Hvad er fordelene ved SharePoint? – TechCult

SharePoint er integreret med Microsoft Office, hvilket betyder, at brugere kan oprette, redigere og samarbejde om dokumenter ved hjælp af velkendte Office-programmer, såsom Word, Excel og PowerPoint, og gem dem derefter direkte til SharePoint. Her, vi har diskuteret fordelene ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering og se, om appen er egnet til forretning eller enhver form for arbejde, du udfører. På grund af de forskellige fordele, der skal afsløres i artiklen, har folk tyet til denne mulighed. Du vil også fjerne dine tvivl, f.eks. SharePoint PaaS eller SaaS. Så lad os læse om fordelene ved SharePoint for at vide mere om dette.

Hvad er fordelene ved SharePoint?

SharePoint giver en central placering til lagring og styring af alle typer dokumenter, hvilket gør det nemt for teammedlemmer at få adgang til og samarbejde om filer fra hvor som helst og på enhver enhed. Her får du at vide om fordelene ved SharePoint, SharePoint-fordele for erhvervslivet, rydde dine forespørgsler, f.eks. om SharePoint PaaS eller SaaS er eller ej, og mange flere detaljeret.

Hvad er Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint er en robust, meget fleksibel og alsidig platform til at dele filer mellem medarbejderne på et kontor. Du kan læse oplysningerne i afsnittet for at hjælpe med at forstå SharePoint-fordelepræsentationen.

• Det består af et sikkert webbaseret samarbejds- og dokumenthåndteringssystem og drives af Microsoft.
• Denne applikation bruges til dokumentdeling, avanceret søgning og indholdssamarbejde. Sammen med disse understøtter det også grundlæggende operationer som informationsdeling, gennemsigtighed og samarbejde.
• Mere end 75% af Fortune 500 virksomheder bruger denne app til at strømline forretningsprocesser og derved reducere omkostningerne. Så hvis du er forvirret over spørgsmålet om, hvorvidt SharePoint er værdigt, kan du måske stole på valget af multinationale virksomheder.
• Den brugervenlige og veldesignede brugergrænseflade, der ligner den i Office 365, hjælper med at opnå den bedste brugeroplevelse.
• Det eneste krav for at bruge platformen er at have en funktionel webbrowser og en aktiv internetforbindelse.

Læs også:Sådan løses SharePoint Edit Web Part ikke tilladt

Efter at have læst den generelle introduktion af SharePoint-appen, kan du blive stillet med yderligere spørgsmål som er SharePoint PaaS eller SaaS. Fortsæt med at læse artiklen for også at finde svarene på disse spørgsmål.

Fordelene ved SharePoint, der hjælper med at administrere forretningen og andre aktiviteter, er givet i dette afsnit. Dette kan hjælpe med at finjustere din underdrivelse af appen og dermed afgøre svaret på spørgsmålet om, hvorvidt SharePoint er værdig.

1. Dokumenthåndtering og samarbejde

Den største anvendelse af denne app er at administrere dokumenter og sikre, at samarbejdet udføres perfekt. Du kan organisere virksomhedens oplysninger for nem adgang, adgang til og strømlining af informationsstrømmen og få adgang til skylager ved hjælp af mobile enheder. De generelle fordele ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering er angivet nedenfor.

• Dette hjælper med at træffe bedre beslutninger, overholde deadlines, forstå den fælles forretningsstrategi og bruge mobilitetsfunktionen til at tillade fildeling med et klik. Cloud framework gemmer filerne i skyen.
• Del dokumenter for at få feedback eller gennemse og kommenter individuelt i realtid, gem filen i SharePoint-biblioteket, giv adgang til interessenter, og fortæl andre om redigeringen via e-mail.
• En anden lignende funktion til gennemgang er Metadata-funktionen, der hjælper med at vedligeholde oplysninger til dokumentsporing og konsolidere filer til ét projekt. Du kan også oprette én kolonne for hvert element i stedet for mapper i hierarkiet. Dette hjælper med at filtrere data og få information hurtigt.
• Forbedre workflow og beslutningstagning, da appen automatisk synkroniserer de ændringer, teammedlemmerne har foretaget i dokumentet, og dermed eliminerer flere versioner. Sammen med dette kan du se hele versionshistorikken for dokumentet og notere redaktørerne i dokumentet.
• Sammen med versionskontrol, andre funktioner som Dokument check-out og check-in, dokumentsøgning, tilladelsesadvarsler, tilpassede skabeloner, dokumenterer arbejdsgange og dokumentadvarsler, giver dig mulighed for øjeblikkeligt at oprette forbindelse til teammedlemmer via chat og dele skærme.

