Jak vytvořit e-mailovou skupinu v aplikaci Outlook

E-mail zůstává hlavním zdrojem komunikace mezi podniky, malými podniky, spotřebiteli a obchodníky. Jsou chvíle, kdy potřebujete často posílat stejný e-mail skupině lidí. Namísto přidávání kontaktů pokaždé v nabídce psaní pošty můžete vytvořit e-mailovou skupinu v Výhled a ušetříte si starosti.

Po nastavení skupiny ji můžete vložit do e-mailu a poslat jednu zprávu několika lidem najednou. Aby bylo jasno, všechny pojmy jako Skupina kontaktů, Seznam kontaktů, E-mailová skupina nebo Distribuční seznam jsou stejné. Tak se mezi nimi nenechte zmást.

Pro každého uživatele Outlooku je důležité, když plánuje poslat hromadný e-mail skupině příjemců, včetně zaměstnanců, spolupracovníků nebo přátel. Skupinový e-mail pomáhá každému uživateli odeslat jeden e-mail více příjemcům najednou, nikoli zdlouhavým kopírováním a vkládáním.

Ostatně skoro 400 milionů uživatelů e-mailu aktivně spoléhají na Outlook jako na své primární e-mailové médium a tomuto problému čelí velmi často. Tento příspěvek vám ukáže, jak vytvořit skupinový e-mail v aplikaci Outlook pomocí výchozí metody. Začněme.

Také na Guiding Tech

Co je e-mailová skupina

E-mailová skupina (skupina kontaktů) je sbírka e-mailových ID pro časté odesílání e-mailů. Když správce odešle e-mail e-mailové skupině, všechny kontakty v tomto štítku skupiny obdrží stejný e-mail.

Je to podobné jako vysílání WhatsApp, kde správce odešle zprávu do seznamu vysílání a všichni ve skupině zprávu obdrží.

K vytvoření e-mailové skupiny použijte kontakty aplikace Outlook

V níže uvedeném příkladu použijeme web aplikace Outlook k vytvoření skupiny kontaktů. Tento trik bude fungovat na všech platformách, jako je Chrome OS, Windows, Mac a dokonce i Linux.

Zde je podrobný návod, jak vytvořit skupinu Outlook pro odesílání hromadných e-mailů.

Krok 1: Otevřete Outlook na webu a přihlaste se pomocí přihlašovacích údajů k účtu Microsoft.

Krok 2: Web Outlook shromažďuje malé aplikace, jako je Kalendář Outlooku, Kontakty Outlooku, Microsoft To-Doa Sticky Notes. Klepněte na ikonu Kontakty aplikace Outlook.

Krok 3: Na následující obrazovce se zobrazí všechny kontakty aplikace Outlook, které jste v aplikaci Outlook uložili.

Krok 4: Umístěte ukazatel myši na kontakt, který chcete přidat do seznamu adresátů, a kliknutím na zaškrtávací políčko jej vyberte. Opakujte pro každý kontakt, který chcete přidat do seznamu.

Krok 5: Ujistěte se, že každý kontakt, který přidáte, má přidružený e-mail. V opačném případě se ve štítku nezobrazí, když jim později odešlete e-mail.

Krok 6: Po výběru každého kontaktu klikněte na Přidat do seznamu a poté vyberte Nový seznam kontaktů.

Krok 7: Dejte seznamu relevantní název a stiskněte Enter.

V Outlooku můžete vytvořit libovolný počet štítků. Nezapomeňte jim dát relevantní jméno, jako je rodina, kancelář, firma, klienti a další.

Také na Guiding Tech

Odeslání e-mailu pomocí skupiny e-mailů v aplikaci Outlook

Nyní, když jste vytvořili seznam pomocí aplikace Outlook, je čas odeslat e-mail pomocí aplikace Outlook. Postupujte podle pokynů v seznamu kontaktů v aplikaci Outlook.

Krok 1: Otevřete Outlook na webu.

Krok 2: Klepněte na tlačítko Vytvořit v levém horním rohu.

Krok 3: V okně Nová pošta začněte psát jméno, které jste uvedli v seznamu kontaktů, a poté klikněte na návrh, když se objeví pod textovým polem.

Krok 4: Po výběru seznamu kontaktů vyplňte e-mail a kliknutím na tlačítko Odeslat jej odešlete všem v seznamu skupin.

Na rozdíl od Gmailu web aplikace Outlook nezobrazuje přidané e-mailové adresy v nabídce pro psaní pošty. Jednoduše zobrazuje název skupiny kontaktů. To je průšvih, protože možná budete muset znovu zkontrolovat jména kontaktů a e-mailová ID, než stisknete tlačítko Odeslat.

Upravte e-mailovou skupinu v aplikaci Outlook

Pokud jste nedávno rozšířili svou rodinnou nebo kancelářskou skupinu o nové členy, budete je chtít přidat do skupiny Kontakty aplikace Outlook. Projděte si kroky pod editační e-mailovou skupinou.

Krok 1: Otevřete kontakt aplikace Outlook na webu.

Krok 2: Vyberte Všechny seznamy kontaktů z nabídky hamburgerů.

Krok 3: Vyberte seznam kontaktů, který chcete upravit.

Krok 4: Klepněte na tlačítko Upravit v seznamu kontaktů.

Krok 5: Zde můžete zadat jméno nebo e-mailovou adresu kontaktu a přidat jej do skupiny e-mailových kontaktů.

Krok 6: Pokud chcete odstranit jakýkoli existující kontakt, klepněte na značku x vedle něj.

Profesionální tip: Pokud chcete mít mezi vytvořenými skupinami méně zmatků, přidejte popis e-mailové skupiny.

Omezení skupiny Outlook

Než budete pokračovat a začnete vytvářet e-mailové skupiny Outlook, musíte pochopit některá omezení této metody.

• I když můžete snadno odesílat skupinové e-maily v aplikaci Outlook, vytvoření e-mailové skupiny je ruční a časově náročný proces. Kromě toho se musíte ujistit, že jste přidali e-mailová ID každého kontaktu, který chcete přidat do této skupiny.
• Sledování e-mailů je obtížné. Řekněme, že jste poslali e-mail skupině lidí. Někteří z nich odpověděli, zatímco někteří ne. Pro každou e-mailovou adresu budete muset navrhnout samostatný e-mail a odeslat více e-mailů ručně.
• Chybí skupina aplikace Outlook personalizace. Skupinové e-maily nelze přizpůsobit pro jednotlivé příjemce. Pamatujte, že píšete e-mail pro skupinu, nikoli pro jednu osobu. Obecný e-mail neudělá dobrý dojem ve srovnání s podrobným a ušitým na míru.

Také na Guiding Tech

Pošlete hromadný e-mail na cestách

E-mailové skupiny mohou být požehnáním pro někoho, kdo zpracovává stejný e-mail skupině lidí. Je to nezbytný doplněk pro malé a střední podniky. Na individuální úrovni to odlehčí e-mailový proces a šetří zdroje a čas pro vás.