Zoho Docs (Writer) vs Google Docs: Ποιο εργαλείο είναι καλύτερο στη διαχείριση εγγράφων

Όταν πρόκειται για επεξεργασία κειμένου, τα Έγγραφα Google είναι ένα από τα πιο δημοφιλείς επιλογές. Είτε πρόκειται για λειτουργίες συνεργασίας είτε για εργαλεία επεξεργασίας. Το Docs έχει σίγουρα καταφέρει να κολλήσει πολλούς στην απλή διεπαφή του. Ωστόσο, δεν είναι ο μόνος επεξεργαστής κειμένου εκεί έξω. Ένα άλλο εργαλείο που ανεβαίνει γρήγορα στην κλίμακα της δημοτικότητας είναι Έγγραφα Zoho, ή Zoho Writer, για να είμαστε πιο ακριβείς.

Το Zoho Writer είναι ο επεξεργαστής κειμένου του Zoho Docs. Παρόμοια με τα Έγγραφα Google, έρχεται με λειτουργίες συνεργασίας και μια ωραία διεπαφή που μπορεί να δελεάσει οποιονδήποτε ψάχνει για διακόπτη. Λοιπόν, πρέπει να μεταβείτε από τα απλά παλιά Έγγραφα Google στο Zoho Writer;

Λοιπόν, αυτό θα βρούμε στη σημερινή μας ανάρτηση καθώς ζυγίζουμε τόσο τα Έγγραφα Google όσο και το Zoho Writer για να δούμε ποιο είναι το καλύτερο εργαλείο διαχείρισης εγγράφων.

Όπως κάνουμε στις περισσότερες συγκρίσεις μας, θα τοποθετήσουμε πρώτα τα κοινά χαρακτηριστικά και μετά θα προχωρήσουμε στα ασυνήθιστα.

Διεπαφή

Αλλά προτού ξεκινήσουμε, ας ρίξουμε μια ματιά στη διεπαφή πρώτα, γιατί αυτή είναι μια πτυχή που καθορίζει σε μεγάλο βαθμό τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας. Όσον αφορά τα Έγγραφα Google, το στυλ της κορδέλας που θυμίζει το MS Word.

Εκεί θα βρείτε όλα τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συχνά. Αλλά αν χρειαστείτε κάτι περισσότερο, θα πρέπει να περάσετε από τις καρτέλες στην επάνω κορδέλα, εκτός και αν ξέρετε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να ξεπεράσετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Σε αντίθεση με αυτό, το Zoho Writer τοποθετεί όλα τα εργαλεία του στον αριστερό πίνακα. Είτε πρόκειται για εργαλεία Επεξεργασίας είτε για Ρύθμιση σελίδας, θα βρείτε τα πάντα μέσα σε αυτό. Αυτό που μου αρέσει στο Writer είναι ότι κάθε επιλογή υποδηλώνεται με ένα μικροσκοπικό εικονίδιο που διευκολύνει τους πρώτους χρήστες να γνωρίζουν τι κάνουν.

Επιπλέον, βοηθά επίσης να δώσει στο εργαλείο μια μοντέρνα εμφάνιση.

Κοινά χαρακτηριστικά

1. Ορθογραφικός έλεγχος

Όταν μιλάτε για μια υπηρεσία επεξεργασίας κειμένου, α ορθογραφικός έλεγχος επιβάλλεται. Τόσο τα Έγγραφα Google όσο και το Zoho Writer δεν απογοητεύουν. Και οι δύο υπηρεσίες επισημαίνουν την ανορθόγραφη λέξη με κόκκινο χρώμα και ενώ τα Έγγραφα σάς δίνουν τη σωστή λέξη για αυτήν, το Writer προχωρά μερικά βήματα μπροστά και προτείνει επίσης μερικές εναλλακτικές.

Και προφανώς, αυτές οι λέξεις μοιάζουν με αυτήν που έχετε γράψει λάθος. Έτσι, όταν έγραφα λάθος «Dispaoint» στο Zoho ενώ στην πραγματικότητα εννοούσα «απογοητευμένος», τότε το σύστημα μου πρότεινε «disspirit» ή «dissipation».

Εάν πιστεύετε ότι η λέξη που έχετε γράψει είναι σωστή, μπορείτε απλώς να την προσθέσετε στο λεξικό απευθείας από το μενού περιβάλλοντος.

