วิธีสร้างและจัดการกฎใน Outlook 365 Webmail
เบ็ดเตล็ด / / December 02, 2021
การจัดการอีเมลเป็นงานที่ลำบาก จากการตอบอีเมลตรงเวลาและเพิ่ม การแจ้งเตือนไปยังอีเมลที่สำคัญมีหลายสิ่งหลายอย่างที่แย่งชิงความสนใจของเรา นอกจากนี้ อีเมลขยะจำนวนมากที่ทิ้งเกลื่อนกล่องขาเข้ายังทำให้ปวดหัวอีกด้วย ในที่สุด อัน กล่องจดหมายที่ไม่มีการรวบรวมกัน ทำให้ยากต่อการค้นหาอีเมลสำคัญ
![สร้างและจัดการกฎในเว็บเมล Office 365](/f/ac4792ea28e9ae9cb2a62d969fdc5be4.jpg)
ใช่ การจัดการอีเมลเป็นธุรกิจที่ยากลำบาก แต่โชคดีที่มันสามารถทำให้ง่ายขึ้นได้โดยใช้กฎเกณฑ์ Outlook 365 Webmail รองรับกฎต่างๆ ที่ให้คุณส่งต่ออีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะได้ คุณสามารถ ลบอีเมลทันที จากผู้ส่งเฉพาะ ฟังดูดีใช่มั้ย?
ก่อนที่เราจะเริ่มต้น มาดูวิธีการทำงานของกฎอีเมลกันก่อน
กฎทำงานอย่างไร
กฎคือวิธีในการรับกล่องจดหมายที่สะอาดและเป็นระเบียบ กฎทั่วไปประกอบด้วยทริกเกอร์ การดำเนินการ และข้อยกเว้น เมื่อกฎเริ่มทำงานแล้ว กฎจะเริ่มดำเนินการ เช่น ลบอีเมล เพิ่มไปยังโฟลเดอร์ หรือส่งต่อไปยังบัญชีอื่น
เมื่อพูดถึงกฎ Outlook 365 มีตัวเลือกมากมาย ทั้งการดำเนินการและเงื่อนไข คุณสามารถจับคู่หัวข้อหรือเลือกที่อยู่เฉพาะหรือเลือกชื่อผู้ส่งด้วยตนเอง
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 8](/f/1605ba6690c321aedd2675f849381cea.png)
และส่วนที่ดีที่สุดคือคุณสามารถเพิ่มเงื่อนไขได้มากเท่าที่คุณต้องการ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกเงื่อนไขที่เหมาะสม
เช่นเดียวกับการกระทำ - ทางเลือกมีมากมาย ดังนั้น สิ่งที่คุณต้องทำคือสร้างกฎ เลือกเงื่อนไขสำหรับการประมวลผลกฎเพิ่มเติม แล้วจึงเล่นบิงโก!
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 9](/f/3a63777aca994f98b956a1485ae2d670.png)
ตอนนี้เราได้กำหนดวิธีการทำงานของกฎแล้ว มาดูวิธีการสร้างกฎกัน
เกี่ยวกับ Guiding Tech
วิธีสร้างกฎใน Outlook 365
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook แล้วคลิกไอคอนการตั้งค่าที่มุมบนขวา ถัดไป คลิกดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมดที่ด้านล่าง
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 10](/f/280992f3ec2e2a45a83316d14a7a0b3e.png)
ขั้นตอนที่ 2: เลือกอีเมลจากแผงด้านซ้ายแล้วเลือกกฎ ตอนนี้ แตะที่ตัวเลือก เพิ่มกฎใหม่ และตั้งชื่อกฎใหม่ของคุณ
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 11](/f/cd851b7117b4c1156b8bea5e274c5885.png)
หากคุณกำลังเลือกเงื่อนไข People คุณจะต้องป้อนที่อยู่ที่ถูกต้อง สำหรับหัวข้อ คุณจะต้องเพิ่มคำหลักให้ถูกต้อง
ขั้นตอนที่ 3: เมื่อคุณได้ศูนย์ในเงื่อนไขแล้ว ก็ถึงเวลาเพิ่มการดำเนินการ การดำเนินการนี้ถือเป็นสิ่งที่คุณต้องการดำเนินการกับอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไขข้างต้น
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 1](/f/2b6d279d80600929ce0cb3c8ac13fee2.png)
ตอนนี้ เว็บเมล Outlook 365 ให้คุณส่งต่อ ลบ ปักหมุดอีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย
ขั้นตอนที่ 4: คุณต้องการกฎอีเมล ไม่ ที่จะเรียกในบางครั้ง? ถ้าใช่ ให้คลิกที่ เพิ่มข้อยกเว้น และป้อนเงื่อนไขที่จำเป็น
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 2](/f/aabbb54cce74c0b924b87dc99d08e900.png)
ถัดไป คลิกบันทึก คุณได้สร้างกฎอีเมลแล้ว
บันทึก: ไม่เหมือนกับโปรแกรมรับส่งเมลอื่นๆ เช่น Gmail กฎอีเมลใหม่จะมีผลกับข้อความที่ได้รับหลังจากสร้างกฎแล้ว จะใช้ไม่ได้กับข้อความเก่า
เกี่ยวกับ Guiding Tech
เมื่อใดควรใช้กฎหยุดการประมวลผลเพิ่มเติม
คุณต้องสังเกตเห็นช่องทำเครื่องหมายหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมขณะสร้างกฎ ตัวเลือกนั้นมีผลถ้าคุณมีกฎหลายข้อในกล่องจดหมายของคุณ ซึ่งอาจใช้กับข้อความเดียว
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีกฎ A ที่จะย้ายจดหมายข่าวทั้งหมดจาก Guiding Tech ไปยังโฟลเดอร์ ชื่อ GT NL และกฎ B อีกข้อที่ส่งต่ออีเมลทั้งหมดที่มีคำหลัก 'Android' ไปยังอีเมลสำรองของคุณ บัญชีผู้ใช้.
