania a na ďalšej obrazovke začiarknite políčko pre Označte hviezdičkou. Môžete dokonca začiarknuť políčko nižšie Použiť filter aj na x zodpovedajúcich konverzácií, ktorý automaticky označí existujúce konverzácie pomocou vybratého filtra hviezdičkou.

5. Bulk Up

No nie doslova! Gmail vám umožňuje vytvárať hromadné filtre pre rovnakú akciu. Takže pre rovnakú akciu vyššie, ak ste už poznať e-mailové adresy ľudí (alebo sú súčasťou vášho zoznamu kontaktov) jednoducho pokračujte a vytvorte filter s booleovským ALEBO a rovnaké pravidlo možno odteraz použiť na všetky ich e-maily.

Samozrejme, neváhajte zaškrtnúť tieto políčka Má prílohu a Nezahŕňajte čety pre ďalšiu segregáciu.

Použitie štítkov na ID hromadnej pošty tiež funguje dobre a je to dobrý nápad, ak chcete oddeliť svoju prácu a prehrávanie pošty s rôznymi farebnými štítkami.

Nekomplikujte to

Čokoľvek sa rozhodnete urobiť s týmito tipmi, snažte sa to nepreháňať. Chcete veci zjednodušiť uplatňovaním jednoduchých pravidiel, ktoré fungujú na udržanie poriadku vo vašich e-mailoch. Ak máte nejaké otázky alebo otázky, pripojte sa k nám na našom fóre. Radi by sme počuli, ako chcete, aby vaše filtre Gmailu fungovali.