Όταν πρόκειται για προβλέψεις, κανείς δεν το κάνει καλύτερα από την Google, είτε προβλέπει τι πληκτρολογείτε είτε τι είστε πρόκειται να αγοράσω το επόμενο. Ανατριχιαστικό, ναι. Αλλά σούπερ εξυπηρετικό.

Ευτυχώς, το ίδιο αντανακλάται και στα Έγγραφα. Έτσι, όταν γράφω «Dispaoint», η Docs σωστά επισημαίνει ότι μπορεί να εννοούσα πραγματικά «απογοήτευσα».

Επιπλέον, εάν είναι μια λέξη που γράφεις συχνά λάθος, μπορείτε πάντα να ζητάτε από τα Έγγραφα να αλλάζουν τη λέξη κάθε φορά που επαναλαμβάνετε το λάθος. Για παράδειγμα, ο εγκέφαλός μου είναι καλωδιωμένος για να γράφει το «The» ως «Teh.» Έτσι, όποτε γράφω «Teh», το διορθώνει αυτόματα αμέσως.

Επιπλέον, το Ο θησαυρός απέχει μόλις ένα κλικ. Εάν ανησυχείτε για την αληθινή σημασία μιας λέξης, μπορείτε πάντα να καλέσετε το λεξικό. Και οι δύο εφαρμογές προσφέρουν ένα λεξικό για τον ίδιο σκοπό, με την εξαίρεση ότι το Zoho σας δείχνει επίσης τις σχετικές λέξεις μαζί με τα συνώνυμα.

Τέλος, ορισμένες πτυχές του ορθογραφικού ελέγχου είναι προσαρμόσιμες. Εάν θέλετε, μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε τον γραμματικό έλεγχο ή την ποιότητα γραφής.

2. Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων

Ναι, η ηλεκτρονική σύνταξη έχει τα δικά της πλεονεκτήματα (χωρίς να ανησυχείτε για την αποθήκευση του αρχείου), αλλά μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να αποθηκεύσετε το έγγραφο εκτός σύνδεσης, είτε πρόκειται για αποστολή αλληλογραφίας είτε για εργασία σε αυτό εκτός σύνδεσης.

Τόσο το Docs όσο και το Writer σάς επιτρέπουν να κάνετε λήψη εγγράφων σε πολλές μορφές, όπως DOCX, ODT, RTF και PDF. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να επιλέξετε Λήψη ως και το έγγραφο θα γίνει λήψη στον υπολογιστή σας.

Το Zoho Writer προσφέρει μια πρόσθετη δυνατότητα γνωστή ως Αποθήκευση ως, η οποία, όπως υποψιάζεστε, σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο ως αρχείο Word ή αρχείο ODF, μεταξύ πέντε άλλων μορφών. Όλα αυτά τα έγγραφα βρίσκονται κάτω από τον ριζικό φάκελο στο Zoho Docs.

3. Κοινή χρήση και συνεργασία εγγράφων

Όταν πρόκειται για κοινή χρήση και συνεργασία με άλλους, τα Έγγραφα Google μπορούν με ασφάλεια να θεωρηθούν ως το numero uno. Όχι μόνο μπορείτε να μοιραστείτε τα έγγραφά σας με τους πελάτες ή τα μέλη της ομάδας σας, αλλά μπορείτε επίσης να τα δημοσιεύσετε στον Ιστό.

Με τα Έγγραφα Google, εσείς και τα μέλη της ομάδας σας μπορείτε να εργάζεστε ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο. Αν μιλούσαμε με αριθμούς, τα Έγγραφα μπορούν να φιλοξενήσουν έως και εκατό άτομα σε πραγματικό χρόνο.

Όσον αφορά την επιλογή κοινής χρήσης, μπορείτε να την περιορίσετε σε Προβολή, Επεξεργασία ή Μόνο για ανάγνωση. Ενώ το Writer ακολουθεί σχεδόν τις ίδιες δυνατότητες κοινής χρήσης και συνεργασίας με τα Έγγραφα, οι χρήστες θα πρέπει να συνδεθούν στο Zoho in (το τυπικό σχέδιο).

Εκτός από τις δυνατότητες κοινής χρήσης και συνεργασίας, το Zoho επιτρέπει επίσης στους χρήστες να δημιουργήσουν έναν συνιδιοκτήτη ενός εγγράφου.

