โฟลเดอร์การค้นหา MS Outlook คืออะไร & วิธีสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง
เบ็ดเตล็ด / / December 02, 2021
ก่อนหน้านี้ เราได้อธิบายอย่างละเอียดว่าผู้ใช้ MS Outlook สามารถทำได้อย่างไร สร้างกฎเกณฑ์ เพื่อตรวจสอบอีเมลขาเข้าและกรองหรือนำไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ (ตามกฎที่กำหนดเอง) อย่างไรก็ตาม คุณอาจมีข้อกำหนดเฉพาะบางอย่างที่ไม่ครอบคลุมโดย กฎของโฟลเดอร์. หรือคุณอาจไม่ต้องการย้ายกลุ่ม (หรือประเภทข้อความ) ไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยสิ้นเชิง แต่ยังต้องการมุมมองแยกต่างหากสำหรับพวกเขา
MS Outlook ครอบคลุมข้อกำหนดดังกล่าวอย่างชาญฉลาดภายใต้คุณสมบัติที่เรียกว่า ค้นหาโฟลเดอร์. โฟลเดอร์ดังกล่าวคือ โฟลเดอร์เสมือน และไม่มีหรือเก็บอีเมลของคุณจริงๆ พวกเขาเพียงแค่สร้างมุมมองตามกฎที่กำหนดไว้และแสดงข้อความที่ตรงกับกฎนั้น
![ค้นหาโฟลเดอร์](/f/7c8cdf217c772da108a22a35010a3da9.png)
ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์การค้นหาจะมีมุมมองต่างๆ เช่น เมลที่จัดหมวดหมู่ เมลขนาดใหญ่ และเมลที่ยังไม่ได้อ่าน คุณอาจต้องการสร้างเพิ่มเติมเช่น For Follow Up, With Attachment เป็นต้น เรามาดูวิธีการทำกัน
ขั้นตอนในการสร้างมุมมองภายใต้โฟลเดอร์การค้นหา
คุณสามารถเลือกมุมมองจากรายการกฎมาตรฐาน หรือแม้แต่ปรับแต่งกฎตั้งแต่ต้นจนจบหรือมาตรฐานที่อิงตามผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 1: คลิกขวาที่ ค้นหาโฟลเดอร์ สำหรับกล่องอีเมลใด ๆ และคลิกที่ โฟลเดอร์การค้นหาใหม่.
![โฟลเดอร์การค้นหาใหม่](/f/b1ba40befea37e05ed816ff3ac3a726f.png)
ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณต้องการสร้าง ประเภทโฟลเดอร์ที่แสดงภายใต้สามส่วนแรกมีกฎมาตรฐานภายใน (ชื่อค่อนข้างเป็นตัวกำหนด)
![ค้นหาประเภทโฟลเดอร์](/f/08dd5506839e2991c7ce6695c527cb4b.png)
ในคู่มือนี้ เราจะขยายการสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง (ตัวเลือกสุดท้าย) ดังนั้นเลือกสิ่งนั้นและคลิกที่ เลือก เพื่อระบุกฎเกณฑ์และดูเกณฑ์
![โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง](/f/aa9b00964630b6861378c19635d3c129.png)
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งชื่อที่เกี่ยวข้องให้กับมุมมอง คุณสามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์ที่จะตรวจสอบอีเมลที่จะแสดงภายใต้มุมมอง จากนั้นคลิกที่ปุ่มสำหรับ เกณฑ์ เพื่อกำหนดกฎเกณฑ์ที่คุณเลือก
![เลือกโฟลเดอร์ชื่อ](/f/24c6268920ff4838ad5b6a00c350cea4.png)
ขั้นตอนที่ 4: ใน ข้อความ แท็บ คุณสามารถป้อนคำหลักบางคำที่ระบบจะค้นหาในอีเมลและในฟิลด์ที่คุณเลือก ดังที่คุณเห็นในภาพ (ด้านล่าง) คุณอาจกำหนด จาก และ ส่งไปยัง ฟิลด์ กำหนดไทม์ไลน์ และอื่นๆ
![ตั้งค่าเกณฑ์ข้อความ](/f/7292b85c615c8fd3cd0a0d191ae4765e.png)
ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้คุณสามารถนำทางไปยัง ทางเลือกเพิ่มเติม และรวมกฎเพิ่มเติม เช่น หมวดหมู่ อีเมลที่อ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน โดยมี/ไม่มีไฟล์แนบ ความสำคัญ ขนาด และอื่นๆ
![ทางเลือกเพิ่มเติม](/f/bb3ba54ed95e99df582a3efb9805eefd.png)
ขั้นตอนที่ 6: ต้องการทางเลือกเพิ่มเติมหรือไม่? นำทางไปยัง ขั้นสูง และคลิกที่ สนาม. เลือกเกณฑ์ กำหนดเงื่อนไขและค่า
![เกณฑ์เพิ่มเติม](/f/0071184691c1e2f3f639397222e01122.png)
สุดท้ายคลิกที่ เพิ่มในรายการ เพื่อดูรายการของคุณปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มรายการดังกล่าวได้หลายรายการ
![ตั้งค่าขั้นสูง](/f/4088cc990bda57a960a3c84a92e074df.png)
ขั้นตอนที่ 7: คลิกตกลงและบันทึกการตั้งค่าของคุณ ลองส่งอีเมลทดสอบและตรวจสอบว่าใช้งานได้หรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณต้องทำผิดกฎ ดังนั้นคุณอาจต้องทบทวนอีกครั้ง
บันทึก: โปรดจำไว้ว่า หากคุณลบอีเมลในโฟลเดอร์การค้นหา อีเมลเหล่านั้นจะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิมด้วย แต่ถ้าคุณลบโฟลเดอร์การค้นหา อีเมลที่เกี่ยวข้องกับอีเมลเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม
บทสรุป
คุณคิดว่า Search Folders มีประโยชน์กับคุณแค่ไหน? คุณจะใช้มันร่วมกับกฎอื่นๆ ที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่?
ฉันมีค่อนข้างน้อยที่สร้างขึ้นสำหรับตัวเอง พวกเขาช่วยฉันจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ให้ก้าวหน้าไปอีกขั้นและจดอีเมลประเภทต่าง ๆ ที่ฉันต้องดูแลอย่างรวดเร็ว