Zdražovat vs. Shoeboxed: Který správce výdajů je pro vás ten pravý

Ať už jste jednotlivec, součást organizace nebo majitel obchodu, vznikají vám výdaje a musíte za ně nést odpovědnost. Je tak snadné zapomenout záznam a tak těžké si vzpomenout, kde zmizela vaše výplata.

Zdá se, že jde o univerzální problém a téměř každý, koho znám, hledá systém pro evidenci výdajů. Zatímco je potřeba zaznamenat každý výdaj je také potřeba, aby byl proces snadný a rychlý. Čím je zaznamenávání výdajů těžkopádnější, tím větší je pravděpodobnost, že se tomu vyhnete.

To je důvod, proč se podíváme na dvě z nejpopulárnějších aplikací pro sledování a správu výdajů dostupných na trhu. Naším posláním, pokud se rozhodneme to přijmout, bude dospět k závěru na konci tohoto příspěvku. Snad s vítězem.

Soutěžící jsou Expensify a Shoeboxed. Pojďme se podívat, který správce výdajů je pro vás ten pravý.

Navštivte Expensify

Navštivte Shoeboxed

1. Kompatibilita napříč platformami

Toto je jedna z prvních věcí, které zkontroluji, kdykoli hledám nový nástroj nebo aplikaci. Různí lidé mají různé potřeby. Někteří milují Android, zatímco jiní přísahají na iOS. Existují

uživatelé Windows a pak jsou lidé, kteří rádi přistupují k věcem v prohlížeči. Tato situace platí zejména, když pracujete jako součást týmu.

Shoeboxed i Expensify jsou k dispozici na platformách Android i iOS. Můžete je také bez problémů používat v libovolném prohlížeči dle vašeho výběru. To vám pomůže udržet vaše účtenky vždy synchronizované.

2. Přehled cen

Dalším důležitým faktorem, který je třeba zvážit, zejména pokud hledáte škálovatelné řešení, je cena. Se stovkami a tisíci zaměstnanců může počet vstupů a výdajů rychle překročit střechu.

Shoeboxed nabízí tři základní plány. Existuje plán na volné noze (pro jednoho uživatele), který začíná na 15 USD/měsíc, který umožňuje skenování a ukládání až 50 dokumentů/měsíc. Pokud jste malý podnik nebo mladý startup, vyberte si klasický tarif za 39 $ pro dva uživatele, kde získáte až 150 dokumentů měsíčně.

Konečně je tu obchodní plán za 69 $/měsíc, kde získáte 500 dokumentů/měsíc se 3 uživateli. K dispozici je také týmový plán, který začíná na 9,95 $ / uživatele.

Na druhou stranu, Expensify má jednodušší přístup a omezuje počet dostupných plánů. Individuální plán začíná na 4,99 $ měsíčně bez omezení účtenek, které lze naskenovat. Pro týmy mají plán 10 $/uživatele a pak existuje podnikový plán, který začíná na 18 $/uživatele. Existuje také podnikové řešení, pro které budete muset poslat e-mail nebo mluvit se zástupcem zákazníka.

Expensify má bezplatnou verzi s 10 skeny/měsíc, zatímco Shoeboxed nabízí 5 dokumentů/měsíc s bezplatným účtem. Není špatné vyzkoušet službu.

Také na Guiding Tech

3. Uživatelská zkušenost

Protože většina z nás bude používat smartphony ke skenování účtenky na výdaje, tam jsem začal. Aplikace Shoeboxed není příliš jednoduchá na používání. Rozhraní bylo trochu komplikované a bez funkcí a průvodců. Expensify má na druhou stranu čisté a intuitivní rozhraní se zaměřením na jednoduchost a rychlost.

I když jsem nezaznamenal žádné zpoždění ani u jedné aplikace, byl jsem šťastnější, že jsem se mohl bavit s Expensify než s Shoeboxed. Možnosti byly v druhém případě omezené bez možnosti spravovat nebo měnit měny.

Někteří lidé potřebují každou chvíli cestovat do zahraničí, aby se zúčastnili schůzek a co ne. S povolenou polohou bude Expensify identifikovat a měnit měny za běhu.

4. Funkce

Základní funkčnost zůstává stejná. Naskenujete účtenku a aplikace shromáždí všechny důležité podrobnosti, jako je cena, položky a množství, aby vytvořila digitalizovanou verzi účtenky, která bude synchronizována s vaším cloudovým účtem.

Zatímco obě aplikace měly možnosti uspořádat příjmy podle cest, Expensify měla kartu sestav, která se bude opravdu hodit. Jak? Sbírejte všechny účtenky, když jste na služební cestě, vytvořte zprávu a odešlete ji ke schválení. Až bude vymazán (přímý vklad nebo PayPal) a dostanete zaplaceno, budete informováni. To je výkonné a snadné zároveň.

Expensify mi umožnilo vytvářet kategorie pro další klasifikaci mých výdajů, jako je jídlo, doprava a ubytování. K platbám obvykle používáme naše kreditní karty, protože je to bezhotovostní, rychlé a pohodlné. Expensify mi také umožnil přímo importovat výpis z kreditní karty.

Shoeboxed vám umožní sledovat najeté kilometry, ale Expensify vám také umožní sledovat čas, což může být užitečné, pokud obchodujete hodiny za dolary. Expensify navíc přichází s funkcí denního příjmu, kdy je jednotlivci přidělen denní příspěvek a pomocí aplikace jej můžete denně sledovat.

Shoeboxed má jednu funkci, kterou Expensify postrádá. Pokud máte spoustu účtenek a nemáte čas na skenování, pošlete je všechny v obálce do Shoeboxed a oni je naskenují a nahrají na váš účet. Pomůže vám to vyčistit nevyřízené položky a zrychlit.

Také na Guiding Tech

5. Integrace třetích stran

Oba V krabici od bot a Zdražovat integrovat s řadou aplikací a software třetích stran, ale Expensify zde vede závod. Oba se integrují s účetními software, jako jsou Quickbooks, Intuit a Xero, ale Expensify se také spojuje s Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber a několika dalšími oblíbenými službami.

Zdražovat vs. V krabici od bot: Verdikt

Nyní to vypadá, že Shoeboxed výrazně zaostává, pokud jde o nejlepší aplikaci pro správu výdajů. Zjistil jsem, že Expensify není vhodný pouze pro nezávislé pracovníky, ale také pro začínající podniky, společnosti a korporace, které hledají škálovatelné podnikové řešení.

Bez omezení počtu účtenek, které lze naskenovat, offline podpory, větší integrace třetích stran a lepšího uživatelského zážitku, Expensify tento boj vyhrál. Ale v oboru jsou i další uchazeči, kterým se budu věnovat v pozdější příručce.

Další: Chystáte se na výlet? Hledáte aplikace pro správu cestovních výdajů, než se vydáte na cestu? Níže je odkaz na článek o úžasných aplikacích pro cestovní výdaje pro platformu Android.