Επιπλέον, ένας κάτοχος μπορεί να κλειδώσει ένα συγκεκριμένο τμήμα του εγγράφου, καθιστώντας το αμετάβλητο. Ιδανικό για σημαντικά έγγραφα.

4. Πρότυπα

Το Google Docs είναι γνωστό για τη συλλογή προτύπων του. Αν ψάχνετε να δημιουργήστε ένα βιογραφικό ή ένα ενημερωτικό δελτίο, απλώς επιλέξτε ένα από τη συλλογή προτύπων.

Ως εταιρική εφαρμογή, το Zoho Writer συνοδεύεται επίσης από μια πληθώρα προτύπων. Από πρότυπα που σχετίζονται με τη δημιουργική γραφή έως τα βιογραφικά και τις συνοδευτικές επιστολές, η μεγάλη ποικιλία προτύπων σίγουρα δεν θα απογοητεύσει κανέναν.

Τελικά, η διαφορά είναι η ευκολία πρόσβασης. Το Zoho Writer εμφανίζει όλες τις κατηγορίες στα αριστερά. Έτσι, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ σε μία από τις κατηγορίες και να επιλέξετε.

Σε αντίθεση με αυτό, αν και τα πρότυπα των Εγγράφων Google είναι επίσης κατηγοριοποιημένα, δεν υπάρχει εύχρηστο κουμπί στο πλαϊνό πλαίσιο. Επομένως, εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο που σχετίζεται με την εκπαίδευση, θα πρέπει να κάνετε κύλιση μέχρι το τέλος της σελίδας για να φτάσετε σε αυτό.

Ασυνήθιστα χαρακτηριστικά

1. Εστίαση πληκτρολόγησης

Για ανθρώπους σαν εμένα που γράφουν για να ζήσουν, μια λειτουργία εστίασης χωρίς περισπασμούς είναι υψίστης σημασίας. Φανταστείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα στην οθόνη σας εκτός από την παράγραφο που γράφετε αυτήν τη στιγμή. Ζεν; Στοιχηματίζω!

Λοιπόν, αν ψάχνετε για μια τέτοια δυνατότητα, επιτρέψτε μου να σας πω ότι το Zoho Writer το έχει ενσωματωμένο. Όταν είναι ενεργοποιημένη, θα επισημαίνεται μόνο η παράγραφος που επεξεργάζεστε αυτήν τη στιγμή.

Σε αντίθεση με αυτό, τα Έγγραφα Google δεν έχουν ενσωματωμένη αυτήν τη δυνατότητα. Για αυτό, πρέπει να βασιστείτε σε ένα πρόσθετο τρίτου μέρους.

2. Ιστορία εγγράφου

Φανταστείτε να γράφετε ένα μεγάλο κομμάτι μόνο για να ανακαλύψετε ότι όλο το περιεχόμενο θα διαγραφεί σε μια στιγμή όταν δεν είστε προσεκτικοί με την Επανάληψη και την Αναίρεση. Ευτυχώς για εμάς, υπάρχει το Versioning που μας επιτρέπει να πάμε πίσω στο χρόνο.

Ενώ τόσο τα Έγγραφα Google όσο και το Zoho Writer αποθηκεύουν μια έκδοση της δουλειάς σας, το Writer έχει επιπλέον έκταση και σας επιτρέπει να συγκρίνετε δύο εκδόσεις. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο Αρχείο > Ιστορικό εγγράφου και να κάνετε κλικ στο Σύγκριση έκδοσης.

Αν και είναι αλήθεια ότι τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν να βλέπετε τις αλλαγές στις διάφορες εκδόσεις (οι νέες προσθήκες επισημαίνονται με πράσινο χρώμα), κατά κάποιο τρόπο ωχριούν σε σύγκριση με τον τρόπο που το χειρίζεται ο Writer. Από την άλλη πλευρά, τα Έγγραφα σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια έκδοση με όνομα, όπως και το Writer. Αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν είστε μέλος μιας ομάδας που εργάζεται σε διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου ή εάν συμμετέχετε σε μια διαδικασία ελέγχου εγγράφων.

