Οι 9 κορυφαίες συμβουλές και κόλπα των Φύλλων Google για να το χρησιμοποιήσετε σαν επαγγελματίας

Δεν μπορούσα να σκεφτώ να χρησιμοποιήσω άλλο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων Microsoft Excel. Αυτό συνέβη πριν η Google αποφασίσει να κυκλοφορήσει τα Sheets ως μέρος της σουίτας εφαρμογών ιστού του γραφείου. Τα Φύλλα Google με βοήθησαν να είμαι ανεξάρτητος από την πλατφόρμα και τον υπολογιστή. Εφόσον πέρασα αρκετό χρόνο χρησιμοποιώντας το, έχω συγκεντρώσει μερικές από τις καλύτερες και πιο χρησιμοποιημένες συμβουλές και κόλπα για τα Φύλλα Google.

Αν και το Excel είναι πολύ πιο ισχυρό, τα Φύλλα Google έρχονται με πολλές δυνατότητες και προσφέρουν πολλές δυνατότητες. Πρέπει να ξέρετε τι να κάνετε και πώς να το κάνετε. Εκεί επεμβαίνουμε με ένα σωρό χρήσιμους τρόπους για να σας βοηθήσουμε να χρησιμοποιείτε τα Φύλλα σαν επαγγελματίας.

Ας ξεκινήσουμε.

1. Πώς να κλειδώσετε μια σειρά στα Φύλλα Google

Το κλείδωμα μιας γραμμής ή στήλης θα την κλειδώσει με πλέγμα. Αυτό σημαίνει ότι (σειρά ή στήλη) θα παραμείνει στην κορυφή όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω ή στο πλάι. Σε ένα έγγραφο Φύλλων Google, επιλέξτε τη σειρά που θέλετε να παγώσετε κάνοντας κλικ στον αντίστοιχο αριθμό ή αλφάβητο.

Επιλέξτε Πάγωμα στο μενού Προβολή και θα δείτε μια δέσμη επιλογών.

Η επιλογή Χωρίς γραμμές θα ξεπαγώσει τις επιλεγμένες σειρές. Στη συνέχεια, μια σειρά θα παγώσει την επιλεγμένη σειρά ενώ δύο σειρές θα παγώσουν επίσης τη σειρά κάτω από αυτήν. Μέχρι την τρέχουσα σειρά (1) θα παγώσουν όλες οι σειρές μέχρι το σημείο που βρίσκεται ο κέρσορας στο φύλλο. Παρακάτω υπάρχουν οι ίδιες επιλογές αλλά για στήλες.

2. Πώς να συγχωνεύσετε κελιά στα Φύλλα Google

Επιλέξτε τις γραμμές και τις στήλες που θέλετε να συγχωνεύσετε στο φύλλο.

Κάντε κλικ στο Μορφοποίηση και επιλέξτε Συγχώνευση κελιών για να δείτε όλες τις διαθέσιμες επιλογές.

Μπορείτε να συγχωνεύσετε οριζόντια ή κάθετα. Συγχώνευση όλων θα κάνει και τα δύο. Όταν κάνετε μια επιλογή, θα δείτε αυτό το αναδυόμενο παράθυρο.

Ανάλογα με την επιλογή που επιλέξατε, η συγχώνευση κελιών θα διατηρήσει την επάνω αριστερή τιμή. Πάντα.

Στην περίπτωσή μας διατηρούνται μόνο τα κελιά Α1 και Α2 ενώ τα υπόλοιπα έχουν διαγραφεί. Λάβετε, λοιπόν, αυτό κατά νου προτού συγχωνεύσετε οποιαδήποτε κελιά.

3. Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα στα φύλλα Google

Τα δεδομένα μπορεί να είναι δύσκολο να ερμηνευτούν, γι' αυτό καταφεύγουμε σε γραφήματα. Τα Φύλλα Google συνοδεύονται από πολλούς διαφορετικούς τύπους γραφημάτων. Πριν επιλέξετε ένα, βεβαιωθείτε ότι έχετε έτοιμα τα δεδομένα σας. Επιλέξτε όλα τα κελιά που θέλετε να αναπαραστήσετε γραφικά και κάντε κλικ στα Γραφήματα στην περιοχή Εισαγωγή.

Θα πρέπει τώρα να δείτε ένα γράφημα ράβδων από προεπιλογή με ορισμένες επιλογές στα δεξιά. Μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο του γραφήματος από γραμμή σε πίτα ή άλλο, να χρώμα, να επιλέξετε κελιά, να προσθέσετε τίτλο και υπόμνημα και ακόμη περισσότερα εδώ.

Θα σας πρότεινα να χρησιμοποιήσετε κάποια εικονικά δεδομένα και να παίξετε μέχρι να το καταφέρετε. Δημιουργία γραφήματα και διαγράμματα δεν είναι και τόσο δύσκολο πάντως.

4. Πώς να αναδιπλώσετε κείμενο σε Φύλλα Google

Γράφετε μια μεγάλη συμβολοσειρά κειμένου και αυτή ξεχειλίζει στο επόμενο κελί, εμποδίζοντας την τιμή εκεί ή απλώς εξαφανίζεται στο κελί. Επιλέξτε το κελί και κάντε κλικ στην Αναδίπλωση κειμένου στην περιοχή Μορφοποίηση. Εκεί επιλέγετε την επιλογή Wrap.