2. Content Management

Sammen med dette kan det bruges til at forberede og planlægge indhold, herunder Office-dokumenter, til publicering på forskellige hjemmesider på internettet og sociale platforme. Fordelene ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering og distribution af indhold kan tilskrives den specificerede funktion. Det hjælper med at dele indhold inden for og uden for organisationen, oprette og redigere opgaver og konvertere dokumenter fra et format til et andet inklusive PDF-, Word- og Excel-filformater. Derudover kan den bruges til at oprette, ændre og slette indholdet på ethvert websted, der er oprettet, eller endda oprette et nyt websted fra bunden.

3. Hurtig strømlining af forretningsprocesser

Sammen med en ensartet og strømlinet brugeroplevelse kan du indsamle og organisere data ét sted, og information fra leverandører, kommunikation med kunder eller interaktioner med partnere er samlet i formdrevet løsninger. Opret business intelligence-portaler og vis dataene på dashboardet, webportalerne eller scorecards for at træffe bedre beslutninger. Spor og spor kundepræferencer, forudsig udsving i efterspørgsel og udbud, indsaml og publicer data gemt på portalen og lav dem tilgængelige for brugere i organisationen og udtrække og udgive oplysninger fra kilder som Excel, OneNote og Microsoft SQL Server. Derudover giver de grundlæggende funktioner som filversionering, indeksering, avanceret søgemulighed og webgrænseflade mulighed for at strømline forretningsprocesser.

Følgende funktioner er fordele ved SharePoint, du skal overveje for at vælge en universalplatform.

4. Indbygget multifunktionalitet

Appen har en indbygget funktion, der passer til opgaver med flere formål og giver fleksibilitet i skiftende operationer. Appens tilpasningsevne til at blive brugt til forskellige muligheder er som angivet nedenfor.

• Administrer intern funktionalitet: Det hjælper med informationsdeling, opgaveplanlægning og styring af kontakter og fungerer derved som en intern hjemmeside for virksomheden. På grund af dette ser fordelene ved at bruge SharePoint til dokumenthåndtering ud til at hjælpe med at fungere korrekt.
• Specifik adgang til administratorer: Baseret på status for dokumentet kan Admin tildele forskellige tilladelsesniveauer til brugerne og tillade interessenter at dele og redigere dem.
• Andre funktioner: Ud over filhåndtering og dokumentdeling kan dette bruges til at indhente forretningsoplysninger, administrere sociale netværkssider og udføre andre virtuelle operationer.

5. Centraliseret administration

Ved at bruge det enkelte dashboard kan du få hurtig adgang til betjeningsfunktioner, inklusive sikkerhedsindstillinger, backup-websteder og webstedsdata, udføre gendannelser og opdatere privilegier.

• Overfør data, spor og administrer dokumenter, og strømlin og automatiser processer og forretningsdrift, hvilket gør det nemt at arbejde med gruppeprojekter.
• Brug en VPN-tjeneste, mens du er tilsluttet netværket i virksomhedens servere for at få adgang til data og dokumenter, og dermed hjælpe med filhåndtering.

6. Tilpasning

En anden grundlæggende funktion er tilpasning, som er muligheden for at ændre eller vedligeholde standardfunktionerne. Byg brugerdefinerede elementer, tilpas grænsefladen eller opret en personlig brugergrænseflade, og brug træk og slip-funktionen til nemt at forbedre brugeroplevelsen. Du kan også ændre intranetstedet baseret på design, navigation, indhold og funktioner.

