Outlook 2013: Määritä yhteyshenkilön sähköpostin hälytysäänet

Outlook 2013 voidaan räätälöidä täsmälleen tarpeidesi mukaan, ja tietyn yhteystiedon viesteihin tietyn ilmoitusäänen määrittäminen on loistava tapa tehdä niin.

Olen äskettäin puhunut a allekirjoitus Outlook 2013:ssa, nyt on aika muokata tapaa, jolla saat hälytyksen, kun vaimosi, liikekumppanisi tai paras ystäväsi lähettää sinulle sähköpostin.

Outlook 2013:n mukautetut ilmoitusäänet

Kuten olen aiemmin sanonut, ilmoitusäänten mukauttaminen Tärkeimmät yhteystiedot voivat tehdä asioista paljon helpompaa, varsinkin yritysympäristössä, jossa sinun on reagoitava nopeasti tärkeisiin viesteihin.

Saatat esimerkiksi haluta lukea suosikkiurheiluvälineliikkeesi uutiskirjeitä, kun sinulla on aikaa, mutta sinulla ei ole varaa jättää huomiotta pomosi viestejä. Mukautetun ilmoitusäänen käyttäminen, joka voidaan toistaa milloin sähköpostit häneltä saapuu, voi ratkaista tämän ongelman lopullisesti. Se ei ole myöskään vaikea tehdä; se tehdään kautta Säännöt-ominaisuus Outlook 2013:ssa.

Vaihe 1: Etsi sähköpostiviesti tärkeältä yhteyshenkilöltä, jolle haluat määrittää mukautetun ilmoituksen. Käytän esimerkkinä Guiding Tech -sähköpostiani.

Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella, aivan kuten tein alla olevassa kuvakaappauksessa. Näyttöön tulee valikko; mene säännöt.

Vaihe 2: Napsauta näkyviin tulevassa valikossa Luo sääntö…

Vaihe 3: Päätetään nyt, mitä uusi sääntö tekee (eli toistaa tietyn äänen, kun tietty kontakti lähettää sinulle viestin).

Varmista, että ensimmäinen ruutu, joka liittyy kontaktiin, jolle asetat äänen (minun tapauksessani), on rastitettu.

Sitten voit myös valita ruudun, jossa kerrotaan, että viesti lähetetään vain sinulle. Ehkä et halua äänen kuuluvan, kun saat tavallisia muistioita, mutta tarvitset sen ehdottomasti ilmoittamaan sinulle, kun sähköposti on osoitettu suoraan sinulle.

Vaihe 4: Olet päättänyt, milloin ääni kuuluu, mutta et ole asettanut haluamaasi ääntä. Se on melko helppo tehdä; Varmista Toista valittu ääni on rastitettu ja paina sitten Toista-painike, kuullaksesi sen ja varmistaaksesi, että se on mitä tarvitset.

Jos oletusääni ei ole se, mitä ajattelit (ja se ei todennäköisesti tule olemaan), napsauta Selaa löytääksesi haluamasi äänen.

Vaihe 5: Oletusarvoisesti Outlook 2013 lähettää sinut järjestelmässäsi valitun Windowsin äänimallin äänikansioon. Voit kuitenkin selata kaikkien Windows-asennuksessasi olevien äänimallien ääniä.

Et kuitenkaan rajoitu siihen; voit käyttää mitä tahansa kiintolevyllesi tallentamaasi ääntä, jos se on WAV-muodossa. Minulla ei ole aavistustakaan, miksi Microsoft ei ajatellut suositumpaa formaattia, kuten MP3, mutta mennään...

Hieno vinkki: Älä käytä liian pitkiä ääniä, sillä sinun on muistettava, että kuulet sen kaiken aina, kun tietty henkilö lähettää sinulle sähköpostia.

Vaihe 6: Kun olet valmis, napsauta OK. Sääntösi luodaan ja näkyviin tulee ikkuna, joka vahvistaa tämän ja kysyy, haluatko soveltaa sitä kaikkiin jo vastaanottamiisi viesteihin, joita se koskee. Koska tämä ei koske tätä erityistä tilannetta, ei ole väliä, valitsetko sen vai et.

Se siitä! Tästä eteenpäin aina, kun kyseinen henkilö lähettää sinulle sähköpostia, valitsemasi ääni toistetaan.