Комплетан водич за организовање Гмаил-а да бисте га ефикасно користили

Гмаил је и даље веома релевантан и важан иако апликације воле Слацк и Тимови смањили наше ослањање на е-пошту. Према а МцКинсеи извештај, просечна особа и даље проводи до 28% радног времена у недељи на имејлове. Стога има смисла организовати Гмаил како би се смањио неред и побољшала продуктивност.

Број мејлова које примамо може бити запањујући, посебно из извора на које се ни не сећамо да смо се претплатили. Затим постоје стари, али важни мејлови који се губе у мору свежих мејлова. Ево неколико брзих савета и трикова за организовање Гмаил имејлова и уношење разума у ​​свој радни живот.

Почнимо.

1. Организовање Гмаил пријемног сандучета

Већина е-порука завршава у пријемном сандучету, што је главни разлог зашто је оно толико претрпано и истовремено преоптерећено. Један од начина да брзо пронађете важне поруке е-поште је да промените тип пријемног сандучета тако да се важне поруке е-поште приказују на врху.

Корак 1: Кликните на Подешавања и изаберите Сва подешавања.

Корак 2: Пређите на картицу Пријемно сандуче где можете да изаберете подразумевани приказ поред Тип пријемног сандучета.

Предлажем да испробате неколико алтернатива и проверите која одговара вашим потребама:

• Подразумевано: Приказује имејлове по датуму и времену
• Прво важно: Гмаил користи вештачку интелигенцију да одлучи који су имејлови важни за вас
• Прво непрочитано: Организујте Гмаил тако да се непрочитане поруке е-поште прво приказују
• Прво означене звездицом: Прво ће бити приказане е-поруке које сте означили звездицом. Користите звездице да означите важне имејлове/ИД-ове
• Приоритетна пошта: Гоогле обраћа пажњу на имејлове са којима највише комуницирате и користи те информације да прво прикаже релевантне имејлове

Постоје и друга подешавања која треба да проверите.

Такође на Гуидинг Тецх

2. Организовање Гмаил-а према директоријумима/ознакама

Гмаил то назива ознакама, али то значи исто. Место за филтрирање и чување е-поште тако да не затрпава пријемно сандуче. Препоручујем да укупан број етикета буде низак и да не полудите са њима. Такође, можете креирајте угнежђене ознаке у Гмаил-у, што значи ознаке унутар ознаке. Скоро ради као поддиректоријум.

Направићемо филтер који ће рећи Гмаил-у да пошаље одређену е-пошту или да је сачува у тој ознаци.

Корак 1: Отворите е-пошту за коју желите да направите филтер. Кликните на икону Ознаке на врху да видите листу постојећих ознака. Изгледа као стрелица која показује десно.

Корак 2: Можете бирати са постојеће листе ознака или креирати нову тако што ћете директно укуцати име на врху. Одавде такође можете да управљате подешавањима ознака.

На пример, направите ознаку под називом Реадинг Дигест за све е-поруке које примате од Медиум-а или Куора или билтена на које сте се претплатили. Ове е-поруке се сада неће појављивати у вашем пријемном сандучету и ићи ће директно на етикета или фасцикла. Такође можете да преместите имејлове у ознаке из овог менија ако не желите да направите нову ознаку за ту чудну е-пошту.

Можете и ознаке боја кодова. Померите се кроз листу ознака на бочној траци и кликните на икону менија са три тачке поред ње да бисте изабрали боју.

3. Организујте Гмаил по величини

Гоогле нуди 15 ГБ слободног простора за све Гоогле апликације укључујући Гмаил. Понестаје вам простора или желите да очистите кућу? Сортирајте е-пошту по величини да бисте пронашли и избрисали е-поруке које заузимају простор, али сада немају сврху.

Оператор претраге је величина: бајтови. То значи да ћете ући у претрагу за имејлове који заузимају више од 15 МБ простора величина: 15728640. Команда величина: мб такође ради.

У овом тренутку можете постати креативни и додати још параметара претраге за даље резултате филтрирања као што су:

• величина: мб има: прилог
• величина: 10мб има: прилог назив датотеке: доц
• величина: 10мб већи_од: 5м мањи_од: 8М

Испробајте неколико комбинација да бисте видели какве резултате добијате, а затим преузмите то одатле. Гмаил ће предложити још неке параметре претраге одмах испод траке за претрагу, попут датума и времена, како би вам помогао да пронађете оно што тражите.

Про врх: Знате како можемо да креирамо етикете филтрирати е-пошту. Да ли сте знали да можете да користите ознаку #ГооглеДриве да бисте сачували прилоге директно у директоријум на Диску? Ако касније избришете имејл, неће се избрисати ни сачувана датотека на Диску.

Такође на Гуидинг Тецх

4. Управљајте картицама

Гмаил долази са много картица које су подразумевано активне. Не требају вам или можда неће требати све ове картице.

Вратите се на Подешавања и на картици Пријемно сандуче приметићете Категорије. Ту можете лако да укључите/искључите ове картице. Не постоји начин да креирате нове картице или доделите ознаку као картицу. То би ипак било супер.

5. Организујте Гмаил по пошиљаоцу

Тражите све поруке е-поште од одређеног пошиљаоца. То је лако и не морате чак ни да отварате е-пошту да би то функционисало.

Кликните десним тастером миша на имејл и изаберите „Пронађи е-пошту од имена“ да бисте започели претрагу. Требало би да видите све е-поруке у року од неколико секунди.

Гоогле Маил Роцкс

Гмаил је један од најбоље дизајнираних добављача услуга е-поште на свету. Постоји неколико начина да га прилагодите баш онако како желите. Постоје и скривене карактеристике, пречице на тастатури, и операторе претраге које можете користити да бисте добили оно што тражите. Надам се да су вам горњи савети помогли да боље организујете пријемно сандуче. Можда чак и до нуле у пријемном сандучету? Држати палчеве.