Το Zoho Writer σάς επιτρέπει να συνδυάσετε μια έκδοση εκτός σύνδεσης ενός αναθεωρημένου εγγράφου με το τρέχον έγγραφο. Μόλις συνδυαστούν και τα δύο έγγραφα, οι αλλαγές εμφανίζονται ως σήμανση.

3. Προηγμένα εργαλεία επεξεργασίας

Ως νέο εργαλείο, το Writer διαθέτει πολλά εργαλεία επεξεργασίας. Προηγμένα εργαλεία επεξεργασίας όπως η ενσωμάτωση Κώδικα ή Πεδία με δυνατότητα συμπλήρωσης τρίψτε τους ώμους με δημοφιλή εργαλεία όπως η υποσημείωση ή η υπογραφή.

Αυτό σημαίνει ότι εάν πρέπει να προσθέσετε ένα κομμάτι από ένα απόσπασμα κώδικα, μπορείτε να το κάνετε χωρίς να χάσετε καμία μορφοποίηση. Σας δίνεται η επιλογή να επιλέξετε τη γλώσσα καθώς και τη μορφή. Από Javascript έως κώδικα HTML ή κώδικα JAVA, μπορείτε να επιλέξετε από μια αρκετά μεγάλη λίστα.

Το ίδιο ισχύει για την προσθήκη στοιχείων με δυνατότητα συμπλήρωσης στο έγγραφό σας. Και η διεπαφή είναι το κερασάκι στην κορυφή.

Αντίθετα, το Docs φέρει όλα τα εργαλεία που απαιτούνται από έναν επεξεργαστή κειμένου. Αλλά εάν χρειάζεστε μερικές προηγμένες δυνατότητες όπως αυτές που περιγράφονται παραπάνω, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη βοήθεια ενός πρόσθετου τρίτου κατασκευαστή.

Επιπλέον, η διεπαφή του Writer καθιστά απίστευτα χρήσιμη την πρόσβαση στα εργαλεία. Αντί για κείμενο, έχετε ένα μικροσκοπικό εικονίδιο που σας κάνει να συνηθίσετε αυτά τα εργαλεία.

4. Πρόσθετα

Όταν πρόκειται για πρόσθετα, τα Έγγραφα Google παρέχουν πολλές επιλογές. Είτε θέλετε δημιουργήστε ένα διάγραμμα ή θέλετε να προσθέσετε κομψές γραμματοσειρές, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στην επιλογή Λήψη πρόσθετων και να περιηγηθείτε σε αυτές.

Πρέπει να αλλάξετε;

Λοιπόν, θα αλλάζατε; Η σύγχρονη πινελιά και τα προηγμένα εργαλεία επεξεργασίας του Zoho Writer φαίνεται να είναι αρκετά δελεαστικά. Αυτό εμπνέεται κυρίως από το γεγονός ότι δεν συνεργάζομαι πολύ με τα μέλη της ομάδας μου. Αλλά αν δεν ήταν έτσι, δεν θα δίσταζα να επιστρέψω στα Έγγραφα Google. Είναι εύκολα προσβάσιμο και το μόνο που χρειάζεται να έχετε είναι έναν Λογαριασμό Google και θα ταξινομηθείτε.

Ένα άλλο σημείο που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ότι τα Έγγραφα Google είναι δωρεάν. Από την άλλη πλευρά, το Zoho Docs προσφέρει ένα δωρεάν πρόγραμμα για έως και 25 χρήστες (5 GB/χρήστη και όριο μεταφόρτωσης αρχείων 1 GB), μετά το οποίο θα πρέπει να πληρώνετε περίπου 5 $ ανά χρήστη μηνιαίως.

Η αναβάθμιση ξεκλειδώνει πολλές λειτουργίες, όπως ένα πρόγραμμα αποθήκευσης 100 GB/χρήστη, ένα όριο μεταφόρτωσης αρχείων 5 GB και ενσωμάτωση εφαρμογών Google. Το πιο σημαντικό είναι ότι θα μπορείτε να στέλνετε και να μοιράζεστε αρχεία και έγγραφα με χρήστες που δεν ανήκουν στο Zoho.

Επόμενο: Σκέφτεστε να μεταβείτε από την εγγενή εφαρμογή λήψης σημειώσεων; Διαβάστε την παρακάτω σύγκριση για να δείτε αν το Zoho Notebook είναι η εφαρμογή για εσάς.