5 odličnih nasvetov za ravnanje z različnimi različicami MS Office

Zbirka MS Office je z leti dozorela v smislu svojih funkcij in funkcionalnosti. Vendar pa je pri zaporednih nadgradnjah vedno skrbelo združljivost novih različic s starejšimi.

Zdaj, če uporabljate različne različice MS Officea ali sodelujete z ljudmi, ki uporabljajo različico Officea, ki se razlikuje od vaše, se s to težavo srečujete vsak dan. Vendar pa bi z veseljem vedeli, da lahko zmanjšate tveganje, da naletite na pomisleke, če se spomnite in vadite nekaj stvari.

Poglejmo, kaj so.

Glej tudi: Naučite se in razumejte razlike med MS Office 2013 in Office 365 točno tukaj.

1. Poznajte formate datotek

Office 2007-2013 uporablja različne razširitve datotek v primerjavi z Office 97-2003. Na koncu imajo dodan 'x', kar je znak uporabe Extensive Markup Language (XML).

Orodje MS Office	97-2003	2007-2013
MS Word	doc	docx
MS Excel	xls	xlsx
MS PowerPoint	ppt	pptx

2. Delajte v načinu združljivosti

Ko odprete datoteko 97-2003 v izdelku 2007-2013, se datoteka odpre v načinu združljivosti. V tem načinu lahko nadaljujete z delom, tako da ne uvajate stvari/funkcij, ki niso podprte.

Opomba: V načinu združljivosti ne boste mogli uporabljati funkcij 2007–2013, čeprav uporabljate različico programske opreme.

V idealnem primeru, če boste svoj dokument delili z nekom, ki uporablja 97-2003, bi morali še naprej delati v načinu združljivosti.

3. Pretvori za nove funkcije

Če ne nameravate dati v skupno rabo nižje različice datoteke in če uporabljate višjo različico programske opreme, morate datoteko pretvoriti. Tako boste lahko izkoristili prednosti novih funkcij.

Če želite pretvoriti svoj dokument, pojdite na Datoteka -> Informacije -> Pretvori kot je prikazano na spodnjem diagramu. Tako bo izvirna datoteka pretvorjena in zamenjana.

4. Preverite težave

Recimo, da ste delali v letih 2007-2013 in se ob koncu svojega dela zavedate, da morate delite dokument z nekom, ki ima 97-2003. Med delom ste morda uporabljali funkcije, ki jih nižje različice ne podpirajo.

V takih primerih je priporočljivo, da pred deljenjem preverite, ali obstajajo težave. Tako boste zmanjšali morebitna tveganja izgube podatkov in formatiranja o delitvi. Kliknite na Datoteka -> Informacije -> Preverite težave in nato popravite stvari, ki jih zahteva programska oprema.

5. Shrani kot 97-2003

Če se kljub delu na višji različici odločite za shranjevanje dokumenta kot dokumenta 97-2003, bo programska oprema sama preverila združljivost. Če ga najde, bo uporabnika pozval.

Potem deljenje nikoli ne bo skrbelo.

Kul nasvet: Ste nekdo, ki sploh nima MS Officea? Ste že kdaj morali odpreti takšno datoteko? Brez skrbi, lahko jih odprete brez nameščenega MS Officea.

Zaključek

To je le nekaj osnovnih stvari, ki jih morate upoštevati, če vaše delo zahteva sodelovanje z ljudmi, ki delajo na različnih različicah MS Office. Samo nekaj dodatnih korakov in dejansko lahko prihranite veliko zmede, ki lahko nastane zaradi težav z združljivostjo.