Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og tricks
Miscellanea / / April 03, 2023
SharePoint er et kraftfuldt og meget nyttigt værktøj til både små og store virksomheder. Men det bliver nogle gange svært at bruge de forskellige værktøjer, og brugerne kan føle sig overvældet af dem alle. Så vi har besluttet at dele denne artikel om SharePoint Document Library tips og tricks til at hjælpe dig. Vi har også diskuteret nogle SharePoint-dokumentbiblioteksgrænser, så man også kan være opmærksom på dokumentbibliotekets begrænsninger. Er du spændt på at vide? Da vi er glade for at dele vores viden med dig om SharePoint-dokumentbiblioteksindstillinger! Så lad os dykke ind!
Indholdsfortegnelse
- Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og tricks
- Hvad er SharePoint Document Library?
- Sådan får du adgang til SharePoint-dokumentbiblioteksindstillinger
- Eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek
- SharePoint-dokumentbiblioteksgrænser
- Best Practices for SharePoint-struktur
Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og tricks
Hvis du vil bruge SharePoint og få mest muligt ud af det, så skal du vide om et par tips. I denne artikel har vi dækket de bedste, der vil gøre det nemmere og mere effektivt for dig at bruge SharePoint. Hold dig til slutningen for at vide mere.
Hvad er SharePoint Document Library?
Før vi diskuterer tips og tricks til SharePoint-dokumentbiblioteket, lad os først se på, hvad det faktisk er. SharePoint-dokumentbibliotek er en speciel type liste, men adskiller sig fra en almindelig liste i mange aspekter. I SharePoint-dokumentbiblioteket kan du gemme dine dokumenter, såsom billeder, filer og PDF'er mv. Så grundlæggende bruges lister til at gemme data og dokumentbiblioteker bruges til at gemme forskellige typer filer. Når du gemmer oplysninger i dokumentbiblioteket, vil det blive kendt som et element. Fortsæt med at læse for at vide, hvordan du får adgang til indstillingerne for SharePoint-dokumentbiblioteket.
Sådan får du adgang til SharePoint-dokumentbiblioteksindstillinger
Følg nedenstående trin for at få adgang til SharePoint-dokumentbiblioteksindstillinger:
1. Gå til SharePoint på din pc.
2. Klik på indstillingsikon i øverste venstre hjørne.
3. Vælge Webstedets indhold fra menuen.
4. Vælg derefter den foretrukne Dokumentbibliotek.
5. Klik på gear ikon en gang til.
6. Vælg Biblioteksindstillinger.
Læs næste afsnit for at vide om eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek.
Læs også:Hvor er menuen Værktøjer i Outlook?
Eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek
Der er mange typer dokumentbiblioteker til forskellige brugssager. Du kan bruge de forskellige typer skabeloner efter dit behov, og SharePoint har designet dem på en sådan måde, at der altid vil være noget, der matcher dit krav. Her er et par eksempler på SharePoint-dokumentbibliotek:
- Dokumentbibliotek – Her kan du opbevare Dokumenter og dele dem med andre.
- AktivBibliotek – Du kan gemme større filer som f.eks videoer, fotos og lydfiler i denne type bibliotek.
- BilledeBibliotek – Et billedbibliotek er en speciel filtype, som du nemt kan gemme billeder.
- GlideBibliotek – Dette er et meget nyttigt bibliotek, og her kan du dele slides. Og når du skal præsentere dem i et møde, kan du nemt gøre det med Microsoft Powerpoint.
- WikiSideBibliotek – Her kan du spare web sider og webdele indeholdende både billeder og tekster.
- FraBibliotek - Det er en sikker sted at opbevare alle dine formularer, Ordre:% s og rapporter.
- webstedSideBibliotek – Dette er en speciel type bibliotek, hvor du kan opbevare dine sider.
Vi håber, at dette besvarer dit spørgsmål om SharePoint-dokumentbibliotekeksempler.
Læs også:Sådan løses SharePoint Edit Web Part ikke tilladt
SharePoint-dokumentbiblioteksgrænser
Da SharePoint Document Library har fantastiske funktioner, er der også nogle begrænsninger, og du bør også være opmærksom på dem. Her er nogle få SharePoint-dokumentbiblioteksgrænser:
- Du kan kun spare op til 30 millioner elementer på en liste eller et dokumentbibliotek. Det kan dog se ud til, at det er mere end nok. Men hvis du driver en stor virksomhed og bruger SharePoint-listen som dit primære datalager, så endda 30 millioner kan synes ikke en big deal.
- Du kan kun se 5k elementer i en enkelt visning.
- SharePoint har et meget robust søgesystem. Men når der er for mange data, kan det give dig de forkerte resultater og fungerer ikke korrekt.
- Du kan ikke bruge mellemrum, når du giver et SharePoint-navn til et dokumentbibliotek.
Best Practices for SharePoint-struktur
Der er mange ting, du kan gøre for at gøre din SharePoint-oplevelse holistisk. At forstå, hvad du har brug for, og hvad der ikke har, er meget vigtigt, når det kommer til at bruge noget produktivt. Og efter at have gjort dit liv lettere, kan du dele din oplevelse i kommentarsektionen, hvordan du har anvendt de tips, der er delt nedenfor, og hvordan de havde gavnet dig. Men før det, tag et kig på disse SharePoint dokumentbibliotek tips og tricks.
1. Giv logiske navne
En ting, du skal huske på, er SharePoint, og dets værktøjer er til samarbejde. Derfor vil alt, hvad du opretter, ikke kun blive brugt af dig, men også tilgængeligt for dine kammerater eller medarbejdere. Så du skal navngive hver fil logisk. Hvis du giver et navn, der er forvirrende og måske ikke kan forstås af andre, så uden kontekst medarbejdere eller dine jævnaldrende vil spilde for meget tid på bare at finde ud af, hvad dokumentbiblioteket indeholder. Spild ikke dine jævnaldrendes tid, men invester din tid på at give et ordentligt navn.
