สร้างกฎโฟลเดอร์ใน MS Outlook สำหรับอีเมลขาเข้า
เบ็ดเตล็ด / / December 02, 2021
แทนที่จะทำสิ่งนี้ด้วยตนเอง คุณอาจต้องการมี โฟลเดอร์เฉพาะ สำหรับอีเมลประเภทต่างๆ โดยที่ข้อความขาเข้าจะซ้อนกันอยู่ในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง สำหรับระบบอัตโนมัติดังกล่าว Outlook ช่วยให้คุณ สร้างกฎเกณฑ์ และนำไปใช้กับอีเมลขาเข้าแต่ละฉบับเหมือนกัน ดังนั้นจึงส่งข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ แนวคิดนี้คล้ายกับ ตัวกรองและป้ายกำกับใน Gmail.
ตัวอย่างเช่น ฉันต้องการให้เมลทั้งหมดจาก “Sandeep Agarwal” ไปถึงโฟลเดอร์ชื่อ ตัวเอง. นี่คือวิธีที่ฉันกำหนดกฎสำหรับมัน
![การแสดงตัวตน](/f/e99cc0abb00a0b4a2d19a7a09e633196.png)
ขั้นตอนในการสร้างกฎอีเมล
ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้กับกฎอีเมลทุกประเภท นี่คือตัวอย่างโดยละเอียดซึ่งแสดงกระบวนการดังกล่าว ให้คุณเลือก/กำหนดพารามิเตอร์ตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 1: นำทางไปยัง เครื่องมือ แท็บแล้วเลือกตัวเลือก กฎและการแจ้งเตือน.
![เลือกการแจ้งเตือนกฎ](/f/264d806b7640ad2343ed412d60b41a9a.png)
ขั้นตอนที่ 2: โฟกัสที่ กฎอีเมล แท็บและกดปุ่มอ่าน กฎใหม่ (เปลี่ยนกฎ หากคุณกำลังแก้ไขสิ่งที่มีอยู่)
![สร้างกฎใหม่](/f/daee51f8855c7323b9ead5234afc0987.png)
ขั้นตอนที่ 3: ภายใต้ จัดระเบียบไว้ ส่วนเน้นความต้องการพื้นฐานของคุณ (ฉันเลือก ย้ายข้อความจากใครบางคนไปยังโฟลเดอร์).
![กำหนดกฎพื้นฐาน](/f/0ee90b2dc7c88ddf521cf635ca8a8dde.png)
บันทึก: ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบเดียวกัน คุณจะพบส่วนที่ระบุว่า ขั้นตอนที่ 2 คุณต้องคลิกแต่ละลิงค์ที่แสดงหลัง “ใช้กฎนี้หลังจากข้อความมาถึง” และแก้ไขความต้องการของคุณ ในบริบทของฉันมันคือ:-
ขั้นตอนที่ 3(ก): เลือกบุคคลที่คุณต้องการใช้กฎ (เช่น อีเมลที่มาจากบุคคลที่เลือก) รายการจะแสดงเฉพาะบุคคลที่เพิ่มในรายชื่อติดต่อของคุณ ดังนั้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มผู้ติดต่อที่ต้องการแล้วก่อนที่จะเริ่ม
![เลือกชื่อผู้ส่ง](/f/c2d0b84ff878c8ad50164e7c7ef287ff.png)
ขั้นตอนที่ 3(b): เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย/ส่งเมลไป คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ใหม่ได้ที่นี่
![เลือกโฟลเดอร์](/f/ba1e52432cad6474fb39acc0e616e039.png)
ขั้นตอนที่ 4: ถัดไป คุณสามารถปรับแต่งกฎของคุณโดยเพิ่มข้อจำกัดหรือพารามิเตอร์เพิ่มเติมให้กับกฎพื้นฐาน ตัวอย่างเช่น ข้อความที่มีเครื่องหมาย เรื่อง. คุณจะต้องตรวจสอบตัวเลือกที่ต้องการและคลิกลิงก์เพื่อปรับแต่งกฎหรือเพิ่มคำอธิบาย
![ขยายพารามิเตอร์กฎ](/f/ecde05c3985ce7531dd570a84f9d121e.png)
ขั้นตอนที่ 5: ถ้ามี ข้อยกเว้น สำหรับกฎที่คุณไม่สามารถกำหนดค่าในขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถทำได้ที่นี่
![กำหนดข้อยกเว้น](/f/5fa7f17e8a9a1aef308a31c1eb284d35.png)
ขั้นตอนที่ 6: ตอนนี้คุณทำเสร็จแล้วและอาจเลือกที่จะ เสร็จสิ้น. อย่างไรก็ตาม ฉันแนะนำให้คุณตรวจสอบ เรียกใช้กฎนี้ทันที… พร้อมด้วย เปิดกฎนี้. เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความใหม่และข้อความที่มีอยู่ซึ่งเป็นไปตามกฎจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง
![จบกฎ](/f/0076d315d6fdc5966fe4d5aec7f2435a.png)
ทางเลือกที่รวดเร็วกว่า
หากคุณต้องการย่นกระบวนการ (แต่คุณอาจไม่สามารถกำหนดกฎโดยละเอียดในลักษณะนี้ได้) ให้ไปที่กล่องจดหมายของคุณและทำตามขั้นตอนด้านล่าง:-
ขั้นตอนที่ 1: คลิกขวาที่ข้อความ (จากบุคคลในกฎของคุณไปยังการแมปโฟลเดอร์) แล้วเลือก สร้างกฎ.
![กฎการสร้างสำรอง](/f/85ffa3c09b355e9f5218cf0f3e3936b4.png)
ขั้นตอนที่ 2: เลือกช่องทำเครื่องหมายสำหรับพารามิเตอร์ที่คุณต้องการใช้ เลือกโฟลเดอร์ของคุณและคลิก ตกลง.
![คำจำกัดความสำรอง](/f/52031146d77979a87e56287bbc66f18d.png)
บทสรุป
นี่เป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบอีเมลของคุณใน Outlook ให้เป็นระเบียบยิ่งขึ้น นอกจากนี้ คุณจะสามารถจดจ่อกับอีเมลที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย เริ่มต้นแล้วคุณจะรู้ถึงประโยชน์ที่ได้รับ!