Як створити шаблони електронної пошти в Gmail і Outlook

Мої останні кілька місяців з Microsoft Outlook і Lotus Notes були досить цікавими. Я ніколи не був фанатом настільні поштові клієнти, але коли я почав використовувати ці програми, я ніколи не міг повернутися назад. Однією з найбільш корисних функцій цих клієнтів є можливість створювати шаблони електронних листів, також відомі як канцелярські товари, які можуть надсилати щоденні електронні листи, де більшість тексту електронної пошти також є таким же швидко. Чи це а щоденний звіт або просто електронний лист із підтвердженням, готовий шаблон може заощадити багато часу.

Я бачив, як люди шукають електронний лист у своїй папці «Надіслані», а потім пересилають його після редагування. Практично кажучи, це працює краще, ніж перекомпонувати всю електронну пошту з пам’яті, але зміна теми та редагування адреси можуть зайняти деякий час.

Крім того, збільшується ймовірність помилок, якщо задіяна ручна робота. Тому, щоб покращити ситуацію, я пропоную використовувати розширення для Chrome під назвою

Шаблони електронних листів Gorgias які можуть допомогти вам створювати та використовувати шаблони електронної пошти в Gmail, Yahoo, Outlook та інших популярних клієнтах електронної пошти.

Початок роботи з Горгієм

Після встановлення розширення натисніть піктограму на панелі розширень, щоб відкрити сторінку конфігурації.

Gorgias постачається з 4 шаблонами за замовчуванням, щоб дати вам основне уявлення про те, що ви можете робити з розширенням. Щоб створити новий шаблон, натисніть на Новий шаблон і почніть з дати їй назву. Після цього ви можете почати вводити текст електронного листа Вміст шаблону поле. Якщо ви хочете додати поле теми також у шаблон, клацніть на налаштувати поля та поставте галочку Варіант теми.

Особливості шаблонів електронної пошти Gorgias

Справжня сила розширення полягає у можливості використовувати змінні під час заповнення шаблону. Припустимо, вам потрібно автоматично заповнити ім’я людини. У цьому випадку натисніть на Вставити змінну і виберіть Кому: Ім'я варіант. Коли ви вставите шаблон, розширення автоматично заповнить ці назви змінних із контактних даних електронного листа та полегшить створення подібних листів для різних контактів.

Ще одна цікава особливість Текстовий ярлик і використовуючи цей конкретний параметр, ви можете ініціювати завершення шаблону за допомогою клавіші табуляції.

Після того, як ви створили кілька шаблонів, настав час вставити один в електронний лист. Відкрийте Вікно створення Gmail і ви помітите кнопку Горгія на правій стороні. Розширення відображатиме всі збережені вами шаблони, і одним клацанням миші вони будуть вставлені в текст електронного листа. Ви також можете скористатися текстовим ярликом і натиснути кнопку вкладки, щоб полегшити роботу.

Крута порада: Пересилайте надісланий електронний лист і клацніть правою кнопкою миші вікно створення, щоб створити шаблон із наявних листів. Хіба це не круто?

Безкоштовна версія розширення обмежує шаблони одним пристроєм, і немає можливості синхронізувати шаблони за допомогою облікового запису в Інтернеті.

Отже, якщо у вас є два або більше пристроїв, на яких ви працюєте, вам доведеться створювати шаблони окремо для кожної системи, якщо ви не придбаєте платну програму. Крім того, ви ризикуєте втратити дані, якщо видалите Chrome або розширення або перевстановите Windows. Але за 4,99 дол. США на місяць ви можете отримати функцію синхронізації з загальним доступом до командних шаблонів.

Висновок

Gorgias — чудовий додаток, якщо ви щодня працюєте над подібними електронними листами. Я вже поставив йому 5 зірок у веб-магазині Chrome. Я також зв’язався з розробниками, щоб додати деякі додаткові змінні в шаблони, як-от час і дата. Спробуйте сьогодні та поділіться з нами своїми думками.