Belge Yönetimi için En İyi SharePoint Uygulamaları – TechCult

SharePoint, işletmelerin çalışanlarıyla iletişim kurması ve verilerini yönetmesi için en iyi araçlardan biridir. Küçük bir şirket sahibiyseniz veya Fortune 500 şirketlerinden biriyseniz, bu araç çok yardımcı olabilir! Ayrıca Microsoft SharePoint'in birçok özelliği olduğunu ve doğru kullanıldığında günlük işlerimizi verimli hale getirebileceğimizi unutmamalıyız. Bu nedenle, bu makalede, araçları tam potansiyelleriyle kullanmak için belge yönetimine yönelik en iyi SharePoint uygulamalarını sizinle paylaşacağız. SharePoint bilgi yönetimi en iyi uygulamalarını öğrenmekten heyecan duyuyor musunuz? Cevabınız evet ise, bu duygu karşılıklıdır, çünkü biz de bu bilgiyi paylaşmaktan heyecan duyuyoruz.

Belge Yönetimi İçin En İyi SharePoint Uygulamaları

Bu makale, SharePoint'te daha verimli yönetim için kullanabileceğiniz en iyi uygulamalardan bazılarını içerir. Bu nedenle, hala yolunuzu bulmaya çalışan bir acemi iseniz, o zaman hakkında daha yararlı şeyler öğrenmek için sonuna kadar okumaya devam edin.

Paylaşım Noktası belge yönetimi için en iyi uygulamalar.

SharePoint nedir?

Belge yönetimi için en iyi SharePoint uygulamalarına geçmeden önce, SharePoint hakkında biraz okuyalım. SharePoint esas olarak site oluşturmak için kullanılır. Birden fazla cihazla bilgi paylaşmak, yönetmek ve bilgilere erişmek için Microsoft tarafından şimdiye kadar oluşturulmuş en iyi araçlardan biridir. 2001 yılında geliştirilmiştir ve 200milyonaktif kullanıcılar. SharePoint sık sık güncelleme almasa da. Ancak buna rağmen Microsoft 365'teki en ünlü araçlardan biridir.

Hatırlamanız gereken bir şey daha, bunun bir uygulama değil, bir platform olduğu. Bir uygulama ile bir platform arasındaki temel fark, bir uygulamanın belirli görevleri yerine getirmesidir, oysa bir platform, bir uygulamanın veya web sitesinin üzerine inşa edilebileceği yerdir. Basitleştirmek gerekirse, bir uygulama veya web sitesi üründür ve platform, ürünün yapıldığı fabrikadır.

Ayrıca Oku:SharePoint Düzenleme Web Bölümüne İzin Verilmiyor Sorunu Nasıl Çözülür?

En İyi SharePoint Uygulamaları

Bu Microsoft platformu temel olarak verileri depolamak, analiz etmek ve paylaşmak için kullanılır. Bu nedenle, bunu daha verimli yapmak için takip edebileceğiniz en iyi uygulamaları anlamanız gerekir. Size daha net bir açıklama sağlamak için ipuçlarını iki farklı bölüme ayırdık: belge yönetimi için en iyi SharePoint uygulamaları ve SharePoint büyük belge kitaplığı en iyi uygulamaları. Öyleyse, her birini ayrıntılı olarak tanıyalım.

En iyi Paylaşım Noktası için uygulamalar Bilgi Yönetimi 

İlk olarak, uygulanması gereken en iyi SharePoint bilgi yönetimi en iyi uygulamalarından bazılarını paylaşacağız.

1. Başkalarıyla İşbirliği

Bir şirketin büyümesi için başkalarıyla işbirliği yapmak gerekir. İşbirliği olmadan sağlıklı bir çalışma kültürü oluşamayacağı için durgunluğa neden olacaktır. Bu nedenle, SharePoint'in yalnızca harika bir bilgi yönetimi sitesi olmadığını, aynı zamanda ekiple işbirliği yapmak için araçlara sahip olduğunu unutmayın. Bunları kullanın ve bağlantıda kalın. Böylece, SharePoint klasör yapısı en iyi uygulamaları sorgunuzu çözmüştür.

