13 เหตุผลอันดับต้น ๆ ในการใช้ Google Docs (และ Ditch Word)
เบ็ดเตล็ด / / November 29, 2021
ฉันใช้ Word มาเป็นเวลานานกว่าทศวรรษแล้ว และฉันยังรู้สึกไม่สบายใจร้อยเปอร์เซ็นต์กับโปรแกรมประมวลผลคำรุ่นเรือธงของ Microsoft อย่างไรก็ตาม Google เอกสารเพิ่งผ่านไปไม่กี่เดือนและฉันก็ชอบมันมาก เดี๋ยวนะ ทำไมเหรอ?
ดี, คำพูดมีหลายอย่างเกิดขึ้น ในแง่ของคุณสมบัติ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ใช้ และนั่นคือสิ่งที่เอกสารส่องแสง คุณจะได้รับแพ็คเกจฟีเจอร์ประจำวันที่ปรับปรุงเกือบจะสมบูรณ์แบบและใช้งานได้ดี
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสารที่โดดเด่น](/f/0e3cdb0f7443b45d7ad12436b06729af.png)
อย่างไรก็ตาม มีความเข้าใจผิดในเชิงลบมากมายเกี่ยวกับ Google เอกสารเนื่องจากลักษณะของระบบคลาวด์ แต่ที่นี่ คุณจะได้ทราบสาเหตุที่ไม่เป็นเช่นนั้นจริงๆ และหากคุณยืนกรานที่จะใช้ Word คุณอาจจะแปลกใจ!
1. นั่นฟรี
ใช่คุณอ่านถูกต้อง Google Docs สมบูรณ์ฟรี และคุณขึ้นไป พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรี 15GB ยิ่งไปกว่านั้น ต้องใช้เอกสารเยอะเพื่อเติมพื้นที่ทั้งหมดใช่ไหม?
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 1](/f/4ac11aefb734ae29f6d2e273a5ad4269.png)
ด้วย Word ระดับการสมัครรับข้อมูลที่หลากหลายนั้นเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย ไม่ต้องพูดถึงทุกอย่างที่มีราคาแพงมาก คาดว่าจะใช้จ่ายเกือบ - หรือสูงกว่า - หนึ่งร้อยเหรียญสำหรับสิ่งที่คุณชำระในที่สุด ไม่ล่ะ ขอบคุณ ไมโครซอฟต์
2. ไม่มีบันทึกด้วยตนเอง
Google เอกสารจะบันทึกสิ่งที่คุณพิมพ์หรือแก้ไขในไม่กี่วินาที และคุณจะไม่สังเกตเห็นสิ่งนั้นเกิดขึ้น แม้แต่การวางโดยตรงในเนื้อหาที่มีภาพความละเอียดสูงและวัตถุขนาดใหญ่อื่นๆ ก็ไม่มีผลกระทบร้ายแรงต่อความเร็วของการบันทึกอัตโนมัติเช่นกัน นั่นคือการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างจริงจัง
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 2](/f/a704b3951e76ce91919b74aedfe02291.png)
ไม่ใช่กรณีของ Word ที่คุณต้องกดบันทึกแม้จะเชื่อมต่อกับ OneDrive และถึงกระนั้น การเปลี่ยนแปลงมักใช้เวลานานในการซิงค์ ที่แย่ไปกว่านั้น โปรแกรมทั้งหมดอาจติดขัดขณะทำเช่นนั้น อะไรวะเนี่ย ไมโครซอฟต์!
3. ชื่อไฟล์ไม่กังวล
Word ยืนกรานมากเมื่อพูดถึงชื่อไฟล์ คุณไม่สามารถแทรกอักขระพิเศษใดๆ ได้ และคุณต้องระมัดระวังเป็นพิเศษด้วยว่าคุณจะไม่ตรงกับชื่อไฟล์ที่มีอยู่ภายในไดเร็กทอรีเดียวกัน สกรูที่!
เมื่อใช้เอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มชื่อไฟล์ก่อนจึงจะสามารถเริ่มทำงานกับเอกสารได้ และเมื่อใดก็ตามที่คุณรู้สึกชอบ คุณสามารถตั้งชื่ออะไรก็ได้ตามต้องการ ซึ่งทำได้ง่ายมากเช่นกัน — เพียงแค่พิมพ์อะไรก็ได้ลงในฟิลด์ที่ด้านบนของหน้าต่างเบราว์เซอร์ เท่านี้ก็เรียบร้อย!
