Bästa SharePoint-praxis för dokumenthantering – TechCult

SharePoint är ett av de bästa verktygen för företag att kommunicera med sina anställda och hantera deras data. Så om du är ett litet företag eller ett av Fortune 500-företagen kan det här verktyget hjälpa mycket! Vi måste också komma ihåg att Microsoft SharePoint har många funktioner och om vi används på rätt sätt kan vi effektivisera vårt dagliga arbete. Så i den här artikeln kommer vi att dela med dig av SharePoints bästa praxis för dokumenthantering för att använda verktygen till sin fulla potential. Är du entusiastisk över att känna till bästa praxis för SharePoint-kunskapshantering? Om ja så är denna känsla ömsesidig, eftersom vi också är glada att dela med oss ​​av denna kunskap.

Bästa SharePoint-praxis för dokumenthantering

Den här artikeln innehåller några av de bästa metoderna som du kan använda för effektivare hantering på SharePoint. Så om du är en nybörjare som fortfarande försöker hitta rätt, fortsätt läsa till slutet för att veta mer användbara saker om

SharePoint bästa praxis för dokumenthantering.

Vad är SharePoint?

Innan vi går ner till SharePoints bästa praxis för dokumenthantering, låt oss läsa lite om SharePoint. SharePoint används främst för att skapa webbplatser. Det är ett av de bästa verktygen som någonsin skapats av Microsoft för att dela, hantera och komma åt information med flera enheter. Den utvecklades år 2001 och har som mer än 200miljonaktiva användare. Även om SharePoint inte får uppdateringar ofta. Men trots det är det ett av de mest kända verktygen i Microsoft 365.

En sak till, som du måste komma ihåg är att det inte är en app utan det är en plattform. Den största skillnaden mellan en app och en plattform är att en app utför specifika uppgifter, medan en plattform är där en app eller webbplats kan byggas på. För att förenkla är en app eller webbplats produkten, och plattformen är fabriken där produkten tillverkas.

Läs också:Så här löser du SharePoint Edit Web Part Ej tillåtet

Bästa SharePoint-praxis

Denna Microsoft-plattform används främst för att lagra, analysera och dela data. Så du måste förstå de bästa metoderna du kan följa för att göra det mer effektivt. För att ge dig en tydligare förklaring delade vi upp tipsen i två olika avsnitt, SharePoints bästa praxis för dokumenthantering och bästa praxis för SharePoint stora dokumentbibliotek. Så låt oss veta var och en av dem i detalj.

Bäst SharePoint Övningar för Kunskapshantering 

Så först kommer vi att dela med oss ​​av några av de bästa SharePoint kunskapshantering bästa praxis som bör implementeras.

1. Samarbeta med andra

För att ett företag ska kunna växa är det nödvändigt att samarbeta med andra. Utan samarbete är det inte möjligt att ha en sund arbetskultur, det kommer därför att orsaka stagnation. Så glöm inte att SharePoint inte bara är en bra webbplats för informationshantering, utan den har också verktyg för att samarbeta med teamet. Använd dem och håll kontakten. Så det löste din fråga om bästa metoder för SharePoint-mappstruktur.

2. Använda metataggar

Många användare har frågor som bästa metoder för SharePoint-mappstruktur. Men vi rekommenderar att du använder metataggar istället för mappar. Det är mycket viktigt att använda taggar för att sortera olika information effektivt. Många använder fortfarande mappar för klassificeringar, men i de flesta fall är det mer effektivt att använda metataggar. Om du inte använder SharePoint online kanske du inte är bekant med metataggar, och det är ok. Men nu när du vet detta kommer vi att be dig att använda den här funktionen. För genom att bara använda mapparna begränsar du dig själv från att ha mer flexibilitet.

Vi säger inte att du ska använda mappar alls, men taggar ger bättre tillgång till information och du kan snabbt komma åt dem. Detta är den första punkten som du bör följa för bästa praxis för SharePoint-struktur.

3. Tilldela behörigheter

Detta är en annan bra SharePoint-bästa praxis för dokumenthantering. Som sagt är det viktigt att samarbeta. Så om du vill följa det här tipset är en sak att göra att tilldela behörigheter. Utan att ge korrekt tillstånd begränsar du teamet från att utföra vissa uppgifter, vilket försenar många processer på vägen. Det är därför du måste ha detta i åtanke; arbeta som ett team och tilldela rätt behörighet till rätt personer, så att du inte behöver göra alla uppgifter ensam. Det är dock också viktigt att notera att man inte ska ge auktoritet till alla och begränsa sig själv från att tillåta varje medlem att använda alla verktyg och redigera allt. Det kan skapa förvirring.

