โฟลเดอร์การค้นหา MS Outlook คืออะไร & วิธีสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง
เบ็ดเตล็ด / / February 12, 2022
ก่อนหน้านี้ เราได้อธิบายอย่างละเอียดว่าผู้ใช้ MS Outlook สามารถทำได้อย่างไร สร้างกฎเกณฑ์ เพื่อตรวจสอบอีเมลขาเข้าและกรองหรือนำไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ (ตามกฎที่กำหนดเอง) อย่างไรก็ตาม คุณอาจมีข้อกำหนดเฉพาะบางอย่างที่ไม่ครอบคลุมโดย กฎของโฟลเดอร์. หรือคุณอาจไม่ต้องการย้ายกลุ่ม (หรือประเภทข้อความ) ไปยังโฟลเดอร์อื่นโดยสิ้นเชิง แต่ยังต้องการมุมมองแยกต่างหากสำหรับพวกเขา
MS Outlook ครอบคลุมข้อกำหนดดังกล่าวอย่างชาญฉลาดภายใต้คุณสมบัติที่เรียกว่า ค้นหาโฟลเดอร์. โฟลเดอร์ดังกล่าวคือ โฟลเดอร์เสมือน และไม่มีหรือเก็บอีเมลของคุณจริงๆ พวกเขาเพียงแค่สร้างมุมมองตามกฎที่กำหนดไว้และแสดงข้อความที่ตรงกับกฎนั้น
![ค้นหาโฟลเดอร์](/f/50463f864d35fa97f64a9c61074ba1d7.png)
ตามค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์การค้นหาจะมีมุมมองต่างๆ เช่น เมลที่จัดหมวดหมู่ เมลขนาดใหญ่ และเมลที่ยังไม่ได้อ่าน คุณอาจต้องการสร้างเพิ่มเติมเช่น For Follow Up, With Attachment เป็นต้น เรามาดูวิธีการทำกัน
ขั้นตอนในการสร้างมุมมองภายใต้โฟลเดอร์การค้นหา
คุณสามารถเลือกมุมมองจากรายการกฎมาตรฐาน หรือแม้แต่ปรับแต่งกฎตั้งแต่ต้นจนจบหรือมาตรฐานที่อิงตามผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 1: คลิกขวาที่ ค้นหาโฟลเดอร์ สำหรับกล่องอีเมลใด ๆ และคลิกที่ โฟลเดอร์การค้นหาใหม่.
![โฟลเดอร์การค้นหาใหม่](/f/71093d568f91cb2ae9e8e64991debfaa.png)
ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทโฟลเดอร์การค้นหาที่คุณต้องการสร้าง ประเภทโฟลเดอร์ที่แสดงภายใต้สามส่วนแรกมีกฎมาตรฐานภายใน (ชื่อค่อนข้างเป็นตัวกำหนด)
![ค้นหาประเภทโฟลเดอร์](/f/189748137f9939370c973b1949a43099.png)
ในคู่มือนี้ เราจะขยายการสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง (ตัวเลือกสุดท้าย) เลือกสิ่งนั้นและคลิกที่ เลือก เพื่อระบุกฎเกณฑ์และดูเกณฑ์
![โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง](/f/1e266bc5c51d1b66baa90ceb72d80989.png)
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งชื่อที่เกี่ยวข้องให้กับมุมมอง คุณสามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์ที่จะตรวจสอบอีเมลที่จะแสดงภายใต้มุมมอง จากนั้นคลิกที่ปุ่มสำหรับ เกณฑ์ เพื่อกำหนดกฎเกณฑ์ที่คุณเลือก
![เลือกโฟลเดอร์ชื่อ](/f/95baf3ff02da67c7bbebec267f7ee960.png)
ขั้นตอนที่ 4: ใน ข้อความ แท็บ คุณสามารถป้อนคำหลักบางคำที่ระบบจะค้นหาในอีเมลและในฟิลด์ที่คุณเลือก ดังที่คุณเห็นในภาพ (ด้านล่าง) คุณอาจกำหนด จาก และ ส่งไปยัง ฟิลด์ กำหนดไทม์ไลน์ และอื่นๆ
![ตั้งค่าเกณฑ์ข้อความ](/f/d7d03adfc2952a5088b4b565b04eec16.png)
ขั้นตอนที่ 5: ตอนนี้คุณสามารถนำทางไปยัง ทางเลือกเพิ่มเติม และรวมกฎเพิ่มเติม เช่น หมวดหมู่ อีเมลที่อ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน โดยมี/ไม่มีไฟล์แนบ ความสำคัญ ขนาด และอื่นๆ
![ทางเลือกเพิ่มเติม](/f/d6c373ded8e844c7e67988714758e43e.png)
ขั้นตอนที่ 6: ต้องการทางเลือกเพิ่มเติมหรือไม่? นำทางไปยัง ขั้นสูง และคลิกที่ สนาม. เลือกเกณฑ์ กำหนดเงื่อนไขและค่า
![เกณฑ์เพิ่มเติม](/f/9f5391788193110c3795a75f781ecbaa.png)
สุดท้ายคลิกที่ เพิ่มในรายการ เพื่อดูรายการของคุณปรากฏขึ้น คุณสามารถเพิ่มรายการดังกล่าวได้หลายรายการ
![ตั้งค่าขั้นสูง](/f/e34a490b7f4c9dff5918526f123fb0c6.png)
ขั้นตอนที่ 7: คลิกที่ ตกลง และบันทึกการตั้งค่าของคุณ ลองส่งอีเมลทดสอบและตรวจสอบว่าใช้งานได้หรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณต้องทำผิดกฎ ดังนั้นคุณอาจต้องทบทวนอีกครั้ง
บันทึก: โปรดจำไว้ว่า หากคุณลบอีเมลในโฟลเดอร์การค้นหา อีเมลเหล่านั้นจะถูกลบออกจากตำแหน่งเดิมด้วย แต่ถ้าคุณลบโฟลเดอร์การค้นหา อีเมลที่เกี่ยวข้องกับอีเมลเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม
บทสรุป
คุณคิดว่า Search Folders มีประโยชน์กับคุณแค่ไหน? คุณจะใช้มันร่วมกับกฎอื่นๆ ที่คุณมีอยู่แล้วหรือไม่?
ฉันมีค่อนข้างน้อยที่สร้างขึ้นสำหรับตัวเอง พวกเขาช่วยฉันจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ให้ก้าวหน้าไปอีกขั้นและจดอีเมลประเภทต่าง ๆ ที่ฉันต้องดูแลอย่างรวดเร็ว
ปรับปรุงล่าสุดเมื่อ 03 กุมภาพันธ์ 2022
บทความข้างต้นอาจมีลิงค์พันธมิตรที่ช่วยสนับสนุน Guiding Tech อย่างไรก็ตาม ไม่กระทบต่อความถูกต้องด้านบรรณาธิการของเรา เนื้อหายังคงเป็นกลางและเป็นของแท้