5 เคล็ดลับดีๆ ในการจัดการกับ MS Office เวอร์ชันต่างๆ
เบ็ดเตล็ด / / February 11, 2022
ชุดโปรแกรม MS Office ได้เติบโตเต็มที่ในช่วงหลายปีที่ผ่านมาในแง่ของคุณลักษณะและฟังก์ชันต่างๆ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่กังวลอยู่เสมอกับการอัปเกรดต่อเนื่องคือความเข้ากันได้ของเวอร์ชันใหม่กับเวอร์ชันที่เก่ากว่า
![รุ่นสำนักงาน](/f/fb0f76023ce2154edbb9532447a6cd80.png)
ตอนนี้ หากคุณกำลังใช้ MS Office เวอร์ชันต่างๆ หรือทำงานร่วมกับผู้ที่ใช้ Office เวอร์ชันที่แตกต่างจากของคุณ แสดงว่าคุณกำลังจัดการกับปัญหานี้เป็นประจำทุกวัน อย่างไรก็ตาม คุณยินดีที่รู้ว่าคุณสามารถลดความเสี่ยงที่จะพบกับข้อกังวลได้ด้วยการจำและฝึกฝนบางสิ่ง
เรามาดูกันว่าพวกเขาคืออะไร
ดูเพิ่มเติมที่: เรียนรู้และเข้าใจความแตกต่างระหว่าง MS Office 2013 และ Office 365 ที่นี่.
1. รู้จักรูปแบบไฟล์
Office 2007-2013 ใช้นามสกุลไฟล์ต่างกันเมื่อเปรียบเทียบกับ Office 97-2003 พวกเขามีการเพิ่ม 'x' ในตอนท้ายซึ่งเป็นข้อบ่งชี้ถึงการใช้ Extensive Markup Language (XML)
MS Office Tool | 97-2003 | 2007-2013 |
MS Word | เอกสาร | docx |
MS Excel | xls | xlsx |
MS PowerPoint | ppt | pptx |
2. ทำงานในโหมดความเข้ากันได้
เมื่อคุณเปิดไฟล์ 97-2003 ในผลิตภัณฑ์ 2007-2013 ไฟล์จะเปิดขึ้นในโหมดความเข้ากันได้ คุณสามารถทำงานในโหมดนั้นต่อไปได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องแนะนำสิ่งของ/คุณสมบัติที่ไม่ได้รับการสนับสนุน
![โหมดความเข้ากันได้](/f/ce866d75dc22d13382a2ccb18659d511.png)
บันทึก: ในโหมดความเข้ากันได้ คุณจะไม่สามารถใช้คุณลักษณะต่างๆ ของ 2007-2013 ได้ แม้ว่าคุณจะใช้เวอร์ชันของซอฟต์แวร์อยู่ก็ตาม
ตามหลักการแล้ว ถ้าคุณจะแชร์เอกสารของคุณกับคนที่ใช้ 97-2003 คุณควรทำงานในโหมดความเข้ากันได้ต่อไป
3. แปลงสำหรับคุณสมบัติใหม่
หากคุณไม่ต้องการแชร์ไฟล์เวอร์ชันที่ต่ำกว่า และหากคุณใช้ซอฟต์แวร์เวอร์ชันที่สูงกว่า คุณควรแปลงไฟล์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติใหม่ได้
ในการแปลงเอกสารของคุณ ให้ไปที่ ไฟล์ -> ข้อมูล -> แปลง ดังแสดงในแผนภาพด้านล่าง ด้วยวิธีนี้ไฟล์ต้นฉบับจะถูกแปลงและแทนที่
![แปลงสำนักงาน](/f/012118b896dea80f28e63836e096f9aa.png)
4. ตรวจสอบปัญหา
สมมติว่าคุณทำงานในปี 2550-2556 และเมื่อสิ้นสุดการทำงาน คุณตระหนักว่าคุณต้อง แบ่งปันเอกสาร กับคนที่มี 97-2003 ขณะที่คุณทำงาน คุณอาจเคยใช้ฟีเจอร์ที่เวอร์ชันต่ำกว่าไม่รองรับ
ในกรณีเช่นนี้ ขอแนะนำให้ตรวจสอบปัญหาก่อนแชร์ ด้วยวิธีนี้คุณจะลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการสูญเสีย ข้อมูลและการจัดรูปแบบ ในการแบ่งปัน คลิกที่ ไฟล์ -> ข้อมูล -> ตรวจสอบปัญหา แล้วแก้ไขสิ่งที่ซอฟต์แวร์แจ้ง
![ตรวจสอบปัญหา](/f/b489240d87d2b72ffee0a4bbd7b4762a.png)
5. บันทึกเป็น 97-2003
หากคุณเลือกที่จะบันทึกเอกสารเป็นเอกสาร 97-2003 แม้ว่าจะใช้เวอร์ชันที่สูงกว่า ซอฟต์แวร์จะตรวจสอบความเข้ากันได้ด้วยตัวเอง หากพบจะแจ้งผู้ใช้
การแบ่งปันจะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป
เคล็ดลับเด็ด: คุณเป็นคนที่ไม่มี MS Office เลยหรือเปล่า? คุณเคยจำเป็นต้องเปิดไฟล์ดังกล่าวหรือไม่? ไม่ต้องกังวลคุณสามารถเปิดได้ โดยไม่ต้องติดตั้ง MS Office.
บทสรุป
นี่เป็นเพียงสิ่งพื้นฐานบางอย่างที่คุณต้องจำไว้หากงานของคุณต้องการทำงานร่วมกันกับผู้ที่ทำงานใน MS Office เวอร์ชันต่างๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอนเพิ่มเติม และคุณสามารถบันทึกความสับสนที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากปัญหาความเข้ากันได้
ปรับปรุงล่าสุดเมื่อ 02 กุมภาพันธ์ 2022
บทความข้างต้นอาจมีลิงค์พันธมิตรที่ช่วยสนับสนุน Guiding Tech อย่างไรก็ตาม ไม่กระทบต่อความถูกต้องด้านบรรณาธิการของเรา เนื้อหายังคงเป็นกลางและเป็นของแท้