Googlov vodnik za skupno rabo datotek: odgovor na vsa pogosta vprašanja

Google Drive ponuja fantastičen nabor možnosti shranjevanja v oblaku in orodja za produktivnost, toda tisto, kar naredi storitev še boljšo, je množica funkcij za sodelovanje.

Ni vam več treba delati na dokumentu sami, saj lahko vaši sodelavci hkrati urejajo in komentirajo – ja, vse v realnem času.

Vendar se lahko zmožnosti skupne rabe datotek v storitvi Google Drive sprva zdijo presenetljive. Zato globoko vdihnimo in se potopimo v nekatera vprašanja, ki se lahko pojavijo, ko se ukvarjamo z vso to super!

Q. Kako lahko delim datoteko?

A. Google Drive omogoča zelo preprosto izvajanje zasebne skupne rabe datotek. Samo z desno tipko miške kliknite datoteko in nato kliknite Skupna raba, da odprete pojavno okno Skupna raba z drugimi.

V polje Ljudje vnesite e-poštne naslove vseh, s katerimi želite deliti datoteko. Google Drive bi moral med izpolnjevanjem nemudoma predlagati vse obstoječe stike, zaradi česar bo celoten postopek preprost.

Zdaj ste pripravljeni začeti deliti.

Oh počakaj! Ste v redu z dovoljenji?

Q. Kako spremenim dovoljenja?

A. Samo vprašajte se, kaj točno želite doseči z deljenjem datoteke in jasno bi morali imeti predstavo o dovoljenjih, potrebnih za vsakega sodelavca.

Google Drive privzeto podeli polna dovoljenja za urejanje vsem. Vendar lahko to takoj spremenite tako, da kliknete puščico dol poleg polja Ljudje.

Izberite Lahko Edit, da dodelite polne pravice za urejanje, Lahko komentira, da omejite sodelavce na samo komentiranje, ali Can View, da v celoti zaklenete dokument v načinu samo za branje.

Opomba: Nekateri formati datotek – na primer video ali avdio – ne bodo imeli možnosti za izbiro možnosti komentiranja, kar je razumljivo.

Q. Ali lahko spremenim dovoljenja po skupni rabi?

A. Skupna raba dokumenta z nekom drugim ni dokončna. Google Drive vam daje popoln nadzor tudi po tem, ko daste popolno dovoljenje. Kliknite Napredno v pojavnem oknu Skupna raba z drugimi, da si ogledate seznam oseb, s katerimi ste dali dokument v skupno rabo.

Dovoljenja za vsako osebo je mogoče spremeniti s pomočjo namenske ikone puščice navzdol, ki je priročno nameščena poleg vsakega imena. Dostop do osebe lahko tudi popolnoma odstranite s klikom na x.

Q. Ali lahko javno delim datoteko?

A. Zasebna skupna raba je v redu, a kaj, če želite datoteko omogočiti skoraj vsem? No, to lahko storite tudi vi.

Uporabite možnost Get Shareable Link, da ustvarite javno povezavo – lahko se odločite tudi za neposredno skupno rabo povezave prek Gmaila, Google Plus, Facebooka ali Twitterja neposredno iz samega Google Drive.

Če je potrebno, lahko spremenite dovoljenja za osebe, ki dostopajo do datoteke prek povezave.

Kliknite Spremeni pod Kdo ima dostop in uporabite spustni meni poleg možnosti Access, da izberete med Uredi, Komentiraj ali Ogled.

Nadalje lahko spremenite način delovanja povezave, ko jo nekje objavite. Izberite Vklopljeno – Javno v spletu, da lahko vsakdo najde in dostopa do datoteke, ali Vklop – Kdor koli s povezavo, da omejite dostop samo osebam s povezavo.

Če želite onemogočiti povezavo, samo izberite Izklopljeno – določene osebe. Vaše konfiguracije zasebne skupne rabe morajo ostati nedotaknjene.

Q. Ali lahko delim celotno mapo?

A. Seveda lahko. Samo z desno tipko miške kliknite mapo, ki jo želite dati v skupno rabo, in kliknite možnost Skupna raba. Vse deluje enako kot pri individualni skupni rabi datotek. Enako velja za javno skupno rabo povezav.

Opomba: Namesto skupne rabe celotne mape se lahko odločite tudi za skupno rabo več datotek od znotraj. Za lažji postopek izbire držite tipko Ctrl.

Q. Kaj pa skupna raba celotnega diska Google?

A. Ne, tega ne morete storiti. To je pogosta težava, zlasti če želite celotno vožnjo deliti z delodajalcem ali sodelavcem. Na žalost Google ni tako ustrežljiv.

