Skapa eller ändra standardskrivbordspostvarningar för MS Outlook

Meddelanden är ett sätt att låta folk omedelbart veta att en viss händelse har inträffat. Och du måste ha upplevt många av dem webbplatser för sociala nätverk. Personligen tycker jag att de är väldigt hjälpsamma med mejl.

Jag använder MS Outlook som min e-postklient och hur det är mail varning systemet fungerar hjälper mig att hålla koll på mina e-postmeddelanden. Med ett ögonkast får jag veta lusten i meddelandet och kan bestämma mig för vad jag ska göra med det. Men ibland har jag tappat fokus från viktiga uppgifter på grund av inte så viktiga e-postmeddelanden.

Så jag övervägde att inaktivera standardfunktionen för e-postvarning och skapa personliga regler/varningar för vissa typer av meddelanden (med tanke på saker som avsändare, ämne etc.). Så här kan du göra detsamma.

Steg för att inaktivera standardvarningsfunktionen

Om du vill skapa varningar för specifik typ av meddelanden bör du avaktivera standardinställningen. Annars skulle det finnas två varningar för varje sådant meddelande.

Steg 1:

Navigera till Verktyg -> Alternativ att starta alternativ dialog. Här, markera Inställningar tabb och tryck E-postalternativ knappen under E-post sektion.

Steg 2: På E-postalternativ dialogrutan klicka på Avancerade e-postalternativ.

Steg 3: Avmarkera alternativet till Visa New Mail Desktop Alert för att avaktivera standard skrivbordsvarningar.

Steg för att skapa anpassade varningsregler

I det här avsnittet kommer vi att definiera regler för meddelanden som vi skulle vilja ta emot e-postvarningar för.

Steg 1: Högerklicka på ett meddelande (från personen i din regel för att varna kartläggning) och välj Skapa regel.

Steg 2: Markera rutorna för vilka parametrar du vill använda och markera sedan rutan för Visas i varningsfönstret för nytt objekt. Dessutom kan du Spela ett valt ljud vilket skulle innebära att man kunde mappa olika toner till olika personer.

Steg 3: Du kan också navigera till Avancerade alternativ för att tillämpa fler filterparametrar och lägga till undantag till regeln.

Du kan också köra regeln direkt för att kontrollera om den fungerar. När du är klar är din anpassade varningsregel redo att visas.

Snabbtips: Du behöver inte alltid skapa en ny regel. Om du har en befintlig (säg för e-postfiltrering) kan du bara öppna den regeln genom att navigera till Verktyg -> Regler och varningar och markera de korrekta/obligatoriska rutorna.

Det finns dock en viss skillnad i standardpopupen och det anpassade varningsfönstret. Medan standardpopupen visas längst ner till höger på skärmen, kommer varningsfönstret upp ovanpå vad du än kör.

Slutsats

Det är en bra gest att svara på e-postmeddelanden nästan omedelbart och även bra att svara på dem Så snart som möjligt. Skrivbordsmeddelanden hjälper i stor utsträckning i denna aktivitet. Men då är inte alla e-postmeddelanden viktiga och alla av dem kräver inte omedelbart svar och avledning från aktuella uppgifter.

Att skapa anpassade varningsregler kan verkligen hjälpa dig i det här scenariot. Berätta för oss om du tycker att det är användbart.