Як створити шаблони електронної пошти в Microsoft Outlook
Різне / / November 29, 2021
Одним із найкращих способів заощадити час на повторюваних завданнях є створення шаблонів. Шаблон допомагає створити структуру або форму для будь-якого вмісту. Наприклад, у Microsoft Outlook користувачі можуть створювати шаблони електронної пошти замість того, щоб щоразу створювати листи з нуля.
Ці шаблони електронних листів стануть у нагоді, коли вихідні листи мають однаковий вміст або подібну структуру. Щоб створити шаблон електронної пошти в Microsoft Outlook, користувачі можуть використовувати або Функція швидких запчастин або надбудова Мої шаблони. Ось як це працює:
Також на Guiding Tech
Створіть шаблон електронної пошти за допомогою швидких частин у Microsoft Outlook
Quick Parts — це галерея в Microsoft Outlook, яка містить багаторазовий вміст, наприклад текст і зображення. Користувачі можуть зручно вибирати ці елементи та вставляти їх у електронні листи, запрошення на зустрічі, завдання тощо. Ось як використовувати Quick Parts для створення шаблону електронної пошти:
Примітка: Microsoft представила швидкі частини в Outlook 2007, щоб замінити автотекст, який був присутній у попередніх версіях.
Крок 1: Запустіть Microsoft Outlook на своєму комп’ютері.
Крок 2: На стрічці виберіть Нова електронна пошта, щоб створити лист, який буде збережено як шаблон.
Крок 3: Виділіть текст листа.
Крок 4: Натисніть вкладку «Вставка», а в групі «Текст» натисніть спадне меню «Швидкі частини».
Крок 5: З перелічених параметрів виберіть Зберегти виділення в галереї швидкої частини, щоб відкрити діалогове вікно.
Крок 6: У діалоговому вікні заповніть відповідні дані для полів нижче:
- Ім'я: Це унікальний ідентифікатор для кожного запису. Quick Parts містить назви в алфавітному порядку. Ви знайдете це дуже корисним, якщо у вас є кілька записів.
- Галерея: Outlook допомагає зберігати вміст Quick Parts у певних галереях. Це дуже корисно, якщо у вас збережено безліч шаблонів.
- категорія: Ви повинні дотримуватися Загальні, за винятком випадків, коли вам потрібно додаткове групування для ваших шаблонів. Категорії схожі на підпапки і належать до галерей.
- Опис: Це коментар, який допомагає описати кожен запис або шаблон. Ви ніколи не бачите цього атрибута, тому не потрібно турбуватися про це.
- Зберегти в: Щоб переконатися, що вміст доступний для використання в електронних листах Outlook, використовуйте NormalEmail.dotm. Ви також можете ізолювати свої записи за шаблоном.
- Параметри: Цей атрибут допомагає визначити, як ви вставляєте кожен запис.
Крок 7: Натисніть OK, щоб зберегти деталі вашого нового запису. Ви завжди можете отримати доступ до цього запису для різних цілей, включаючи створення електронних листів.
Крок 8: Щоб скористатися новим шаблоном, перейдіть до тієї частини електронного листа, де потрібно відобразити шаблон.
Крок 9: Виберіть Швидкі частини та клацніть на шаблоні, який потрібно використовувати.
Примітка: Будь-який елемент, збережений у Quick Parts, доступний лише локально на ПК.
Також на Guiding Tech
Створіть шаблон електронної пошти за допомогою надбудови Мої шаблони
Мої шаблони — це надбудова, надана Microsoft для полегшення введення тексту одним клацанням миші. За допомогою цієї функції користувачі можуть зберігати часто використовувані фрази та додавати їх до електронних листів, коли це необхідно. Ця функція попередньо встановлена в Outlook; однак користувачі повинні мати обліковий запис електронної пошти на сервері Microsoft Exchange.
Ось як використовувати надбудову Мої шаблони:
Примітка: Надбудова «Мої шаблони» доступна в Microsoft Outlook 2019, 2016 і 2013, а також у Microsoft 365.
Крок 1: Запустіть Microsoft Outlook.
Крок 2: На стрічці виберіть Нова електронна пошта.
Крок 3: На вкладці Повідомлення та в групі Мої шаблони натисніть Переглянути шаблони.
Примітка: Якщо надбудова «Шаблони перегляду» не попередньо налаштована на стрічці Outlook, виберіть «Файл і керування надбудовами», щоб її інсталювати.
Крок 4: У новому діалоговому вікні натисніть «Шаблон».
Крок 5: У порожніх текстових полях введіть назву та текст листа.
Крок 6: Натисніть «Зберегти», щоб переконатися, що шаблон доступний у будь-який час, коли він вам знадобиться.
Крок 7: Натисніть на щойно створений шаблон, щоб перенести його в тіло листа.
Примітка: Шаблони, створені за допомогою надбудови Мої шаблони, зберігаються у вашій поштовій скриньці і доступні з будь-якого місця.
Також на Guiding Tech
Створення шаблонів електронної пошти в Gmail
Ви можете легко створювати прості шаблони в Microsoft Outlook, використовуючи функцію «Швидкі частини» або надбудову «Мої шаблони». Ви також можете створювати шаблони в інших поштових програмах, наприклад Gmail за допомогою Gorgias.