8 найкращих прийомів використання OneNote як керування проектами
Різне / / December 14, 2021
OneNote широко популярний завдяки можливостям створення нотаток. Однак ви можете легко використовувати OneNote як керування проектами за допомогою розумної організації, шаблонів OneNote, функцій спільного доступу та розумної інтеграції з Outlook.
Можливо, ви не хочете використовувати інший інструмент управління проектами і прагнете працювати з єдиним інтерфейсом цілий день. У вас уже є всі доступні дані в Блокнот OneNote, і використання того самого програмного забезпечення для управління проектами має забезпечити безперебійну роботу. Дотримуйтесь наведених нижче порад і виконуйте роботу за допомогою OneNote.
Також на Guiding Tech
1. Використовуйте блокнот, розділ і сторінки OneNote
OneNote використовує унікальний метод для організації нотаток. На відміну від Evernote і Apple Notes, ви не обмежуєтесь використанням тегів для впорядкування нотаток. Ви можете покладатися на розділи та сторінки для організації думок.
Ви можете створити окремий блокнот для майбутнього проекту та створити для нього різні розділи. Наприклад, ви можете створити новий блокнот як назву програми/програмного забезпечення, додати до нього такі розділи, як UX, UI, Комунікація, Розробка програмного забезпечення та Тестування.
Додайте необхідні нотатки або сторінки та створіть ідеальний блокнот, яким можна поділитися.
2. Прийміть руку допомоги від шаблонів OneNote
Створення кожної сторінки OneNote з нуля займає багато часу. Зрештою, ви вибираєте OneNote як інструмент керування проектами, щоб заощадити час. чи не так?
Ви можете вибрати один із вбудованих шаблонів OneNote і швидко розпочати роботу.
Крок 1: Відкрийте OneNote на комп’ютері.
Крок 2: Виберіть відповідний блокнот і розділ.
Крок 3: Додайте нову сторінку та клацніть на меню «Вставка» вгорі.
Крок 4: Виберіть Шаблони сторінок.
Крок 5: Відкриється спеціальне меню шаблонів.
Крок 6: Виберіть зі списку бажаний шаблон і подивіться на магію.
Вам потрібно лише внести кілька змін тут і там. Ви навіть можете створювати власні шаблони OneNote, щоб заощадити більше часу в майбутньому. Прочитайте нашу спеціальну публікацію, щоб дізнатися як створити шаблони в OneNote.
3. Додайте електронні листи Outlook до OneNote
У деяких ситуаціях потрібно надсилати важливі клієнтські електронні листи до OneNote для довідки.
Outlook пропонує пряму інтеграцію з OneNote. Ось як це можна використовувати.
Крок 1: Відкрийте Outlook у Windows.
Крок 2: Виберіть електронний лист, який потрібно надіслати в OneNote.
Крок 3: Натисніть на меню з трьома крапками у верхньому правому куті та виберіть OneNote.
Outlook запитає вас, де ви хочете зберегти електронний лист в OneNote. Виберіть розділ у зошиті, і все готово.
4. Додайте відповідні файли в OneNote
Перш ніж надати доступ до блокнота OneNote іншим, вам потрібно додати відповідні файли та електронні таблиці на сторінку. Зробити це досить просто.
На сторінці OneNote виберіть Вставити. Ви отримаєте можливість інтегрувати файл Excel на сторінку. Якщо ви хочете записати аудіо або відео, ви можете легко зробити це з того самого меню.
Також на Guiding Tech
5. Поділіться записом OneNote
Тепер, коли ви створили ідеальний блокнот OneNote із шаблонами, електронними листами, файлами тощо, настав час поділіться зошитом з іншими членами команди для управління проектом.
Крок 1: У блокноті OneNote натисніть Файл у верхньому лівому куті.
Крок 2: Виберіть Поділитися.
Крок 3: Введіть електронні адреси інших учасників і надайте їм дозвіл на редагування.
Крок 4: Натисніть Поділитися внизу та дозвольте іншим приєднатися до блокнота.
6. Відстеження останніх змін
Коли ваша команда приєднається до блокнота OneNote, ви захочете відстежувати зміни, внесені іншими.
З блокнота OneNote перейдіть до меню Історія вгорі. Виберіть Останні зміни та перевірте зміни, внесені іншими користувачами на сторінці. Ви також можете шукати зміни за певним автором у меню «Знайти за автором».
7. Основні теги для відстеження статусу завдання
OneNote постачається з десятками вбудованих тегів для відстеження прогресу проекту. На сторінці OneNote ви можете перейти на домашню сторінку та перевірити теги.
Ви можете додати різні теги, такі як проект, обговорення з особою X, запит клієнта, важливо, зворотний дзвінок, надіслати електронною поштою тощо.
8. Захист паролем Сторінка OneNote
Ви ж не хочете, щоб кожен член команди мав доступ до всіх сторінок OneNote, чи не так? Деякі сторінки OneNote можуть містити конфіденційну інформацію, як-от результати за квартал, жорсткі відгуки клієнтів, остаточний дизайн інтерфейсу користувача тощо.
Щоб запобігти несанкціонованому доступу до цих сторінок, ви можете захистити їх паролем у розділі Огляд.
Також на Guiding Tech
Таким чином, лише ви та вибрані члени команди матимете доступ до сторінки.
Опануйте можливості керування проектами OneNote
Навіщо доплачувати за спеціальний інструмент керування проектами, якщо ви можете виконувати роботу з самого OneNote? Звичайно, спеціальні інструменти мають десятки функцій, але запитайте себе, чи скористаєтеся ви ними? Якщо ні, то OneNote може стати ідеальним рішенням для керування невеликими проектами на ходу.