11 най-добри онлайн съвети и трикове за Microsoft Word

Отминаха дните, когато имате нужда от специален Office Suite на вашия работен плот, за да създадете документ на Word. Днес всичко, от което се нуждаете, е валиден акаунт в Office 365 и можете достъп до Microsoft Word Онлайн за миг. От създаването на прост документ до изработването на творчески шаблони, можете да правите почти всичко с Word Online.

Това обаче не е всичко, което Word Online може да предложи. Ще бъдете изненадани от броя на функциите, които онлайн версията на Word пакетира.

В тази публикация ще намерите 11 съвета и трика, за да извлечете максимума от Microsoft Word Online. И не се притеснявайте, няма да покрием обичайните трикове, свързани с Word.

Но преди да започнем, нека видим разликата между офлайн и онлайн варианта.

Онлайн срещу Офлайн: Какви са приликите

В по-голямата си част както онлайн, така и офлайн версията на Microsoft са почти сходни, когато става въпрос за форматиране на текст. Ще намерите основни опции за клипборда, Шрифт, Абзац и Стилове и в двете версии. Същото важи и за разделите Вмъкване и Оформление.

Въпреки това, няма да намерите всички офлайн функционалности като 3D икони, диаграми или препратки. Друга разлика е, че лентата с инструменти на онлайн версията е много проста в сравнение с офлайн версията. Можете също да превключите към по-опростена версия, като превключите превключвателя за опростена лента в горната част.

Сега, след като установихме приликите и разликите, нека да продължим, нали?

Също и на Guiding Tech

1. Добавете сътрудници и блокирайте изтеглянето

Ако сте използвали споделяне на документи в Google Документи, ще откриете много прилики между тях Гугъл документи и Word Online. След като приключите с редактирането на вашия документ, щракнете върху бутона Споделяне в горния десен ъгъл.

След това щракнете върху връзката „Всеки може да редактира…“ и ще видите четири различни опции. За да добавите конкретни сътрудници, изберете Конкретни хора, щракнете върху Приложи и добавете имената.

Освен това можете да блокирате изтеглянето на документ само за преглед, като изключите превключвателя Блокиране на изтегляне.

Страхотен съвет: Ако споделяте връзка ръчно, можете също да зададете дата на изтичане за нея.

2. Запазете като PDF или Doc като професионалист

Това, което харесвам в документите на Word Online, е, че можете изтегляйте ги офлайн като .docx файлове, и продължете да работите по тях. Трансформацията е безпроблемна и дори няма да забележите прехода от онлайн към офлайн.

За да направите това, докоснете File > Save As > Download a Copy и отворете .docx файла в Office 365.

Освен това, можете също да изтеглите копие като PDF или ODT.

Професионален съвет: Можете също да изтеглите документ направо от началната страница на Word. Отворете менюто Подробности и изберете Изтегляне.

3. Редактиране в Word офлайн

Освен запазване, можете също да отворите .docx файл направо в настолната версия на MS Word. Имайте предвид, че трябва да използвате едни и същи идентификационни данни както за вашия онлайн, така и за офлайн акаунт.

За да направите това, щракнете върху Редактиране в Word. Това е! Зареждането на офлайн версията обаче може да отнеме няколко секунди.

Също и на Guiding Tech

4. Добавяне и управление на коментари

Сега и вие, или членовете на вашия екип можете да добавяте коментари към споделен документ. Освен това можете също да споменавате имена, ако има някаква конкретна призив за действие.

За да направите това, изберете частта от текста, която искате да маркирате, докоснете Вмъкване > Коментар.

Като алтернатива можете да изберете текста, да щракнете с десния бутон и да изберете Добавяне на коментар.

Потребителите могат също да маркират тема като решена (или да изтрият коментар), когато въпросът е решен. За да направите това, отворете панела за коментари, потърсете го и щракнете върху менюто с три точки.

5. Къде са всички опции на заглавката?

Офлайн потребителят може да намери липсата на опциите на заглавката за разочароваща. Не се притеснявайте, защото те все още са там, макар и малко скрити.

