Hur man skapar, redigerar och tar bort listrutan i Google Sheets

Google Sheets är en populär kalkylarksapp med flera användbara funktioner. En av dem är möjligheten att skapa rullgardinslistor i valfri cell eller cellområde. När du har lagt till en rullgardinslista, delar det där Google Sheets-dokumentet är enkelt i Google Drive.

En anledning att lägga till en lista kan vara att ställa flervalsfrågor till användarna, så att de kan välja ett svar baserat på deras preferenser. Detta kan också användas för att samla in feedback till exempel. Oavsett användningsfall är det superenkelt att skapa en rullgardinslista och redigera den senare i både webbläsare och mobilversion av Google Sheets.

Låt oss börja.

Skapa rullgardinslista i Google Sheets i webbappen

Vi provade Edge-webbläsaren på en Windows-maskin och du kan använda denna vilken webbläsare som helst på både Windows och Mac. Som sagt, Google rekommenderar webbläsaren Chrome för bästa resultat.

Steg 1: Typ ark.nya i adressfältet för att skapa och öppna ett nytt Google Sheets-dokument snabbt eller öppna ett från ditt Google Drive-konto.

Steg 2: Välj Datavalidering under Data-menyn.

Steg 3: I popup-fönstret som följer väljer du kriterier som kan vara antingen 'Lista med objekt' eller 'Lista från ett intervall'. Det första alternativet innebär att användare kan välja ett objekt från en fördefinierad lista med objekt. Det andra alternativet innebär att användare kan välja en lista med objekt från andra celler i samma ark eller till och med andra ark i samma dokument. Vi åker med Lista av föremål för att hålla det enkelt.

Steg 4: Ange sedan alla objekt som du vill ska visas i listan endast åtskilda av ett kommatecken i den andra rutan bredvid Kriterier.

Steg 5: Aktivera "Visa rullgardinslista i en cell" för att visa rullgardinsmenyn i den valda cellen med en nedåtvänd pil vilket gör det lättare för användare att märka att det finns en rullgardinslista i markerad cell.

Steg 6: Välj Visa varning bredvid "Om ogiltiga data" om du vill tillåta användare att ange ogiltiga data (något som inte är fördefinierat) men markerar det inskrivna objektet för att markera det. Välj Avvisa inmatning för att inte tillåta val av något som inte är fördefinierat.

Steg 7: Markera "Visa hjälptext för validering" om du vill lägga till en anpassad anteckning för att hjälpa användare att förstå vad de ska göra med rullgardinsmenyn. En textruta visas när du väljer alternativet att skriva en anteckning.

Steg 8: Klicka på knappen Spara för att avsluta och kontrollera rullgardinsmenyn i den valda cellen.

Så här ser det ut när du klickar på den nedåtvända pilen.

Du kan nu välja ett fördefinierat objekt från rullgardinsmenyn genom att klicka på pilen och välja ett objekt.

Du kan också ange (skriva ut) något som inte är fördefinierat.

Cellen kommer omedelbart att flaggas med en röd symbol och ett meddelande som visas när du flyttar muspekaren ovanför den.

Även på Guiding Tech

Skapa rullgardinslista i Google Sheets i mobilappen

Stegen för både Android- och iOS-versioner är desamma. Vi kommer att använda Android i exemplet nedan.

Steg 1: Öppna Google Sheets-appen och öppna/skapa ett nytt Sheets-dokument. Välj cellen där du vill lägga till en rullgardinslista. Klicka nu på menyikonen med tre punkter i det övre högra hörnet och välj Datavalidering.

Steg 2: Välj ett kriterium för rullgardinsmenyn. Det kan vara antingen 'Lista över artiklar' eller 'Lista från ett sortiment'. Tryck sedan på knappen Lägg till för att mata in objekt separerade med kommatecken som du vill ska visas i rullgardinsmenyn.

Steg 3: Aktivera "Visa rullgardinsmeny i cellen" för att visa en pil för att låta användarna veta att cellen innehåller en rullgardinsmeny. Aktivera "Visa hjälptext för validering" för att visa ett anpassat meddelande för att hjälpa användare att förstå vad de behöver göra. När du aktiverar det kommer en Redigera-knapp att visas. Tryck på det för att lägga till ett meddelande.

Steg 4: Under rubriken "Om ogiltiga data" väljer du Visa varning om du vill att andra ska mata in något som inte är fördefinierat. Välj Avvisa inmatning om du vill tvinga användare att välja ett av objekten från listan. Tryck på Spara-knappen när du är klar.

Du kommer att märka en pil i det nedre hörnet av skärmen när du väljer cellen som innehåller en rullgardinsmeny. Tryck på den för att välja ett objekt från listan som kommer att glida nerifrån och upp.

Om du vill ange ett annat värde istället för det som är fördefinierat, tryck på tangentbordsikonen istället och skriv ditt svar.

Precis som med webbappen kommer cellen att markeras om du anger ett annat svar än fördefinierat.

Även på Guiding Tech

Redigera eller ta bort rullgardinslistor i Google Sheets on Web App

De första stegen kommer att förbli desamma. Välj cellen där du har lagt till listrutan i Kalkylark och gå till menyn Data > Datavalidering. Du kan nu redigera kriterierna, markerade celler och alla andra alternativ eller helt enkelt klicka på knappen Ta bort validering för att ta bort listan. Klicka på knappen Spara för att spara ändringarna.

Observera att om du tar bort rullgardinslistan tas validering bort men inte användarens inmatning manuellt.

Redigera eller ta bort rullgardinslistor i Google Sheets på mobilappen

Stegen för att redigera eller ta bort rullgardinslistorna i Google Sheets mobilappar förblir också desamma. Välj cellen som innehåller rullgardinsmenyn och välj Datavalidering på menyn med tre punkter. Tryck på Ta bort regel för att radera listan eller redigera listan som du vill.

Även på Guiding Tech

Nedrullningslistor är kul

Det är ganska enkelt att skapa och hantera rullgardinslistor i Google Sheets. Det tar mindre än några minuter att skapa en lista, men mycket skulle också bero på antalet objekt. Och om du har ställt in kriterierna på "Lista från ett intervall", kan det ta lite mer tid.

Du kan också samarbeta med andra användare i samma Google Sheet-dokument genom att tillåter flera användare att redigera samma dokument. Detta kommer att spara värdefull tid för dig, särskilt om vissa rullgardinslistor är inblandade eller för mycket data att analysera.