![อีเมล 1975018 1280](/f/27585012b7b5fa5bd765ed06b4212f66.png)
ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณไม่ต้องการให้กฎ B ทำงานหลังจากดำเนินการกฎ A สำเร็จแล้ว นั่นคือเมื่อตัวเลือกหยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติมมาที่รูปภาพ หลังจากที่ตรงตามเงื่อนไขเฉพาะแล้ว กฎจะหยุดการดำเนินการอื่นๆ
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 3](/f/08f86911081dfdf09b6e3f56f763fcae.png)
เพื่อที่คุณจะต้องทำให้แน่ใจว่ามีการกำหนดลำดับความสำคัญของกฎตามนั้น ซึ่งเราจะเห็นในประเด็นต่อไปนี้
การแก้ไขและจัดการกฎใน Outlook 365
ใน Outlook 365 กฎจะทำงานตามลำดับในตาราง โชคดีที่คำสั่งซื้อไม่ถาวร และคุณสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญได้
โดยคลิกที่ลูกศรขึ้นและลง หากต้องการแก้ไขกฎ ให้คลิกที่ไอคอนแก้ไขและทำการเปลี่ยนแปลง อย่าลืมบันทึกพวกเขา!
เคล็ดลับโบนัส: การจัดการอีเมลอย่างชาญฉลาด
1. กวาดอีเมล
การกวาดเป็นอีกวิธีหนึ่งในการทำให้กล่องจดหมายเข้าที่สะอาดขึ้น เช่นเดียวกับกฎ กฎข้อนี้จะให้คุณลบอีเมลทั้งหมดจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งโดยอัตโนมัติ
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 5](/f/8cf8e3060d73e328270027709a433c8e.png)
มันไม่ได้เพียงแค่ลบอีเมล คุณสามารถเลือกที่จะลบอีเมลหรือเก็บอีเมลล่าสุดไว้ในห่วงโซ่
การกวาดอีเมลเป็นเรื่องง่ายสุด ๆ เพียงเปิดอีเมลที่รบกวนจิตใจคุณ แล้วแตะไอคอนกวาดที่ด้านบน
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 4](/f/f26125217f2b78f40f4246588bbafbe8.png)
ถัดไป เลือกตัวเลือกจากดรอปดาวน์ อันที่สองดีที่สุดเพราะสร้างกฎโดยอัตโนมัติ เสร็จแล้วกดบันทึก
บันทึก: ตัวเลือกการกวาดในโฟลเดอร์รายการที่ส่ง แบบร่าง อีเมลขยะ และรายการที่ถูกลบ
เกี่ยวกับ Guiding Tech
2. บล็อกผู้ส่งและโดเมน
นอกเหนือจากข้างต้น คุณสามารถ บล็อกผู้ส่งบางราย และโดเมนทั้งหมด เพียงตรงไปที่ส่วนอีเมลขยะ คลิกที่เพิ่มแล้วป้อนที่อยู่อีเมลหรือชื่อโดเมน
![สร้างและจัดการกฎใน Office 365 Webmail 6](/f/8ed6455371dea4a78b46cd13b6d76f5e.png)
ในเวลาเดียวกัน คุณสามารถเพิ่มผู้ส่งและโดเมนที่ปลอดภัยได้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลสำคัญ (หรืออีเมลจากบุคคลสำคัญ) จะไม่ลงเอยในโฟลเดอร์ถังขยะ
เพียงแตะที่เพิ่มและเพิ่มชื่อโดเมนหรือที่อยู่อีเมล
สวัสดี กล่องข้อความอัจฉริยะ!
นั่นคือวิธีที่คุณสามารถสร้างและจัดการกฎ และรักษากล่องจดหมายของคุณให้สะอาดจากความยุ่งเหยิงที่ไม่มีความหมายทั้งหมด ท้ายที่สุด เราไม่สามารถพลาดอีเมลสำคัญๆ ได้ใช่ไหม
หากคุณกำลังใช้กฎที่น่าสนใจที่คุณต้องการแบ่งปัน โปรดพูดถึงกฎเหล่านั้นในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
ถัดไป: ต้องการกำจัดจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการออกจากกล่องจดหมายของคุณหรือไม่? โพสต์ต่อไปนี้จะแสดงวิธีการทำเช่นนั้น