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 3](/f/e137eaf24cf5e4bce4bf5cf427a00fc0.png)
ไม่ต้องวุ่นวายกับเมนูและกล่องโต้ตอบที่ดูงุ่มง่ามเหมือนใน Word อีกต่อไป ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้มากจริง ๆ หรือใช้เวลาในการจัดการกับข้อจำกัดที่งี่เง่าในระยะยาว
4. เข้าถึงได้ง่ายทุกที่
การทำงานกับ Google เอกสารสามารถเกิดขึ้นได้ทุกที่ เพียงลงชื่อเข้าใช้ Google ไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต คุณก็เริ่มต้นได้ทันที
จำเป็นต้องพูด Word ต้องมีการติดตั้งจำนวนมากก่อนที่คุณจะสามารถคิดจะเปิดเอกสารได้ ไม่ต้องพูดถึงว่าติดอยู่กับ Windows หรือ Mac เพียงอย่างเดียว
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 4](/f/559126229e8ff11d1c0b8d66301ba86a.png)
แม้ว่าจะเป็นอุปกรณ์เคลื่อนที่ก็ตาม Google เอกสารยังช่วยให้คุณเริ่มต้นได้เร็วขึ้นมาก อุปกรณ์ Android มีเอกสารติดตั้งอยู่ตามค่าเริ่มต้น และ แอพ iOS นั้นเบามาก ในแง่ของขนาดการดาวน์โหลด
5. Zero Corrupt Files
เนื่องจากเอกสาร Google Docs ของคุณจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์เสมอ โอกาสที่ไฟล์จะเสียหายจึงค่อนข้างน้อย ไม่ใช่กรณีของ Word ซึ่งไฟล์ที่คุณจัดเก็บไว้ในเครื่องอาจเสียหายได้ง่ายเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคหรือความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 15](/f/a099e6cc73dc50557d3be70d3605c28c.png)
การบันทึกไปยัง OneDrive เป็นตัวเลือกหนึ่ง แต่ด้วยปัญหาการซิงค์ที่น่าสยดสยอง จึงไม่คุ้มค่า แม้แต่การคิดเกี่ยวกับป๊อปอัปการรับรองความถูกต้องที่น่ารำคาญซึ่งปรากฏขึ้นโดยไม่มีเหตุผลที่ดีก็ทำให้ฉันสั่น
6. ส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมมากมาย
เป็นที่ยอมรับว่า Google เอกสารไม่มีคุณลักษณะทั้งหมดที่ Microsoft Word นำมาใช้ในตาราง แต่นั่นคือสิ่งที่ส่วนเสริมเข้ามาในรูปภาพ ที่จริงแล้ว มีร้านค้าทั้งร้านที่เน้นไปที่ส่วนเสริมที่คุณสามารถใช้เพื่อรับฟังก์ชันการทำงานที่คุณพลาดไปได้อย่างง่ายดาย
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 6](/f/fa3d8c83334710f484bec9fa9e0fb8f1.png)
เพียงเข้าไปที่แผงส่วนเสริม และคุณสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นแบบอักษร ธีม แผนที่ความคิด พจนานุกรม ฯลฯ แม้จะอยากทำอะไรที่ไม่ธรรมดาอย่าง การลบตัวแบ่งหน้าคุณจะพบกับโปรแกรมเสริมที่จะช่วยคุณได้อย่างแน่นอน!
7. เข้ากันได้สูง
ด้วย Google เอกสาร เอกสารของคุณไม่ได้ถูกล็อคไว้ภายในระบบคลาวด์เท่านั้น คุณสามารถเลือกจากรูปแบบไฟล์ต่างๆ เพื่อดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์ของคุณได้ตลอดเวลา
![เหตุผลในการใช้ Google Docs 7](/f/a7b8121e493af892da7304a860347a8d.png)
รองรับรูปแบบยอดนิยมเช่น DOCX, ODT และ PDF หมายความว่าคุณสามารถเริ่มทำงานกับเอกสารใน Word ได้อย่างง่ายดาย หากจำเป็นต้องมี OpenOffice หรือ Adobe Acrobat ไม่ต้องพูดถึงการแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ Word ที่คุณมั่นใจ ข้ามผ่าน.
