Popoln vodnik za arhiviranje e-pošte v Outlooku 2010

Večina od nas, ki uporablja priljubljene spletne e-poštne storitve, npr Gmail in Outlook.com verjetno nikoli ne skrbite za arhiviranje, glede na to, da imamo GB prostora za shranjevanje v oblaku nam je na voljo. Vendar, če ste delo v organizaciji, ali pa imate izobraževalni e-poštni račun, kjer imate le omejen prostor na strežniku za shranjevanje e-pošte, jih morate občasno arhivirati.

Zato vam bomo danes povedali vse, kar morate vedeti o arhiviranju e-pošte v e-poštnem odjemalcu Outlook 2010, ki ga je mogoče enostavno implementirati tudi v njegove druge različice.

Začnimo torej z ustvarjanjem e-poštnega arhiva v Outlooku 2010.

Ustvarjanje arhivske datoteke

Prva stvar, ki jo morate narediti, je ustvariti novo arhivsko datoteko, ki bo shranila vsa e-poštna sporočila lokalno na vašem računalniku. Če ga želite ustvariti, kliknite na Meni Datoteka na Outlook 2010 in izberite možnost Orodja za čiščenje. Ne skrbite, ne bomo izbrisali nobenega od vaših e-poštnih sporočil.

V orodjih za čiščenje boste videli možnost, imenovana

Arhiv. Kliknite nanjo, da odprete okno za ustvarjanje arhiva. V oknu izberite mape, ki jih želite arhivirati. Po želji lahko izberete tudi celotno mapo Prejeto. Če želite vključiti stara e-poštna sporočila tik ob ustvarjanju arhiva, izberite ustrezno časovno obdobje.

Na koncu navedite lokacijo, kamor želite arhivirati datoteke, in kliknite gumb V redu. Izberete lahko tudi svoj skupni disk če je preslikan na vaš računalnik. Outlook bo ustvaril datoteko PST za shranjevanje vseh e-poštnih sporočil kot arhiv v vašem sistemu.

Ko je arhiv ustvarjen, boste videli Oddelek za arhiv pod mapami nabiralnika v levem podoknu. Začetno arhiviranje lahko traja nekaj časa, odvisno od števila e-poštnih sporočil, ki ste jih vključili v arhiv.

Arhivirana e-poštna sporočila bodo imela enako strukturo kot vaš spletni nabiralnik, z vsemi mapami in podmapami. Če ste za arhiviranje izbrali samo določene mape, bodo samodejno vključene vse podmape.

Premikanje e-pošte v arhiv

E-poštno sporočilo lahko premaknete v arhiv, tako da ga preprosto spustite v razdelek za arhiv v levi vrstici. Če želite množično premakniti e-poštna sporočila, izberite tiste, ki jih želite premakniti, in jih z desno miškino tipko kliknite, da odprete kontekstni meni. Tukaj izberite Arhiv mape pod razdelkom map in kliknite V redu, da premaknete e-poštna sporočila.

Ustvarite lahko tudi nastavitve samodejnega arhiviranja za e-pošto. Če želite ustvariti samodejni arhiv samo za določeno mapo v svojem nabiralniku, z desno miškino tipko kliknite mapo in izberite Lastnosti.

Tukaj se pomaknite do Samodejno arhiviranje in izberite nastavitve, ki vam najbolj ustrezajo. Če želite uvesti pravilo samodejnega arhiviranja za celoten nabiralnik, odprite datoteko Možnost Outlooka v meniju in izberite Napredne nastavitve.

Tukaj kliknite na Nastavitve samodejnega arhiviranja in ustvarite pravila za samodejno arhiviranje e-pošte v vašem nabiralniku.

Premikanje arhivske datoteke

Včasih morate preklopiti z enega računalnika na drugega (nadgradnja s starega) ali pa vam bo morda zmanjkalo prostora na skupnem disku organizacije. V teh okoliščinah boste morali svoje arhivske datoteke premakniti in jih znova povezati z Outlookom. Pa poglejmo, kako je to mogoče storiti.

Prekinite povezavo in premaknite arhivsko datoteko

Preden premaknete arhivsko datoteko, moramo odstraniti povezavo iz Outlooka. Če želite to narediti, odprite Meni Datoteka in izberite možnost Nastavitve računa.

V nastavitvah računa se pomaknite do razdelek Podatkovne datoteke in videli boste arhivsko datoteko, ki ste jo vzdrževali v trenutnem sistemu.

Vse kar morate storiti je, da izberete arhivsko datoteko in kliknete na Odstrani gumb. Ne skrbite, arhivske datoteke ne boste izbrisali, ampak boste izbrisali samo njeno povezavo v Outlooku.

Zdaj premaknite datoteko na novo lokacijo s katerim koli od pomnilniških pogonov, ki so vam na voljo.

Povezovanje arhivske datoteke

Če želite arhivsko datoteko povezati z Outlookom, odprite datoteko Razdelek podatkovne datoteke še enkrat iz nastavitev računa v Outlooku in kliknite na Gumb za dodajanje. Zdaj uvozite datoteko PST arhiva, ki ste ga varnostno kopirali, in odprite e-poštna sporočila iz razdelka za arhiv.

Zbijanje arhivske datoteke

Če arhivsko datoteko shranjujete na lokalni trdi disk, vam verjetno ni treba skrbeti za velikost arhivske datoteke, če pa gre za disk v skupni rabi v organizaciji ali računu v oblaku, v katerem imate omejen prostor za shranjevanje, bi bilo pametno stisniti arhivsko datoteko, da shranite prostor za shranjevanje narediti.

Če želite stisniti velikost arhiva, z desno tipko miške kliknite razdelek Arhiv v desnem podoknu in izberite Lastnosti podatkovne datoteke. Tukaj kliknite na Gumb Napredno da odprete Outlookovo podatkovno datoteko. Zdaj morate samo klikniti Zdaj kompaktno gumb za zmanjšanje velikosti arhivske datoteke.

Zaključek

Torej je bilo to skoraj vse, kar morate vedeti o arhiviranju e-pošte v Outlooku 2010 in prepričan sem, da lahko te korake uporabite tudi v Outlooku 2013. Če imate dodatne pomisleke glede arhiviranja e-pošte, samo napišite komentar in z veseljem vam bomo pomagali.

Zasluga za najboljšo sliko: David Boyle