2. Meta Etiketleri Kullanma

Birçok kullanıcının SharePoint klasör yapısı en iyi uygulamaları gibi soruları vardır. Ancak klasörler yerine meta etiketleri kullanmanızı tavsiye ederiz. Farklı bilgileri etkili bir şekilde sıralamak için etiketlerin kullanılması çok önemlidir. Pek çok kişi sınıflandırmalar için hala klasörleri kullanıyor, ancak çoğu durumda meta etiketleri kullanmak daha verimli. Çevrimiçi SharePoint kullanmıyorsanız, meta etiketlere aşina olmayabilirsiniz ve sorun değil. Ama artık bunu bildiğinize göre, sizden bu işlevi kullanmanızı isteyeceğiz. Çünkü yalnızca klasörleri kullanarak kendinizi daha fazla esnekliğe sahip olmaktan alıkoyuyorsunuz.

Klasörleri hiç kullanmanız gerektiğini söylemiyoruz, ancak etiketler bilgiye daha iyi erişilebilirlik sağlar ve onlara hızlı bir şekilde erişebilirsiniz. Bu, SharePoint yapısı en iyi uygulamaları için izlemeniz gereken ilk noktadır.

3. İzinleri Atama

Bu, belge yönetimi için bir başka harika SharePoint en iyi uygulamasıdır. Dediğimiz gibi işbirliği önemlidir. Yani, bu ipucunu takip etmek istiyorsanız, yapmanız gereken bir şey izinleri atamaktır. Uygun izni vermeden, ekibin belirli görevleri gerçekleştirmesini kısıtlamış olursunuz, böylece yol boyunca birçok süreci geciktirmiş olursunuz. Bu yüzden şunu aklınızda bulundurmalısınız; ekip olarak çalışın ve doğru kişilere doğru izni atayın, böylece tüm görevleri tek başınıza yapmak zorunda kalmazsınız. Bununla birlikte, herkese yetki vermemek ve her üyenin her aracı kullanmasına ve her şeyi düzenlemesine izin vermemek gerektiğini de not etmek önemlidir. Karışıklık yaratabilir.

4. AAR'ı kullanma

AAR veya basitçe After Action incelemesi, ilk olarak ABD ordusu tarafından geliştirilen bir inceleme sistemidir. Bu sistemi kuruluşunuzda özellikle SharePoint platformunda kullanabilirsiniz. AAR konusunda uzman incelemesi, karar verme yeteneklerini geliştirmek için çalışanlara verilir.

Uzmanlar, belirli bir eylemin nasıl ve neden gerçekleştirildiği ve neyin daha iyi yapılabileceği konusunda fikir verir. Çalışanların hataları düzeltmelerine ve eksiklikleri gidermelerine yardımcı oldular. Bu sistem, ekiplere bilgiye dayalı kararlar vermeleri için daha iyi bir yol sunar ve karşılığında üretkenliği artırır.

5. Bilgi Mimarisi Oluşturma

Bir bilgi mimarisi oluşturmak da çok önemlidir. Net bir vizyon olmadan, önemli bilgileri sınıflandırmanız oldukça dağınık olabilir. Bu yüzden önce arkanıza yaslanın ve bilgileri nasıl paylaşmak istediğinizi düşünün ve sonra sadece siteye ekleyin.

SharePoint'te liste dosyaları olarak yapılabilir ve yalnızca ihtiyacınıza bağlıdır. Daha önce de söylediğimiz gibi, bu, belirli kullanımı olan birçok özelliği olan oldukça güçlü bir araçtır. Ayrıca, tüm özellikleri kullanmaktan kaçınmalısınız çünkü bu, işleri daha da karmaşık hale getirebilir. Bu nedenle, bilgi paylaşırken öncelikli hedeflerinizi düşünmeniz ve ardından bir bilgi mimarisi oluşturmanız çok önemlidir. Bu, SharePoint yapısının en iyi uygulamalarının çok önemli bir noktasıdır.

6. Hassas Verileri Koruma

Yalnızca yetkili üyelerin erişebilmesi için çok önemli hassas bilgileri güvende tutmak çok önemlidir. Bunu yapmadan, kuruluşunuzun gizliliğini ve güvenliğini feda etme riskini almış olursunuz.

Ayrıca Oku: SharePoint'in Dezavantajları Nelerdir?