ในทางกลับกัน คุณยังสามารถ เปิดและแก้ไขเอกสาร Word อย่างง่ายดายใน Google เอกสาร หากคุณกังวลเกี่ยวกับปัญหาความเข้ากันได้ ถึงเวลาแล้วที่จะลืมเรื่องนั้นไป
8. พูดอย่าพิมพ์
ความสามารถในการแปลงคำพูดเป็นข้อความของ Word นั้นไม่มีอยู่จริง เว้นแต่คุณต้องการ ดาวน์โหลด Dictate add-in ซึ่งค่อนข้างแตกสลายในตอนแรก อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ปัญหากับ Google เอกสาร
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 8](/f/3adc0e821e3f8f768beb218fd89c8413.png)
ใช้เวลาเพียงไม่กี่คลิก และคุณสามารถเริ่มพูดออกไปได้ในขณะที่ Docs เขียนข้อความให้คุณ ไม่ต้องเสียเวลาไปกับการสอบเทียบและเรื่องไร้สาระทั้งหมด การเลือกสำเนียงต่างๆ ยังทำได้ดีอีกด้วย และคุณยังสามารถสลับไปมาระหว่างภาษาต่างๆ ได้อีกด้วย
9. การทำงานร่วมกันคือสายลม
เมื่อพูดถึงการแบ่งปันและทำงานร่วมกับผู้อื่น Google Docs ทำได้ดีกว่า Word ไม่เพียงแต่คุณสามารถแบ่งปันเอกสารของคุณกับผู้ใช้หลายร้อยคนเท่านั้น แต่คุณยังสามารถเผยแพร่เอกสารไปยังเว็บเพื่อให้ทุกคนได้ดูอีกด้วย!
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 14](/f/d55c1edccc1dc43c0470649649235058.png)
นอกจากนี้ ผู้คนหลายร้อยคนสามารถรวมตัวกันและทำงานบนเอกสารแบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับบางสิ่งที่ฟรีทั้งหมด และการที่ผู้ทำงานร่วมกันของคุณต้องการเพียงแค่บัญชี Google เพื่อทำงานร่วมกับคุณนั้นก็บ่งบอกถึงความยอดเยี่ยมได้มากทีเดียว
อย่างไรก็ตาม ด้วย Word ทุกคนต้องมีการสมัครใช้งาน Office 365 ก่อนที่พวกเขาจะสามารถฝันถึงการทำงานร่วมกัน ใช่ แม้กระทั่งในแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ 'ฟรี' ของ Word
10. ค้นคว้าและเชื่อมโยงโดยตรง
หากคุณต้องการค้นคว้าในขณะที่เขียน คุณสามารถใช้ศักยภาพทั้งหมดของ Google Search ได้จากภายใน Google เอกสารเอง เพียงไฮไลต์และคลิกขวาที่คำหรือวลีใดก็ได้ แล้วคลิกสำรวจ จากนั้นบานหน้าต่างด้านข้างจะโหลดโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณตรวจสอบและอ้างอิงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้อย่างราบรื่น เอาชนะเครื่องมือการวิจัยของ Word ในแง่ของสัญชาตญาณและผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องตามไมล์
และยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถใช้แท็บรูปภาพภายในบานหน้าต่างสำรวจเพื่อเพิ่มรูปภาพที่ได้รับอนุญาตของ Creative Commons ลงในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 10](/f/203a0d6fac61773d160a10f175476635.png)
นั่นไม่ใช่ทั้งหมด. เมื่อพูดถึงการเชื่อมโยงสิ่งต่างๆ Google Docs ช่วยให้คุณค้นหาและแทรกลิงก์ได้โดยตรงจากภายในเว็บแอป — ไม่มีการคัดลอกและวาง URL ที่ยาวอีกต่อไป นอกจากนี้ คุณยังสามารถลิงก์ไปยังไฟล์และเอกสารอื่นๆ ภายใน Google ไดรฟ์ได้ด้วย ดี.
