Використовуйте умови винятків у Outlook для правил негативних листів

Ми говорили про правила Outlook у кількох публікаціях. Деякі з цих порад допоможуть вам організуйте свою пошту краще. Однак ви, мабуть, бачили одну спільну рису: ми зазвичай пропускаємо умова виключення і залиште вам вирішити, чи дійсно вам потрібно щось додати.

Сьогодні ми збираємося розповісти вам про важливість винятків. Фактично, ми покажемо вам, як використовувати умови винятків для створення негативний правила.

Давайте візьмемо приклад. Я їду у відпустку, і я взагалі люблю виключати роботу з особистого життя. Отже, поки я міг би легко створити a автовідповідь про відпустку для кожної електронної пошти, яка потрапляє в мою папку «Вхідні», я хотів би робити це лише з робочими електронними листами (особливо тими, які надсилаються групам, що включають мене), і все одно звертатися до листів, «надісланих лише мені».

Крута порада: ІЯкщо ви в значній мірі покладаєтесь на правила електронної пошти Outlook, ви повинні подумайте про створення резервної копії щоб ви завжди могли імпортувати їх, якщо втратите їх під час несподіваної несправності.

Отже, чи є вихід, де я можу надсилати автоматичні відповіді на всі електронні листи, крім тих, які надіслані лише мені? Так, є. Мені потрібно надсилати відповіді на електронні листи, які надсилаються мені та комусь іншому. Тобто,

всі електронні листи, крім тих, які надіслані лише мені.

Тут ми розглянемо етапи створення такого правила. Ви можете застосувати подібний підхід до будь-якого негативного правила, яке хочете створити.

Крок 1: Перейдіть до Файл меню на стрічці та відкрийте його.

Крок 2: Вас відвезуть до Інформація про реєстрацію сторінку. Натисніть на Керування правилами та сповіщеннями значок.

Крок 3: Почніть, натиснувши на Нове правило.

Крок 4: На Майстер правил. Почніть з порожнього правила шляхом вибору Застосовувати правила до повідомлень, які я отримую. Натисніть на Далі.

Крок 5: Потім вам буде запропоновано вибрати умову. Не робіть тут жодного вибору. Просто вдартеся Далі.

Крок 6: З’явиться попередження про те, що правило буде застосовано до всіх повідомлень. Сказати, Так.

Крок 7: Виберіть дію. Я бажаю відповідати за певним шаблоном і шаблон містить відповідь про відсутність офісу.

Крок 8: На нижній панелі того ж вікна натисніть на а вказаний шаблон і перегляньте та виберіть форму відповіді з шаблоном.

Крок 9: Тепер ви перейдете до вікна винятків. Тут я збираюся застосувати умову винятку за винятком випадків, коли надіслано лише мені. Натисніть на Далі.

Крок 10: Ви закінчили. Завершіть налаштування, натиснувши на Закінчити.

Тепер під час відпустки ви будете надсилати автоматичні відповіді лише на ті листи, які надсилаються не тільки вам. Цікаво, правда?

Висновок

Подумайте про різні інші сценарії, коли вам потрібно створити такі негативні правила. Коли ви зрозумієте їх і створите правила успішно, ви почнете любити правила Outlook набагато більше, ніж раніше.