4. Använder AAR

AAR eller helt enkelt After Action granskning är ett granskningssystem som först utvecklades av den amerikanska armén. Du kan använda detta system i din organisation, särskilt i SharePoint-plattformen. I AAR-ärendet ges expertgranskning till anställda för att förbättra deras beslutsförmåga.

Experter ger sina åsikter om hur och varför en viss åtgärd utförs, och vad som kan göras bättre. De hjälpte de anställda att åtgärda felen och rätta till bristen. Detta system ger team ett bättre sätt att fatta välgrundade beslut och ökar i sin tur produktiviteten.

5. Skapa informationsarkitektur

Att skapa en informationsarkitektur är också mycket viktigt. Utan en tydlig vision kan din klassificering av viktig information vara ganska rörig. Det är därför du först luta dig tillbaka och fundera över hur du vill dela informationen och sedan bara lägga till den på webbplatsen.

Det kan göras i SharePoint som listar filer och beror enbart på ditt behov. Som vi sa tidigare är detta ett ganska kraftfullt verktyg med många funktioner, med specifik användning. Du bör också undvika att använda alla funktioner eftersom det kan göra saker rörigare. Så det är mycket viktigt att tänka på dina primära mål när du delar information och sedan skapa en informationsarkitektur. Det är en annan mycket viktig punkt i SharePoint-strukturens bästa praxis.

6. Skydda känsliga data

Det är mycket viktigt att hålla viktig känslig information säker så att endast auktoriserade medlemmar kan komma åt dem. Utan att göra detta riskerar du att offra din organisations integritet och säkerhet.

Läs också: Vilka är nackdelarna med SharePoint?

Bäst SharePoint Övningar för Stort dokumentbibliotek 

När du hanterar en stor organisation kan du också möta stora datafiler. Så om du vill veta hur man organiserar de stora dokumenten effektivt så är här några bästa metoder för SharePoint-bibliotek för stora dokument.

1. Använda dokumentversioner

När du redigerar eller skapar något, i det här fallet ett dokumentbibliotek, kan misstag inträffa. Speciellt när filerna är ganska stora. Det är därför för att ta itu med det här problemet introducerade Microsoft funktionen för dokumentversioner. Med hjälp av den kan du enkelt resa till det förflutna! Det här är ett kreativt sätt att säga att du kan återställa tidigare data innan du redigerar.

Det är därför vi kommer att föreslå att du aktiverar alternativet för dokumentversioner i SharePoint. På så sätt kan du ta tillbaka den modifierade versionen av en fil.

2. Använda vyer

Vi har redan sagt till dig att använda metataggar istället för filer. Och en anledning till detta tips är att om du använder metataggar kan du använda vyer för att hitta och hitta en fil lättare. Eftersom vyer ger dig tillgång till grupper, filter och sorteringsfunktioner. Så, för att göra din sökupplevelse problemfri, använd taggar och visa funktionalitet.

3. Undviker utrymmen

Detta kan tyckas vara en mycket liten sak att ens överväga, men ignorera inte denna punkt. Eftersom SharePoint-webbadresser inte tillåter dig att inkludera mellanslag. Många människor använder tecken som &,* och # istället för mellanslag, men det kan också orsaka vissa problem med att hitta en viss fil. Men om du inte använder utrymme då kan filnamnet vara svårt att läsa. Så här är vad du kan göra, nämn inte ett bibliotek som Duck Duck Go. Döp det istället så här, DuckDuckGo. Använd stora bokstäver för att göra namnet läsbart.

4. Använder Content-Type

Precis som taggar är det också viktigt att använda innehållstyper. Använd en innehållstyp per dokumentbibliotek så blir det bekvämare att klassificera information.

5. Aktiverar varningar

När det finns många användare på en webbplats är det väldigt svårt att spåra varje förändring de gör. Så om det finns många anställda på en webbplats som har behörighet att redigera eller flytta information och du vill veta när de gör det, slå på varningar. SharePoint kommer att skicka ett meddelande till dig när någon ändrar något. Det bästa med just den här funktionen är att den inte begränsar sig till enbart administratörer. Istället kan alla användare ställa in en varning för att få veta om ändringen.

Rekommenderad:

• Hur man använder ChatPDF för att analysera och få svar från din PDF
• Vilka är fördelarna med SharePoint?
• Fantastiska SharePoint-dokumentbibliotek tips och tricks
• Så här löser du SharePoint Edit Web Part Ej tillåtet

Vi hoppas efter att ha läst den här artikeln ditt problem, SharePoint bästa praxis för dokumenthantering, är nu löst. Om du fortfarande har några problem, glöm inte att använda kommentarsektionen så kommer vårt team att ta hand om det. Du kan också rekommendera oss ett nytt ämne i kommentarerna, och vi kommer att göra vårt bästa för att skriva en dedikerad artikel om det. Spara vår webbplats i bokmärket för framtida referens. Tack för att du läste.