7. Konsolidering af websted

Appen giver dig mulighed for at integrere alle websteder og delte arbejdsmiljøer i én platform og derved reducere omkostningerne til webstedsadministration. De interne teammedlemmer kan få adgang til og administrere de konsoliderede internet- og intranetsider, som hjælper dem med at administrere dokumenter og ændre adgangskontrol. Ud over dette kan de oprette intranetwebsteder for intern bekvemmelighed, automatisere opgaver og udvikle skræddersyede applikationer.

8. Integration

Hvis du gerne vil have en konsolideret platform til at integrere med andre platforme, kan du læse denne funktion i fordelene ved SharePoint. Appen bruger nemme integrationsteknikker som SOAP eller Simple Object Access Protocol, XML eller Extensible Mark-up Language og hændelseshandlere til dokumenter og lister. Ud over forretningsapplikationer som Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified Kommunikation, ERP, CRM og andre back-office-systemer, du kan integrere webbrowsere og web applikationer. Den eneste begrænsning er, at SharePoint Online-versionen er begrænset til Microsoft Edge og Internet Explorer webbrowsere.

9. Forbedret sikkerhed

Med de avancerede sikkerhedsfunktioner, der bruger firewalls til at forhindre uautoriseret brug, kan du effektivt administrere virksomhedsdata og gemme information i cloud-løsninger. Workflow-opgraderinger og autentificering opdateres regelmæssigt for at reducere risikoen for afbrydelser og uautoriseret adgang og dermed give pålidelig dataintegritet.

For at sikre, at de fortrolige oplysninger er intakte, udføres sikkerhedskonfigurationer, adgang og redigering på dokument- eller elementniveau. Derudover kan du konfigurere forskellige indstillinger til styring af dele-evne, lagring, revision, robust datakryptering og cloud backup for at holde data sikre. En anden fordel ved SharePoint er, at det giver dig mulighed for at indstille sikkerhedsindstillinger til individuelle filniveauer eller for et specifikt sæt dokumenter, websteder, mapper og lister for at eliminere alle sikkerhedsrisici.

10. Problemløsning

En anden fordel ved SharePoint er, at den fungerer som en erstatning for den traditionelle metode til at kræve, at webudviklere skal forbedre eller oprette et databasestyringssystem. Det bruger APIS eller Application Programming Interfaces til at hjælpe med databasestyring i både SharePoint Online og SharePoint Server til det samme. Dette har en meget lydhør funktion, der hjælper med at holde en fortegnelse over forretningsrapporter og besvare kundeforespørgsler og også svare på organisationen og hjælpe med at skabe løsninger. Det er nemt at administrere forretningsdataforbindelsen og udføre operationen efter behov.

Læs også:Fantastiske SharePoint-dokumentbibliotek tips og tricks

SharePoint-fordele for virksomheder

Microsoft SharePoint-appen bruges til at oprette mange applikationer og websteder og udføre delingshandlingerne. SharePoint-fordele for erhvervslivet er angivet i punkterne nedenfor.

• Workflow-applikationerne, listedatabaserne, sikkerhedsfunktionerne og andre webdele giver os mulighed for at skabe nye produkter, der inkluderer websteder og relaterede underwebsteder.
• En anden SharePoint-fordele for erhvervslivet er, at det hjælper med at forbinde og samarbejde med andre forretningsteams, holde møder og diskutere forskellige koncepter.
• Opret intranet eller private netværk for at organisere og gemme virksomhedsdata i dem. Denne funktion er ligesom en hjemmeside, og du kan nemt administrere filindtastningerne på intranetserveren.
• Opret undersider til forskellige afdelinger såsom marketing, så kategorisering af information er mulig og identifikation af specifikke data kan være enkel. Dette kan tages som SharePoint-fordele for virksomheder, da det kan indsnævre den tid, der bruges på informationssøgning.

