Outlook 2010'da E-postaları Arşivlemek için Eksiksiz Kılavuz

Gibi popüler web tabanlı e-posta hizmetlerini kullanan çoğumuz Gmail ve Outlook.com sahip olduğumuzu düşünürsek, muhtemelen arşivleme konusunda asla endişelenmeyin Elimizin altında GB'larca bulut depolama alanı. Ancak, eğer bir organizasyonda çalışmakveya e-postaları depolamak için yalnızca sınırlı sunucu alanınız olan bir eğitim e-posta hesabınız varsa, bunları zaman zaman arşivlemeniz gerekir.

Bu nedenle bugün, diğer sürümlerinde de kolayca uygulanabilen Outlook 2010 e-posta istemcisindeki e-postaları arşivleme hakkında bilmeniz gereken her şeyi size anlatacağız.

Öyleyse, Outlook 2010'da bir e-posta arşivi oluşturmaya başlayalım.

Arşiv Dosyası Oluşturma

Yapmanız gereken ilk şey, tüm e-postaları bilgisayarınızda yerel olarak depolayacak yeni bir arşiv dosyası oluşturmaktır. Oluşturmak için üzerine tıklayın Dosya menüsü üzerinde görünüm 2010 ve seçeneği seçin Temizleme Araçları. Merak etmeyin, e-postalarınızın hiçbirini silmeyeceğiz.

Temizleme Araçları'nda, adlı bir seçenek göreceksiniz. Arşiv.

Arşiv oluştur penceresini açmak için üzerine tıklayın. Pencerede, arşivlemek istediğiniz klasörleri seçin. İsterseniz tüm gelen kutusunu da seçebilirsiniz. Eski e-postaları hemen arşivi oluştururken dahil etmek için ilgili tarih aralığını seçin.

Son olarak, dosyaları arşivlemek istediğiniz konumu belirtin ve Tamam düğmesine tıklayın. Ayrıca ortak drive'ınızı da seçebilirsiniz. bilgisayarınızda eşlenmişse. Outlook, tüm e-postaları sisteminizde arşiv olarak kaydetmek için bir PST dosyası oluşturacaktır.

Arşiv oluşturulduktan sonra bir Arşiv bölümü sol bölmedeki posta kutusu klasörlerinin altında. İlk arşivleme, arşive eklediğiniz e-postaların sayısına bağlı olarak biraz zaman alabilir.

Arşivlenen e-postalar, tüm klasörler ve alt klasörlerle birlikte çevrimiçi posta kutunuzla aynı yapıya sahip olacaktır. Arşivleme için yalnızca belirli klasörleri seçtiyseniz, otomatik olarak tüm alt klasörleri içerecektir.

E-postaları Arşive Taşıma

Bir e-postayı, sol taraftaki çubuktaki arşiv bölümüne bırakarak arşive taşıyabilirsiniz. E-postaları toplu olarak taşımak için, taşımak istediklerinizi seçin ve içerik menüsünü açmak için üzerlerine sağ tıklayın. Burada, seçin Arşiv klasör bölümünün altındaki klasörler ve e-postaları taşımak için Tamam'a tıklayın.

E-postalar için otomatik arşivleme ayarları da oluşturabilirsiniz. Posta kutunuzda yalnızca belirli bir klasör için otomatik arşiv oluşturmak istiyorsanız, klasöre sağ tıklayın ve Özellikler.

buraya gidin Oto Arşiv ve size en uygun ayarları seçin. Tüm posta kutunuza otomatik arşivleme kuralı uygulamak için, Outlook Seçeneği menüden seçin ve Gelişmiş Ayarlar.

buraya tıklayın Otomatik Arşiv Ayarları ve posta kutunuzdaki e-postaları otomatik arşivlemek için kurallar oluşturun.

Arşiv Dosyasını Taşıma

Bazen bir bilgisayardan diğerine geçmeniz (eski bir bilgisayardan yükseltme yapmanız) gerekebilir veya kuruluşun ortak sürücüsünde yer kalmayabilir. Bu gibi durumlarda, arşiv dosyalarınızı taşımanız ve yeniden Outlook'a bağlamanız gerekecektir. Bunun nasıl yapılabileceğini görelim.

Arşiv Dosyasının Bağlantısını Kaldırın ve Taşıyın

Arşiv dosyasını taşımadan önce bağlantıyı Outlook'tan kaldırmamız gerekiyor. Bunu yapmak için, Dosya menüsü ve seçeneği seçin Hesap ayarları.

Hesap ayarlarında, şuraya gidin: Veri dosyaları bölümü ve mevcut sistemde sürdürmekte olduğunuz arşiv dosyasını göreceksiniz.

Şimdi tek yapmanız gereken arşiv dosyasını seçmek ve Kaldırmak buton. Endişelenmeyin, arşiv dosyasını silmeyeceksiniz, ancak yalnızca Outlook içindeki bağlantısını sileceksiniz.

Şimdi, elinizde bulunan depolama sürücülerinden herhangi birini kullanarak dosyayı yeni konuma taşıyın.

Arşiv Dosyasını Bağlama

Arşiv dosyasını Outlook'a bağlamak için, Veri Dosyası bölümü Outlook'taki hesap ayarlarından bir kez daha tıklayın ve Ekle düğmesi. Şimdi yedeklediğiniz arşivin PST dosyasını içe aktarın ve arşiv bölümünden gelen e-postaları açın.

Arşiv Dosyasını Sıkıştırma

Arşiv dosyasını yerel sabit diskinize kaydediyorsanız, muhtemelen arşiv dosyasının boyutu hakkında endişelenmenize gerek yoktur, ancak bu bir paylaşılan sürücüyse Sınırlı bir depolama alanına sahip olduğunuz bir kuruluşta veya bir bulut hesabında, depolama alanından tasarruf etmek için arşiv dosyasını sıkıştırmak akıllıca bir şey olacaktır. yapmak.

Arşiv boyutunu sıkıştırmak için sağ bölmedeki Arşiv bölümüne sağ tıklayın ve Veri Dosyası Özellikleri. buraya tıklayın Gelişmiş düğme Outlook veri dosyasını açmak için. Şimdi yapmanız gereken tek şey tıklamak Şimdi kompakt Arşiv dosyasının boyutunu küçültmek için düğmesine basın.

Çözüm

Outlook 2010'da e-posta arşivleme hakkında bilinmesi gereken hemen hemen her şey buydu ve bu adımları Outlook 2013'te de kullanabileceğinizden oldukça eminim. E-postaların arşivlenmesiyle ilgili başka şüpheleriniz varsa, yorum bırakın, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.

En İyi Görsel Kredisi: David Boyle