11. ไม่มีอินเทอร์เน็ต? ไม่ใช่ประเด็น
เมื่อใดก็ตามที่มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับ Word และ Docs คุณมักจะพบใครบางคนที่พูดถึงความสามารถของคนก่อนในการทำงานแบบออฟไลน์ เป็นที่ยอมรับว่าเป็นความจริง เพราะเป็นแอปพลิเคชันเดสก์ท็อป
แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถทำเช่นเดียวกันกับ Google เอกสารได้ หากมีการจัดเตรียมที่เพียงพอล่วงหน้า ก็เป็นมากกว่าที่เป็นไปได้ เพียงระบุว่าคุณต้องการให้ไฟล์พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ และคุณสามารถเข้าถึงและทำงานกับไฟล์ได้ แม้ว่าคุณจะไม่มีการเชื่อมต่อที่ใช้งานได้
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 11](/f/86e27118c7d85c357f378abd344d8001.png)
การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำจะถูกซิงค์โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง ยอดเยี่ยมใช่มั้ย?
12: เข้าถึงได้ง่ายผ่าน Chrome
หากคุณใช้ Chrome สำหรับการท่องเว็บ และมีแนวโน้มว่าจะเป็นอย่างนั้น คุณควรจะเป็น ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ. และนั่นหมายถึงพร้อมเข้าถึง Google เอกสาร — ผ่าน Google ไดรฟ์ — เพียงแค่ปลายนิ้วสัมผัส ไม่ต้องเสียเวลาลงทะเบียนหรือลงชื่อเข้าใช้ใดๆ ทั้งสิ้น!
![เหตุผลในการใช้ Google เอกสาร 12](/f/acf4569c385076bdcc925d96c6b1311b.png)
นอกจากนี้ Chrome ยังแสดงรายการคลังแสงของเว็บแอปอื่นๆ ของ Google เช่น Gmail, ชีต และสไลด์ ซึ่งทั้งหมดนี้ช่วยเสริมการทำงานของเอกสารได้อย่างสมบูรณ์ และคุณสามารถคาดหวังให้เอกสารทำงานได้ดีขึ้นบน Chrome เพราะทั้งสองได้รับการออกแบบโดย Google
13: การเปลี่ยนแปลงจะซิงค์ทุกที่
สุดท้าย การปรับเปลี่ยนใดๆ ที่คุณทำกับการตั้งค่าและการตั้งค่าอื่นๆ จะถูกบันทึกไว้ทางออนไลน์ ซึ่ง หมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงประสบการณ์การใช้งานเอกสารที่คล้ายคลึงกันได้บนคอมพิวเตอร์หรือเบราว์เซอร์ใดๆ ที่คุณเปิดใช้ บน.
![เหตุผลในการใช้ Google Docs 13](/f/b0d1eb366d8d22d21f583d94e925103e.png)
และใช่ ซึ่งรวมถึงส่วนเสริมใดๆ ที่คุณเคยใช้ด้วย คาดว่าการเปลี่ยนแปลงและส่วนเสริมที่ติดตั้งไว้จะปรากฏบนเดสก์ท็อปทั้งหมดของคุณในไม่กี่วินาที!
แต่ Word Online ล่ะ … ?
ท้ายที่สุดแล้ว การเป็นเว็บแอปใช้งานได้จริงกับ Google เอกสาร ซึ่งทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีปัญหาทางเทคนิคเพียงเล็กน้อยเมื่อเทียบกับ Word และความจริงที่ว่าคุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของ Docs ผ่านไลบรารีแอดออนขนาดใหญ่ได้ หมายความว่าอาร์กิวเมนต์ที่บรรจุฟีเจอร์ของ Word นั้นแสดงผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ ฉันไม่ลืม Word Online ซึ่งใช้งานได้ฟรีเช่นกัน แต่จริงๆ แล้ว มันเป็นเพียงเวอร์ชันเดสก์ท็อปที่ตกตะลึงอย่างมาก
Word Online มีความคล้ายคลึงกันหลายประการกับ Google Docs เช่น การบันทึกอัตโนมัติ เป็นต้น อย่างไรก็ตาม การทำงานเกือบทุกอย่างช้า รองรับรูปแบบไฟล์น้อยลง และไม่มีส่วนเสริมที่เป็นประโยชน์ ในระยะสั้นมันเป็นการลากที่จะใช้
คุณพร้อมหรือยังที่จะลองใช้ Google Docs? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น