En iyi Paylaşım Noktası için uygulamalar Büyük Belge Kitaplığı 

Büyük bir organizasyonla uğraşırken büyük veri dosyalarıyla da karşılaşabilirsiniz. Dolayısıyla, bu büyük belgeleri etkili bir şekilde nasıl düzenleyeceğinizi öğrenmek istiyorsanız, o zaman burada bazı SharePoint büyük belge kitaplığı en iyi uygulamaları bulunmaktadır.

1. Belge Sürümlerini Kullanma

Bir şeyi, bu durumda bir belge kitaplığını düzenlerken veya oluştururken hatalar olabilir. Özellikle dosyalar oldukça büyük olduğunda. Bu nedenle Microsoft, bu sorunu çözmek için belge sürümleri işlevini tanıttı. Onun yardımıyla geçmişe kolayca seyahat edebilirsiniz! Bu, düzenlemeden önce önceki verileri geri yükleyebileceğinizi söylemenin yaratıcı bir yoludur.

Bu nedenle, SharePoint'te belge sürümleri seçeneğini etkinleştirmenizi öneririz. Bu şekilde, bir dosyanın değiştirilmiş sürümünü geri getirebilirsiniz.

2. Görünümleri Kullanma

Dosyalar yerine meta etiketleri kullanmanızı zaten söylemiştik. Ve bu ipucunun bir nedeni, meta etiketler kullanırsanız, bir dosyayı daha kolay bulmak ve bulmak için görünümleri kullanabilmenizdir. Görünümler, gruplara, filtrelere ve sıralama işlevlerine erişmenizi sağlar. Bu nedenle, arama deneyiminizi sorunsuz hale getirmek için etiketleri kullanın ve işlevselliği görüntüleyin.

3. Boşluklardan Kaçınma

Bu, dikkate alınması gereken çok küçük bir şey gibi görünebilir, ancak lütfen bu noktayı göz ardı etmeyin. SharePoint URL'leri boşluk eklemenize izin vermediğinden. Birçok kişi boşluk yerine &,* ve # gibi karakterleri kullanır, ancak bu da belirli bir dosyayı bulmada bazı sorunlara neden olabilir. Ancak boşluk kullanmazsanız, dosya adının okunması zor olabilir. İşte yapabileceğiniz şey şu: Bir kütüphaneye Duck Duck Go gibi bir isim vermeyin. Bunun yerine, DuckDuckGo olarak adlandırın. Adın okunabilir olması için büyük harfler kullanın.

4. İçerik Türünü Kullanma

Tıpkı etiketler gibi içerik türlerinin kullanılması da önemlidir. Belge kitaplığı başına bir içerik türü kullanın ve bilgileri sınıflandırmak daha uygun olacaktır.

5. Uyarıları Etkinleştirme

Bir sitede çok sayıda kullanıcı olduğunda, yaptıkları her değişikliği takip etmek çok zordur. Bu nedenle, bir sitede bilgileri düzenleme veya taşıma izni olan çok sayıda çalışan varsa ve ne zaman yaptıklarını bilmek istiyorsanız, uyarıları açın. Birisi herhangi bir şeyi değiştirdiğinde SharePoint size bir bildirim göndereceğinden. Bu özel işlevin en iyi yanı, kendisini yalnızca yöneticilerle sınırlamamasıdır. Bunun yerine, herhangi bir kullanıcı değişikliği öğrenmek için bir uyarı ayarlayabilir.

Tavsiye edilen:

• PDF'nizi Analiz Etmek ve Yanıtları Almak için ChatPDF Nasıl Kullanılır?
• SharePoint'in Avantajları Nelerdir?
• İnanılmaz SharePoint Belge Kitaplığı İpuçları ve Püf Noktaları
• SharePoint Düzenleme Web Bölümüne İzin Verilmiyor Sorunu Nasıl Çözülür?

Umarız bu makaleyi okuduktan sonra probleminiz, Belge yönetimi için en iyi SharePoint uygulamaları, şimdi çözüldü. Hala herhangi bir sorununuz varsa, yorum bölümünü kullanmayı unutmayın; ekibimiz bununla ilgilenecektir. Ayrıca yorumlarda bize yeni bir konu önerebilirsiniz ve bu konuda özel bir makale yazmak için elimizden gelenin en iyisini yapacağız. Gelecekte başvurmak için web sitemizi yer imine kaydedin. Okuduğunuz için teşekkürler.