Щракнете върху Вмъкване > Горен и долен колонтитул и въведете информацията за заглавката в текстовите полета в горната и долната част.

Сега щракнете върху Опции в крайния десен ъгъл, което ще отвори всички различни стилове.

6. Задайте предпочитания от вас език за проверка

Грешните думи предизвикват ли яростта на това червено подчертаване? Ако да, крайно време е да проверите езика за проверка по подразбиране на Word Online.

За да направите това, щракнете с десния бутон върху документа и изберете Задаване на език за проверка от списъка и щракнете върху OK. И хей, проверете състоянието на квадратчето за отметка „Не проверявайте правописа...“.

7. От скучен Word Doc до елегантна уеб страница

Знаете ли, че можете да трансформирате скучните си документи на Word красиви уеб страници? Да, правилно прочетохте. На целия ви обикновен стар документ може да се даде така необходимия тласък на презентацията, благодарение на Microsoft Sway.

За да трансформирате документ на Word, щракнете върху Файл > Трансформиране > Преобразуване в уеб страница. След това ще трябва да изберете шаблон (Bokeh изглежда доста невероятно, ако питате мен) и да натиснете бутона Transform.

След като страницата приключи изобразяването, можете да споделите връзката с избраната от вас аудитория. Това обаче не е всичко. Можете да го защитите с парола, така че връзката да не попадне в грешни ръце.

Това, което харесвам по-горе в тази трансформация, е, че не само Sway го прави лесен за четене, но също така го прави невероятно лесен за редактиране. По този начин ви спестява от неприятностите с повторното споделяне на връзки с вашите клиенти или членове на екипа.

За да видите опцията Споделяне, щракнете върху Споделяне в крайния десен ъгъл. Изберете една от опциите и щракнете върху Изискване на парола, преди да затворите менюто Споделяне.

Професионален съвет: В Sway можете също да групирате текст, снимки и други карти.

Вижте Microsoft Sway

Също и на Guiding Tech

8. Почистете началната страница на Word Online

Ако често работите с онлайн версията на Microsoft Word, сигурно сте забелязали, че началната страница може да стане доста разхвърляна с течение на времето. И добре, не отнема много време, за да загубите следа на важни документи.

За щастие, MS Word Online ви позволява да закачите важните си документи отгоре. Всичко, което трябва да направите, е да кликнете върху менюто с три точки и да изберете Добавяне към закрепени.

След това всички ваши закрепени документи ще бъдат достъпни в раздела Закрепени.

Ако сте избрали оформлението на плочки, щракнете с десния бутон върху горната част на документа и изберете Добавяне към закрепени.

Страхотен съвет: Искате изчистен вид? Просто. Кликнете върху Скриване на шаблони.

9. Качвайте файлове безпроблемно

Имайте офлайн файл за качване? Плъзнете .docx файла навсякъде на началната страница, а за останалото ще се погрижи инструментът. Хубавото е, че файлът се отваря автоматично, след като качването приключи.

10. Вграждане на Word Doc

Word Online също ви позволява да вградите вашите файлове и документи в горната част на вашия сайт или блог. Намирането на кода е лесно като пай.

Щракнете върху Файл > Споделяне и натиснете опцията Вграждане. Изберете кода и го поставете във вашия блог.

11. Кажи ми, какво искаш?

не, не Луцифер тук. Това е функция на MS Word. Това изящно малко търсене ви позволява да търсите функции и инструменти, които не можете да намерите. Не можете да намерите бутона за коментар?

Въведете заявката си и елегантното поле за търсене ще се върне незабавно със съответния инструмент. Готино, нали?

Приложете тези съвети в действие

Така че можете да използвате Word Online пълноценно. Уведомете ни, ако сме пропуснали да добавим някой от любимите ви съвети и трикове.

Следващо: Търсите инструменти за редактиране на PDF файлове? Прочетете публикацията по-долу, за да откриете някои страхотни инструменти.