Sådan oprettes aftaler i Outlook rigtig hurtigt

Elsk det eller had det, Microsoft Outlook er stadig det mest udbredte desktop e-mail-klient i organisationer over hele verden. Det betyder, at det også nok er den mest brugte platform til planlægning af møder og aftaler.

Nu, når der er en aftale, skal der være en dato og tid forbundet med den. Det, der generer mig med dette felt, er, at ikke alle aftaler kræver en tidsplan på absolutte datoer. Nogle gange er vi nødt til at arbejde med referencedatoer. For eksempel en uge fra i dag eller noget i retning af 2^nd tirsdag i august.

Hvad gør du i sådanne scenarier? Sandsynligvis navigerer du gennem kalenderen, finder ud af den nøjagtige dato og træffer derefter et valg. Synes du ikke, det er en stor indsats? Jeg tror på det, og derfor vil jeg vise dig nemmere og bedre måder.

Tricket her er, at Outlook kan tage naturligt sprog som input til alle datofelter. Værktøjet forstår dine forespørgsler og konverterer dem intelligent til en dato. Og ikke mange Outlook-brugere kender til dette.

Eksempel 1

Jeg vil gerne planlægge et møde en uge fra i dag, hvor i dag er, 23/04/2014. Tag et kig på mit input og resultatet ved at slå

Gå ind.

Eksempel 2

Når jeg vil have en 2^nd Tirsdag i august, det er præcis, hvad jeg skal skrive. Bemærk, at du kan skrive anden i stedet for 2^nd. Du kan også bruge dag- og månedsforkortelser som Man, Tue, Wed… og Jan, Feb, Mar…

Eksempel 3

Outlook forstår også helligdage, der falder på samme dato hvert år. Og interessant nok kan du bruge dem som referencer. Jeg vil gerne aftale et møde 1 uge før jul, og det er det, jeg skal gøre.

Få nøgleord at huske

Ovenstående tre er blot eksempler. Der er ingen ende på de naturlige sprogforespørgsler, du kan bygge. Men her er et par nøgleord, der gør indlæringen nemmere for dig:

• i dag, i morgen, i går
• i overmorgen
• dag, uge, måned, år
• før, efter, fra
• nu, næste, sidste

Jeg håber, at nøgleordene er selvforklarende. Hvis de ikke er det, foreslår jeg, at du prøver dem i stedet for at huske dem udenad.

Kombiner forespørgslerne

De forespørgsler, du skriver, er ikke atomare. Det betyder, at du kan indtaste flere ting på én gang. Synes godt om 2 uger 3 dage fra i dag.

Spar mere tid

At skrive en date på naturligt sprog virker nemt, ikke? Men du kan spare noget mere tid ved at kende disse genveje:-

• y for år
• måned i måneden
• w i ugen
• d for dagen

Hvad mere er, kan du bruge +-symbolet til at tilføje dagene. Altså 3 dage efter jul kan skrives som 25/12 +3d. Eller du kan bare skrive 25/12 3d. Prøv noget som nedenfor:-

Bemærk: Du kan dog ikke bruge minustegnet (- ) til det samme, ligesom du brugte +. Du bliver altid nødt til at bruge Før i stedet.

Konklusion

Jeg ville ønske, at jeg også kunne bruge emnelinjen fra mine eksisterende aftaler som referencepunkter. Jeg prøvede et par forespørgsler og fastlagde forskellige tilgange. Det ser ikke ud til at virke. Ikke desto mindre vil forskningen fortsætte. Hvis du tilfældigvis finder en løsning på det, så del den på tværs. Hos GT vil vi gerne lære så meget som muligt, samtidig med at vi deler det, vi lærer.

Top billedkredit: Andreanna

Sidst opdateret den 2. februar, 2022

Ovenstående artikel kan indeholde tilknyttede links, som hjælper med at understøtte Guiding Tech. Det påvirker dog ikke vores redaktionelle integritet. Indholdet forbliver upartisk og autentisk.

VIDSTE DU

Notion, produktivitetsappen, blev grundlagt i 2013.