Preden nadaljujete in sprejmete skrajne ukrepe – kot je deljenje e-pošte in gesla – počakajte!
Obstaja rešitev, ki vključuje ustvarjanje glavne mape - nič strašljivega, samo še ena mapa. Z desno miškino tipko kliknite znotraj pogona, izberite Nova mapa, da ustvarite mapo in nato premaknite vse v tej mapi.

Nazadnje samo dajte mapo v skupno rabo, kot bi to storili s katero koli drugo mapo in voila! Ni lepo, vendar opravlja svoje delo.

Profesionalni nasvet: Precej enostavno je premakniti vse, tudi če imate na desetine elementov v korenu pogona. Samo pritisnite Ctrl+A, da izberete vse. Zdaj držite tipko Ctrl in kliknite glavno mapo, da jo prekličete iz ostalih. Na koncu povlecite in spustite izbrane elemente v glavno mapo.

Q. Ali lahko delim datoteke z uporabniki, ki niso Gmail?

A. Ti lahko. Vendar pa morajo vaši sodelavci imeti Google Račun, preden lahko urejajo ali komentirajo dokument – ​​sicer bi bili omejeni le na ogled stvari.

Če niste vedeli, ustvarjanje Google Računa ne potrebuje Gmail računa – deluje skoraj vsak e-poštni naslov. To bi moralo olajšati prepričanje ljudi, da ustvarijo Google Račun!

Q. Kako preprečim prenos datotek?

A. Želite deliti datoteko ali mapo. Prav tako želite ljudem preprečiti, da bi ga naložili. Če oseba nima dovoljenj za urejanje, lahko to preprečite.

Pod Naprednimi nastavitvami skupne rabe je za komentatorje in gledalce odlična možnost z oznako Onemogoči možnosti prenosa, tiskanja in kopiranja. Ta možnost ljudem preprečuje prenos, tiskanje ali premikanje datotek v osebne Google Drives.

Q. Ali lahko prenesem lastništvo datoteke ali mape?

A. Ste se naveličali ukvarjanja z datoteko? Preprosto prenesite lastništvo datoteke drugemu sodelavcu in se sprostite. Na seznamu oseb, ki imajo dostop do datoteke, kliknite puščico dol in izberite Je lastnik.

Opomba: Vendar bodite previdni. Novi lastnik vam lahko odstrani dostop do dokumenta, če želi. Zdaj pa to ne bo lepo.

Prenos lastništva mape je nekoliko neurejen. Vse datoteke v mapi še vedno pripadajo vam. Zato boste morda morali nato ročno prenesti lastništvo vsega v mapi.

Q. Ali obstaja kakšna omejitev prostora za skupno rabo?

A. Kot lastnik datoteke ali mape se količina porabljenih podatkov šteje samo za vaš skupni znesek – in ne za vašo količino vaših sodelavcev. Ko pa nekdo doda nov element v mapo v skupni rabi, se prostor za shranjevanje šteje za prvotnega ustvarjalca predmeta in ne za vas.

Tudi vaši sodelavci lahko, če imajo dovoljenja za urejanje, kopirajo datoteke na svoj pogon. V tem primeru se shranjevanje šteje v njihovo kvoto.

Če vam v računu zmanjkuje prostora, vendar ima sodelavec boljši načrt za shranjevanje, je prenos lastništva elementov možnost – razen če želite nadgraditi svoj Drive.

Q. Kaj še moram imeti v mislih?

Obstajajo številne omejitve, ki za večino uporabnikov ne bi smele biti pomembne. Na primer, samo največ 100 ljudi lahko kadar koli ureja ali komentira dokument, čeprav si lahko datoteko ogleda neomejeno število.

Dokument lahko ureja ali komentira samo največ 100 ljudi.

Prav tako lahko dodate največ 200 oseb prek zasebne povezave. Vendar pa je to omejitev mogoče preseči za ustvarjanje Googlove skupine.

Poleg tega obstajajo omejitve glede velikosti različnih vrst datotek - omejitev 50 MB za besedilne dokumente, omejitev 200 MB za predstavitve itd. Google Drive ne bo sinhroniziral nobenih sprememb, če vi ali vaši sodelavci presežete te omejitve.

Skupna raba datotek je preprosta

Google Drive dejansko poenostavlja skupno rabo datotek in upravljanje. Prepričajte se, da imate dovoljenja za datoteke pod nadzorom, da preprečite, da bi se ljudje pokvarili in stvari bi morale biti v redu. Prav tako preverite prostor za shranjevanje, ko delate z velikimi datotekami, da preprečite, da bi stvari ušle izpod nadzora.

Če imate dodatna vprašanja o skupni rabi datotek z uporabo Google Drive, vnesite vrstico v spodnji razdelek za komentarje.