Як автоматично видаляти електронні листи в Microsoft Outlook

Після Gmail, Microsoft Outlook є найпопулярнішим постачальником послуг електронної пошти. Підприємства люблять Microsoft Outlook завдяки його тісній інтеграції з Офіс 365 пакет. Що стосується споживачів, Microsoft виконала гідну похвалу роботу зі сховищем, кросплатформною доступністю та функціями.

Програма Outlook доступна на iOS, Android, Windows, macOS і в Інтернеті. Компанія придбав популярний додаток Acompli і Календар сходу сонця щоб пришвидшити розробку мобільного додатка. Коротше кажучи, є достатні причини використовувати Outlook над конкурентами для особистого користування. Але, маючи лише 15 ГБ безкоштовної пам’яті, у вас може закінчитися пам’ять. І з тенденцією зростання непотрібних маркетингових електронних листів і спаму важче, ніж будь-коли, відфільтрувати відповідні електронні листи з небажаної електронної пошти.

Microsoft дійсно пропонує функцію сфокусованої папки вхідних, але вона обмежується фільтруванням релевантних електронних листів для користувача. Ще одним корисним доповненням є правила Outlook. Це версія Outlook

IFTTT. За допомогою правил можна створити кілька автоматизованих систем для переміщення певних листів в архів або видалення розділу листів.

У цій публікації ми ознайомимо вас із функцією правил Outlook, а також створимо правила для автоматичного видалення та автоматичного архівування електронних листів з Outlook. У публікації також буде розглянуто ще один бонусний трюк Outlook, щоб скасувати підписку на невідповідні листи з одного місця. Давайте розпочнемо.

Завантажте Microsoft Outlook

Створіть правило автоматичного видалення з електронної пошти

По-перше, функція Правил доступна лише в програмі Outlook для Windows/Mac і Outlook Web. У цій публікації я згадаю кроки для веб-версії Outlook.

Крок 1: Відкрийте Outlook Web і ввійдіть, використовуючи облікові дані облікового запису Microsoft.

Крок 2: Виберіть невідповідний електронний лист і відкрийте його.

Крок 3: Торкніться меню з трьома крапками та виберіть Створити правило.

Крок 4: Створіть правило для переміщення повідомлень від відправника до видалених елементів.

Після цього всі листи від відправника будуть переміщені безпосередньо до видаленої папки. Ви все ще можете отримати доступ до них із меню «Видалені» в папках.

Також на Guiding Tech

Створіть правила автоматичного видалення з налаштувань Outlook

Наведений вище сценарій переміщує всі листи від відправника до видалених елементів, але що робити, якщо хтось хоче видалити листи з певною темою або певними ключовими словами з тіла повідомлення.

Наприклад, я не хочу отримувати від свого банку пропозиції щодо кредитів, оновлення щодо коронавірусу чи будь-який інший маркетинговий непотріб. Однак я хочу отримувати щомісячну виписку та рахунок кредитної картки поштою. Отже, як встановити такі правила? Виконайте наведені нижче дії.

Крок 1: Відкрийте Outlook Web і перейдіть до Налаштувань.

Крок 2: Перегляньте всі налаштування Outlook, і з’явиться спеціальне меню налаштувань.

Крок 3: Виберіть параметр Правила та виберіть Додати нове правило.

Крок 4: Давайте назвемо його Правила банку та додамо умову.

Крок 5: Додайте ключові слова, які більше не стосуються вас, я додав такі терміни повідомлення, як позика, EMI тощо.

Крок 6: Створіть правило для переміщення всіх листів у папку видалення та натисніть «Зберегти».

Тепер, коли ви отримуєте електронні листи з ключовими словами позика, EMI або важливі, вони автоматично переміщуються до папки видалення.

Давайте створимо ще одне корисне правило. Чи будемо? Кожна компанія розсилає користувачам електронні листи, пов’язані з коронавірусом. Хоча я аплодую їхнім зусиллям, іноді стає втомливо читати новини про смертельний вірус щодня. За допомогою правил Outlook ви можете автоматично видаляти цю пошту, перш ніж вона дійде до вас.

Крок 1: Відкрийте Outlook Web і перейдіть до Налаштування > Пошта > Правила.

Крок 2: Давайте дамо новому правилу назву «Коронавірус» і додамо умови.

Крок 3: Додайте умови, наприклад, якщо тіло повідомлення містить ключове слово «Коронавірус», «COVID-19», а потім перемістіть ці листи до папки видалення.

Правила Outlook є потужною функцією, а можливості безмежні. Ось як я цим користуюся. Кожного разу, коли я перебуваю у відпустці, я створюю правило, щоб переміщувати всі вхідні електронні листи до папки «Під час подорожі» і ніколи не перериватися під час сімейного відпочинку.

Також на Guiding Tech

Скасуйте підписку на невідповідних відправників електронної пошти

Функція автоматичного видалення корисна, коли ви хочете відфільтрувати відповідні листи від підроблених. Але що робити, якщо ви хочете повністю припинити отримувати електронні листи від відправника. Що ж, ви завжди можете скористатися опцією скасування підписки з електронної пошти.

Але знаходження цієї крихітної кнопки скасування підписки в кожному листі може зайняти багато часу та нудно. На щастя, з Outlook Web, ви можете побачити всіх відправників електронної пошти за допомогою кнопки скасування підписки в одному місці.

Крок 1: Відкрийте Outlook Web і перейдіть до Налаштувань.

Крок 2: Перейдіть до Пошта > Підписки.

Крок 3: Тут ви побачите список відправників електронної пошти з великою кнопкою скасування підписки.

Крок 4: Скасуйте підписку на непотрібні з меню, а також ви можете натиснути на меню з трьома крапками, щоб заблокувати відправника.

Я використовую цю функцію раз на квартал, щоб видалити невідповідні листи зі списку.

Також на Guiding Tech

Використовуйте Outlook як професіонал

Microsoft Outlook містить чудову функцію правил. Ви можете використовувати його для автоматичного видалення, автоматичного архівування вхідних листів, переміщення їх у різні папки на певний час і навіть скасування підписки на непотрібного відправника з єдиного меню. Рішення, згадане вище, спрацювало для нас як диво. Ви придумали інше рішення, яке не залучає сторонніх додатків?