Επιλέγοντας την επιλογή Υπερχείλιση θα αφήσει το κείμενο να συνεχίσει στο επόμενο κελί ενώ το Clip θα το συντομεύσει, όπως είδαμε στο παραπάνω στιγμιότυπο οθόνης.

5. Πώς να αθροίσετε μια στήλη στα Φύλλα Google

Το Φύλλο Google μπορεί να εκτελεί εύκολα μαθηματικούς υπολογισμούς. Η προσθήκη είναι ένας τύπος που χρησιμοποιούν συχνά οι περισσότεροι άνθρωποι. Επιλέξτε τα κελιά στη στήλη ή τη σειρά που θέλετε να κάνετε ένα σύνολο και επιλέξτε την επιλογή Άθροισμα κάτω από το εικονίδιο μαθηματικών.

Παρατηρήσατε όλες τις άλλες φόρμουλες που είναι διαθέσιμες εκεί; Τα Φύλλα Google μπορούν να λειτουργήσουν ως μια αρκετά καλή αριθμομηχανή.

6. Πώς να προσθέσετε στήλες και σειρές στα φύλλα Google

Όταν διαχειρίζεστε πολλά δεδομένα σε ένα μεμονωμένο φύλλο, δεν είναι καλή ιδέα να τα μετακινήσετε μόνο για να προσθέσετε μία γραμμή ή στήλη. Ευτυχώς, υπάρχει ένας εύκολος τρόπος. Απλώς επιλέξτε τη γραμμή ή τη στήλη όπου χρειάζεστε μια νέα κενή σειρά/στήλη και επιλέξτε Εισαγωγή 1 πάνω ή κάτω.

Θα πρέπει να δείτε την κενή σειρά τώρα. Ο αριθμός ευρετηρίου/αλφάβητο θα αλλάξει αυτόματα σε όλο το φύλλο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο για να προσθέσετε στήλες.

7. Πώς να κλειδώσετε κελιά στα φύλλα Google

Το κλείδωμα ενός κελιού θα αποτρέψει τυχαίες αλλαγές στο ίδιο. Μην το παρεξηγείτε ως μέτρο ασφαλείας. Οι χρήστες μπορούν ακόμα να τραβήξουν ένα στιγμιότυπο οθόνης, να εκτυπώσουν ή ακόμα και να κάνουν αντιγραφή-επικόλληση των περιεχομένων του κελιού.

Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να κλειδώσετε και επιλέξτε Προστατευμένα φύλλα και περιοχές στην περιοχή Δεδομένα.

Δεν μπορείς μόνο κλειδώστε τα κελιά εδώ αλλά και ολόκληρο το φύλλο. Εισαγάγετε μια περιγραφή που θα διευκολύνει την αναγνώριση κλειδωμένων κελιών στο μέλλον σε περίπτωση που έχετε περισσότερα από ένα σετ. Επιλέξτε Ορισμός δικαιωμάτων όταν τελειώσετε. Τώρα μπορείτε να επιλέξετε ποιοι έχουν όλοι δικαίωμα πρόσβασης στα κλειδωμένα κελιά.

8. Πώς να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στα Φύλλα Google

Οι αναπτυσσόμενες λίστες εξοικονομούν πολύ χώρο, διευκολύνοντας την επιλογή τιμών και τη συμπλήρωση φορμών ή το παιχνίδι με τις μεταβλητές. Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού και κάντε κλικ στην Επικύρωση δεδομένων στην περιοχή Δεδομένα.

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε τα κριτήρια για το εν λόγω κελί. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα ημερομηνιών, αριθμών, ονομάτων, πλαισίου επιλογής ή στοιχείων. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα εύρος και να προσδιορίσετε τι συμβαίνει όταν εισάγονται μη έγκυρα δεδομένα.

Έχω επιλέξει έναν αριθμό που κυμαίνεται από 10 έως 100. Έτσι, όταν εισάγω 5 στο συγκεκριμένο κελί, τα Φύλλα Google εμφανίζουν ένα κόκκινο σημάδι που υποδηλώνει ένα σφάλμα.

Η δημιουργία μιας λίστας με πολλές προαιρετικές τιμές θα εισάγει ένα βέλος προς τα κάτω για να υποδηλώσει την αναπτυσσόμενη λίστα.

9. Πώς να επισημάνετε το Legend στα Φύλλα Google

Μπορείτε εύκολα προσθέστε κείμενο και μορφοποιήστε θρύλους στα Φύλλα Google. Η διαδικασία είναι απλή και εύκολη για να κάνετε τα δεδομένα σας εύκολα αναγνωρίσιμα, ειδικά εάν μοιράζεστε το φύλλο με πολλούς άλλους ανθρώπους.

Διαδώστε το καλά

Τα Φύλλα Google είναι πανίσχυρα, ευέλικτα και δωρεάν για όλη τη ζωή, χωρίς συνδεδεμένες χορδές. Το γεγονός ότι είναι διαθέσιμο σε όλες τις πλατφόρμες και λειτουργεί απευθείας από ένα πρόγραμμα περιήγησης το κάνει ακόμα πιο δημοφιλές. Μοιραστείτε τις συμβουλές και τα κόλπα σας μαζί μας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

Επόμενο: Εργάζεστε συνεχώς με τα Φύλλα Google; Ακολουθούν ορισμένα από τα πρότυπα Φύλλων Google για εξοικονόμηση χρόνου και ενίσχυση της παραγωγικότητας.