2. Har forskellige typer bibliotek
Som vi delte, er der forskellige typer dokumentbiblioteker. Så hvis du gemmer alle dine data i en enkelt, så begrænser det ikke kun brugen af værktøjet, men gør også hele oplevelsen lidt dårlig. Så vi vil foreslå, at du bruger forskellige typer dokumentbiblioteker til at holde dataene organiseret. Dette er et af de bedste tips og tricks til SharePoint-dokumentbiblioteker, du kan følge blandt best practices i SharePoint-strukturen.
3. Brug dokumentversionering
Når du gemmer et bestemt dokument, har du muligvis indtastet de forkerte data, eller af en eller anden grund er det beskadiget. I så fald er det frustrerende at oprette dokumentet igen. Så for at spare tid og hårdt arbejde bør du altid slå dokumentversionering til. På den måde kan du gendanne den tidligere version af en fil. Dette er en af de mest bekvemme muligheder for SharePoint-dokumentbibliotek.
4. Brug Meta Tag
Du kan oprette mapper og gemme dine dokumenter der. Vi vil dog råde dig til at oprette metatags til dine dokumenter. Dette blandt de øvrige SharePoint-dokumentbiblioteksmuligheder hjælper med at søge efter et bestemt element nemt. Men hvis du bruger mapper i stedet for metatags, så er det ret svært at søge efter en bestemt fil og vil tage dig mere tid. Hvorfor råder vi dig til at undgå mapper? Hvis du bruger mapper, begrænser du klassificeringen til kun en bestemt type. Metatags på den anden side er fleksible og giver dig en række forskellige muligheder.
5. Giv tilladelse
Hvis du er ansvarlig for en bestemt afdeling og håndterer dokumentbiblioteket af dig. Så lægger det ikke kun et stort pres på dine skuldre, men bruger også mere tid og er ikke effektivt. Hvis du bruger SharePoint, er det meget nemt at give tilladelser til andre. Derfor vil vi råde dig til at tillade, redigere eller oprette nye dokumentbiblioteker, også til andre medarbejdere. Det vil ikke kun lette presset på din skulder, men også øge produktiviteten i din organisation.
6. Hold heste
Vi sagde lige, at du skulle dele autoriteten med andre for at gøre arbejdet med at administrere dokumentbiblioteket mindre trættende. Men hvis en ny praktikant eller medarbejder er kommet til din organisation, eller hvis det er en medarbejder fra en anden afdeling. Skal du give dem adgang til dokumentbiblioteket og give dem tilladelse til at redigere det? Som en engang sagde, med stor magt følger stort ansvar (hvem sagde denne linjekommentar nedenfor). Så du bør altid give stor magt til nogen meget omhyggeligt. Bestem, hvem der er ansvarlig, og hvem der har brug for tilladelserne, og tillad kun dem.
7. Navn rigtigt
Dette er et ret grundlæggende SharePoint dokumentbibliotek tips og tricks. Som vi sagde tidligere, kan du ikke bruge mellemrum mellem ord, når du navngiver et dokumentbibliotek. Så skal du bruge forskellige symboler, da det vil skabe forvirring at skrive navnet med små bogstaver? Svaret er nej, du bør ikke bruge symboler. Lad os se, hvordan det vil se ud, når du bruger symboler. And*and&go. Er det ikke forvirrende? Vi vil altid foreslå, at du bruger store bogstaver for bedre forståelse. Skriv for eksempel navnet som dette, DuckDuckGo. Dette er en mærkelig en, derfor skal du bruge dette trick til at navngive dokumentbiblioteket korrekt.
8. Har kun én type indhold
Vi vil råde dig til kun at have én type indhold pr. bibliotek. Bland ikke sammen med de andre typer, da det kan skabe forvirring. SharePoint tillader dig ikke at bulk tagge, når du uploader en fil. Så det kan også være en fordel at have én type indhold, hvis du vil tilføje tags. Det vil også hjælpe dig med nemt at finde forskellige artikler. Følg dette tip for bedste praksis for SharePoint-struktur.
9. Organiser information
Organisering af information er meget vigtig. Da SharePoint er en Microsoft-platform, kan du nemt integrere og bruge andre Microsoft-apps med SharePoint. En af apps er OneNote. Du kan bruge denne note-app til at organisere dine nye ideer på et enkelt sted.
10. Læs Læs Læs
At tilegne sig viden er meget vigtigt, når du lærer noget nyt. Det er det samme, når du vil bruge SharePoint. Hvis du ikke lærer om de forskellige værktøjer i SharePoint, er det ikke muligt at bruge platformen effektivt. Så vi vil altid foreslå, at du lærer fra blogartikler, laver kurser eller ser YouTube-videoer for at få så meget information som muligt.
Anbefalede:
- Hvor er Steam-data gemt?
- Ret Apex ukendt filversionsfejl
- Hvad sker der, når jeg sletter iCloud-sikkerhedskopi?
- Sådan opretter du en SharePoint-liste
Vi håber, at denne artikel hjalp dig med at vide om SharePoint dokumentbibliotek tips og tricks, SharePoint-dokumentbiblioteksindstillinger og SharePoint-dokumentbibliotekeksempler. Hvis du stadig har spørgsmål, så glem ikke at dele dem i kommentarfeltet, og vores team vil tage sig af dem. Du kan også fortælle os, hvilke emner du vil udforske næste gang, og vi vil forsøge at skrive en dedikeret artikel om det. Du kan også gemme vores websted til dit bogmærke til fremtidig reference. Tak fordi du læste.