Sådan opretter du en e-mail-gruppe i Outlook
Miscellanea / / November 29, 2021
E-mail er fortsat den primære kilde til kommunikation mellem virksomheder, små virksomheder, forbrugere og marketingfolk. Der er tidspunkter, hvor du ofte har brug for at sende den samme e-mail til en gruppe mennesker. I stedet for at tilføje kontakter hver gang i skriv mail-menuen, kan du oprette en e-mail-gruppe i Outlook og spar dig selv for besværet.
Når du har oprettet en gruppe, kan du poppe den ind i e-mailen og sende en enkelt besked til flere personer ad gangen. For at være klar, er alle termer såsom kontaktgruppe, kontaktliste, e-mail-gruppe eller distributionsliste de samme. Så bliv ikke forvirret blandt dem.
Det er vigtigt for enhver Outlook-bruger, når han/hun planlægger at sende en masse-e-mail til en gruppe af modtagere, herunder medarbejdere, kolleger eller venner. En gruppe-e-mail hjælper hver bruger med at sende en enkelt e-mail til flere modtagere på én gang i stedet for en kedelig copy-paste-aktivitet.
Trods alt næsten 400 millioner e-mailbrugere stoler aktivt på Outlook som deres primære e-mail-medie og står over for dette problem meget ofte. Dette indlæg viser dig, hvordan du opretter en gruppe-e-mail i Outlook ved hjælp af standardmetoden. Lad os komme igang.
Også på Guiding Tech
Hvad er en e-mail-gruppe
En e-mail-gruppe (kontaktgruppe) er en samling af e-mail-id'er til at sende e-mails ofte. Når en administrator sender en e-mail til en e-mail-gruppe, modtager alle kontakter i denne gruppeetiket den samme e-mail.
Det ligner WhatsApp Broadcast, hvor en administrator sender en besked til udsendelseslisten, og alle i gruppen modtager beskeden.
Brug Outlook-kontakter til at oprette en e-mail-gruppe
I eksemplet nedenfor skal vi bruge Outlook-nettet til at oprette en kontaktgruppe. Tricket vil fungere på alle platforme som Chrome OS, Windows, Mac og endda Linux.
Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du opretter en Outlook-gruppe til at sende masse-e-mails.
Trin 1: Åbn Outlook på nettet, og log ind med Microsoft-kontolegitimationsoplysninger.
Trin 2: Outlook web indsamler små apps såsom Outlook-kalender, Outlook-kontakter, Microsoft To-Doog Sticky Notes. Tryk på ikonet for Outlook-kontakter.
Trin 3: Det følgende skærmbillede viser alle de Outlook-kontakter, du har gemt i Outlook.
Trin 4: Hold markøren over den kontakt, du vil føje til mailinglisten, og klik derefter på afkrydsningsfeltet for at vælge det. Gentag for hver kontakt, du vil have på listen.
Trin 5: Sørg for, at hver kontakt, du tilføjer, har en e-mail tilknyttet. Ellers vises de ikke i etiketten, når du går til at sende dem en e-mail senere.
Trin 6: Når du har valgt hver kontakt, skal du klikke på Tilføj til listen og derefter vælge Ny kontaktliste.
Trin 7: Giv listen et relevant navn og tryk på Enter.
Du kan oprette så mange etiketter, du vil, i Outlook. Glem ikke at give dem et relevant navn såsom familie, kontor, virksomhed, kunder og mere.
Også på Guiding Tech
Send en e-mail ved hjælp af e-mail-gruppe i Outlook
Nu hvor du har oprettet en liste med Outlook, er det tid til at sende e-mailen ved hjælp af Outlook. Følg trinene til kontaktlisten i Outlook.
Trin 1: Åbn Outlook på nettet.
Trin 2: Tryk på knappen Skriv i øverste venstre hjørne.
Trin 3: Fra vinduet Ny mail skal du begynde at skrive det navn, du gav kontaktlisten, og derefter klikke på forslaget, når det vises under tekstfeltet.
Trin 4: Når du har valgt kontaktlisten, skal du udfylde e-mailen og derefter klikke på knappen Send for at sende den til alle på gruppelisten.
I modsætning til Gmail viser Outlook web ikke de tilføjede e-mailadresser i menuen Skriv e-mail. Det viser blot kontaktgruppens navn. Det er en bummer, da du muligvis skal dobbelttjekke kontaktnavne og e-mail-id'er, før du trykker på Send-knappen.
Rediger en e-mail-gruppe i Outlook
Hvis du for nylig har udvidet din familiegruppe eller kontorgruppe med nye medlemmer, vil du gerne føje dem til gruppen Outlook-kontaktpersoner. Gå gennem trinene under rediger e-mail-gruppen.
Trin 1: Åbn Outlook Contact på nettet.
Trin 2: Vælg Alle kontaktlister fra hamburgermenuen.
Trin 3: Vælg den kontaktliste, du vil redigere.
Trin 4: Tryk på knappen Rediger i kontaktlisten.
Trin 5: Her kan du enten skrive kontaktens navn eller e-mailadresse for at tilføje ham/hende til e-mail-kontaktgruppen.
Trin 6: Hvis du vil fjerne en eksisterende kontakt, skal du trykke på x-mærket ved siden af den.
Pro tip: Hvis du vil have mindre forvirring blandt de oprettede grupper, så tilføj en beskrivelse af e-mail-gruppen.
Outlook-gruppebegrænsninger
Før du går videre og begynder at lave Outlook-e-mail-grupper, skal du forstå nogle af denne metodes begrænsninger.
- Selvom du nemt kan sende gruppe-e-mails i Outlook, er det en manuel og tidskrævende proces at oprette en e-mail-gruppe. Derudover skal du sikre dig, at du har tilføjet e-mail-id'er for hver kontakt, som du har til hensigt at tilføje i denne gruppe.
- E-mail-opfølgning er vanskelig. Lad os sige, at du har sendt en e-mail til en gruppe mennesker. Nogle af dem svarede, mens nogle ikke gjorde. Du skal udarbejde en individuel e-mail-opfølgning for hver e-mailadresse og sende flere e-mails manuelt.
- Der mangler en Outlook-gruppe personalisering. Du kan ikke tilpasse dine gruppe-e-mails til individuelle modtagere. Husk, du skriver en e-mail til en gruppe og ikke til en enkelt person. En generisk e-mail vil ikke gøre et godt indtryk sammenlignet med en detaljeret og skræddersyet.
Også på Guiding Tech
Send en masse-e-mail på farten
E-mail-grupper kan være en velsignelse for nogen, der håndterer den samme e-mail til en gruppe mennesker. Det er også et must-have-tilskud for små og mellemstore virksomheder. På et individuelt niveau rydder det e-mail-processen og sparer ressourcer og tid for dig.
Næste: Ved du, at brugere automatisk kan slette irrelevante e-mails i Outlook? Læs indlægget nedenfor for at lære, hvordan du opsætter regler for automatisk sletning i Microsoft Outlook.