أهم 8 حيل لاستخدام OneNote كإدارة مشروع

يشتهر OneNote على نطاق واسع بقدرات تدوين الملاحظات. ومع ذلك ، يمكنك بسهولة استخدام OneNote كإدارة مشروع باستخدام التنظيم الذكي وقوالب OneNote ووظائف المشاركة والتكامل الذكي مع Outlook.

ربما لا ترغب في استخدام أداة أخرى لإدارة المشاريع وتهدف إلى العمل من واجهة واحدة طوال اليوم. لديك بالفعل جميع البيانات المتاحة في دفتر ملاحظات OneNote، واستخدام نفس البرنامج لإدارة المشروع يجب أن يوفر تجربة سلسة. اتبع النصائح أدناه وقم بإنجاز العمل باستخدام OneNote.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

1. استخدم OneNote Notebook والمقطع والصفحات

يستخدم OneNote طريقة فريدة لتنظيم الملاحظات. على عكس Evernote و ملاحظات أبل، فأنت لست مقيدًا باستخدام العلامات لترتيب الملاحظات. يمكنك الاعتماد على الأقسام والصفحات لتنظيم الأفكار.

يمكنك إنشاء دفتر ملاحظات منفصل للمشروع القادم وإنشاء أقسام مختلفة له. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء دفتر ملاحظات جديد كاسم تطبيق / برنامج وإضافة أقسام مثل UX و UI والاتصالات وتطوير البرامج والاختبار إليه.

أضف الملاحظات أو الصفحات الضرورية وأنشئ دفتر ملاحظات مثاليًا جاهزًا للمشاركة.

2. خذ يد المساعدة من قوالب OneNote

يستغرق إنشاء كل صفحة OneNote من البداية وقتًا طويلاً. بعد كل شيء ، يمكنك اختيار OneNote كأداة لإدارة المشاريع لتوفير الوقت. أليس كذلك؟

يمكنك اختيار أحد قوالب OneNote المضمنة والبدء بسرعة.

الخطوة 1: افتح OneNote على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

الخطوة 2: حدد دفتر الملاحظات والقسم ذي الصلة.

الخطوه 3: أضف صفحة جديدة وانقر على قائمة "إدراج" في الأعلى.

الخطوة الرابعة: حدد قوالب الصفحة.

الخطوة الخامسة: سيفتح قائمة قوالب مخصصة.

الخطوة السادسة: حدد القالب المفضل لديك من القائمة وشاهد السحر.

ما عليك سوى إجراء بعض التعديلات هنا وهناك. يمكنك أيضًا إنشاء قوالب OneNote مخصصة لتوفير المزيد من الوقت في المستقبل. اقرأ منشورنا المخصص للتعلم كيفية إنشاء قوالب في OneNote.

3. أضف رسائل البريد الإلكتروني في Outlook إلى OneNote

في بعض الحالات ، تحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني مهمة للعميل إلى OneNote للرجوع إليها.

يقدم Outlook تكاملاً مباشرًا مع OneNote. وإليك كيف يمكنك استخدامه.

الخطوة 1: افتح برنامج Outlook على نظام Windows.

الخطوة 2: حدد بريدًا إلكترونيًا تريد إرساله إلى OneNote.

الخطوه 3: انقر فوق القائمة ثلاثية النقاط في الزاوية اليمنى العليا وحدد OneNote.

سيطلب منك Outlook المكان الذي تريد حفظ البريد الإلكتروني فيه في OneNote. حدد القسم في دفتر ملاحظات ، وأنت على ما يرام.

4. أضف الملفات ذات الصلة إلى OneNote

قبل مشاركة دفتر ملاحظات OneNote مع الآخرين ، تحتاج إلى إضافة الملفات وجداول البيانات ذات الصلة إلى الصفحة. من السهل جدًا القيام بذلك.

من صفحة OneNote ، حدد إدراج. ستحصل على خيار دمج ملف Excel بالصفحة. إذا كنت ترغب في تسجيل الصوت أو الفيديو ، فيمكنك القيام بذلك بسهولة من نفس القائمة.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

5. مشاركة دفتر ملاحظات OneNote

الآن بعد أن أنشأت دفتر ملاحظات OneNote مثاليًا مع القوالب ورسائل البريد الإلكتروني والملفات والمزيد ، فقد حان الوقت لذلك مشاركة دفتر الملاحظات مع أعضاء الفريق الآخرين لإدارة المشروع.

الخطوة 1: من دفتر ملاحظات OneNote ، انقر فوق ملف في الزاوية اليسرى العليا.

الخطوة 2: حدد مشاركة.

الخطوه 3: اكتب عناوين البريد الإلكتروني للأعضاء الآخرين ومنحهم إذن التحرير.

الخطوة الرابعة: انقر فوق مشاركة في الجزء السفلي واسمح للآخرين بالانضمام إلى دفتر الملاحظات.

6. تعقب التغييرات الأخيرة

بمجرد انضمام فريقك إلى دفتر ملاحظات OneNote ، قد ترغب في تعقب التغييرات التي قام بها الآخرون.

من دفتر ملاحظات OneNote ، انتقل إلى قائمة المحفوظات في الجزء العلوي. حدد التعديلات الأخيرة وتحقق من التعديلات التي أجراها الآخرون على الصفحة. يمكنك أيضًا البحث عن التغييرات بواسطة مؤلف معين من قائمة "بحث حسب المؤلف".

7. العلامات الرئيسية لتتبع حالة المهمة

يأتي OneNote مزودًا بالعشرات من العلامات المضمنة لتتبع تقدم المشروع. من صفحة OneNote ، يمكنك الانتقال إلى الصفحة الرئيسية والتحقق من العلامات.

يمكنك إضافة علامات مختلفة مثل Project ، والمناقشة مع الشخص X ، وطلب العميل ، والمهم ، ومعاودة الاتصال ، وإرسال البريد الإلكتروني ، والمزيد.

8. حماية صفحة OneNote بكلمة مرور

لن ترغب في أن يتمكن كل عضو من أعضاء الفريق من الوصول إلى جميع صفحات OneNote ، أليس كذلك؟ قد تحتوي بعض صفحات OneNote على معلومات حساسة مثل نتائج ربع السنة وملاحظات العملاء القاسية وتصميم واجهة المستخدم النهائية والمزيد.

لمنع هذه الصفحات من الوصول غير المصرح به ، يمكنك حمايتها بكلمة مرور من قسم المراجعة.

أيضا على توجيه التكنولوجيا

بهذه الطريقة ، يمكنك أنت والأعضاء المحددون في الفريق فقط الوصول إلى الصفحة.

قدرات إدارة مشروع OneNote الرئيسية

لماذا تدفع مبلغًا إضافيًا مقابل أداة مخصصة لإدارة المشاريع بينما يمكنك إنجاز العمل من OneNote نفسه؟ بالتأكيد ، تأتي الأدوات المخصصة مع عشرات الميزات ولكن اسأل نفسك ، هل ستستخدمها؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكن أن يكون OneNote هو الحل الأمثل لإدارة المشاريع الصغيرة أثناء التنقل.