SharePoint Fordele Præsentation

Brugstilfældene eller mulighederne for at bruge SharePoint er angivet i dette afsnit. Du kan finde SharePoint-fordelespræsentationen listet i afsnittet og se, om platformen er egnet som en multi-tasking platform.

• Nøgleinformationsstyring- Fildeling og vedligeholdelse af filer i dokumentbiblioteket er nøglefunktionen, hvor alle relevante oplysninger kan kontrolleres. Udover dette kan platformen bruges som en People-mappe, det vil sige, at du kan tjekke data for personer, der har adgang til at redigere eller dele filer og meget mere.
• Site Management- En anden fordel ved at bruge SharePoint er at oprette og administrere websteder. Dette kan bruges til at oprette personlige websteder og bruge det som en personlig journal, eller oprette blogsider for at dele værdifuld information til en bred vifte af målgrupper. En yderligere præsentation af SharePoint-fordele er, at du kan bruge Enterprise Social Networking-websteder som Yammer.
• Event Management- Denne platform kan bruges til at administrere enhver virtuel begivenhed, der er hostet online. Som nævnt tidligere, kan dette bruges som en personoversigt og registrere oplysninger om personer i begivenheden. Sammen med dette kan du gennemføre undersøgelser og stille spørgsmål på diskussionsfora for at få folks mening.

Er SharePoint PaaS eller SaaS?

SharePoint er en SaaS, som forkortes som Software as a Service. SaaS er en kombination af IaaS eller Infrastructure as a Service, PaaS eller Platform as a Service, Application og Data. Denne kombinerede service hjælper med at gøre platformen til en levedygtig og troværdig. For at svare på spørgsmålet om er SharePoint PaaS eller SaaS, kan vi skrive det som:

SaaS = IaaS + PaaS + Application + Data

• Denne servicemodel tilbyder høj oppetid for de fleste tjenester op til 99,99 SLA, hvori CSP eller Cloud Service Provider udfører de fleste operationer.
• Da de fleste af indstillingerne er forudkonfigureret af Microsoft-platformen, er det nok at konfigurere platformens DNS-poster.
• Platformen er SaaS, da den kan hjælpe med at administrere applikationer, data, sikkerhedsrettelser, operativsystemer, hardware og datacenterrelaterede faciliteter.
• SaaS-tjenesten i platformen hjælper med at administrere workflowautomatisering for virksomheder. Processen for enhver operation har tre faser, som er at offentliggøre oplysningerne til godkendelse, indsamle feedback på filerne og advare den næste person via e-mail om status for elementet. Da du har svaret på spørgsmålet om SharePoint PaaS eller SaaS, kan du forstå den bedste funktion ved tjenesten. Denne uafbrudte arbejdsgang, der er nævnt tidligere, leveres af SaaS-tjenesten til platformen.

Er SharePoint værdig?

Ja. Microsoft SharePoint er virkelig en værdig platform, da denne kan bruges til forskellige formål. Da det er en omkostningseffektiv mulighed, giver dette dig mulighed for at opnå adskillige fordele på den velrenommerede platform. Du kan overveje dette, når du beslutter dig for at købe en alternativ mulighed for at dele filer. Det rigtige svar på spørgsmålet om, hvorvidt SharePoint er værdig, afhænger dog af brugerens krav om at løse umiddelbare og langsigtede problemer. Dette er også meget velegnet, hvis du søger efter en mulighed for at tilpasse intranettet.

Anbefalede:

• Hvor længe opbevarer Yahoo gamle e-mail-konti?
• Hvordan afinstallerer og geninstallerer jeg Outlook
• Fantastiske SharePoint Liste tips og tricks, du har brug for at vide
• Sådan opretter du en SharePoint-liste

Artiklen forklarer om fordelene ved SharePoint app. Vi håber, at du var i stand til at kende til SharePoint-fordele for erhvervslivet, og at du fik ryddet din forespørgsel angående SharePoint PaaS eller SaaS eller ej. Hjælp os med at forbedre os ved at dele dine spørgsmål og forslag i kommentarfeltet. Fortæl os også, hvilke af disse funktioner der virker gavnlige for dig.