Hur man använder kommentarverktyget i MS Excel för att lägga till anteckningar

Tidigare har vi pratat om samarbeta kring delade dokument. Den uppenbara fördelen är att alla användare är på samma sida och har lika stor förståelse för de ändringar som andra gör i dokumentet. Då vi fokuserat på MS Word och tittade på två verktyg- Kommentarer och Spåra ändringar. Idag kommer vi att diskutera och utforska med hjälp av kommentarsverktyget på MS Excel som gör mer eller mindre samma jobb.

Coolt tips: Du kanske också vill lära dig hur man gör skapa en rullgardinslista (valideringslista) i MS Excel Workbooks.

Tja, förutom att använda kommentarer som en kollaboratörs anteckning, kan du hitta dess användning för att ta sidoanteckningar, specificera cellbegränsningar, etc. Det är helt upp till dig hur du gör den här funktionen användbar. Och medan vi utvecklar detta, kanske du vill prova några saker. Så öppna MS Excel-verktyget och navigera till Recension flik. Kolla in Kommentarer avsnitt under den.

När du vill definiera en kommentar på en cell, välj den. Högerklicka sedan på den och välj alternativet som säger Infoga kommentar.

När du gör det kommer en liten textruta att dyka upp och peka mot den markerade cellen. Du kan fylla i kommentarerna i denna ruta.

Om du har lagt märke till anger kommentarsrutan också namnet på kommentarsskaparen/redigeraren (som fungerar som en identifierare). Dessutom markeras en cell som har kommenterats med en röd triangel längst upp till höger i cellen.

När en kommentar har skapats ökar högerklicksalternativet på den cellen. De nya som öppnas är Redigera kommentar, Ta bort kommentar och Visa/dölj kommentar; varav de två första har de uppenbara betydelserna.

Visa/dölj kommentar kan användas för att fästa/lossa kommentaren för att alltid hålla sig på topp. När du visar kommer kommentarsrutan alltid att visas även om du arbetar med en annan cell. När den är dold går den till bakgrunden. Bilden visar ett blandat (på och av) ​​exempel på kommentarer i Show och Dölj stater.

Om du vill kan du använda bandverktyget för att Visa/dölj alla kommentarer för att utföra en kollektiv åtgärd på detta. Det betyder att alla kommenterade celler skulle vara antingen in Show eller Dölj staten kollektivt.

Notera: Kommentarer kan bara skapas för en cell åt gången. Om du markerar flera celler och sedan infogar en kommentar kommer verktyget att göra dig besviken. Du kommer dock inte att hindras från att skapa en dubblettkommentar någon annanstans.

Slutsats

Personligen hittar jag användningen av denna funktion på många ställen i min dagliga dokumentation. Och jag är säker på att du också kommer att tycka att det är användbart i någon mening. Så nästa gång du vill lägga till instruktioner i ett kalkylblad vet du vad du ska göra.