As 8 principais dicas do Microsoft Teams para usá-lo como um profissional
Miscelânea / / November 29, 2021
Folga mudou o jogo de mensagens desde sua estreia em agosto de 2013. Ele substituiu o e-mail para comunicação interna em muitas equipes e organizações. Enquanto isso, Microsoft Teams superou Slack com mais de 13 milhões de usuários, agregando-o ao serviço Office 365.
Além disso, ele se beneficia do ecossistema robusto da Microsoft construído ao longo dos anos. Se a configuração do seu escritório ou organização tiver a assinatura do Office 365, a comunicação e a colaboração por meio do Teams tornam-se fáceis.
Vamos dar uma olhada em algumas das melhores dicas e truques para usuários do Microsoft Team para aumentar sua produtividade e usá-lo como um profissional.
1. Atalhos do teclado
Os atalhos do teclado podem economizar muito tempo, especialmente quando você está usando um aplicativo como o Teams. Provavelmente, você o usará o dia todo para se comunicar com os colegas. Existem apenas dois atalhos que você precisa lembrar como um iniciante por enquanto.
- / - a tecla de barra revelará todos os comandos que você pode dar usando vários atalhos de teclado.
- / keys - uma lista de todos os atalhos de teclado que você pode usar. A lista é bastante longa para compartilhar aqui. Encontre e lembre-se daqueles que são úteis para você.
Como pode ser visto na captura de tela, você digitará esses dois atalhos na barra de pesquisa na parte superior para encontrar o que está procurando.
2. Nome do grupo
O bate-papo é um recurso principal do Microsoft Teams, mas pesquisar uma conversa específica dentro de um canal pode ser difícil. Você pode resolver esse problema dando a essa janela de bate-papo ou grupo um nome significativo. Por exemplo, se você estiver discutindo um novo guia sobre o Produto A, pode nomear a janela de bate-papo como Produto A Bugs. Facilita a pesquisa no futuro.
Para fazer isso, basta clicar no ícone de lápis na parte superior da janela de bate-papo para editar e, em seguida, dar um nome. Funciona apenas para chats em grupo e não privados.
3. Encaminhar Emails
Na GT, quase não usamos e-mails e dependemos principalmente do Slack para nos comunicarmos uns com os outros. Isso funciona para nós, mas não significa que você pode eliminar completamente os e-mails. Os e-mails vieram para ficar. A Microsoft sabe disso e é por isso que permite que os usuários encaminhem emails com anexos para os canais da equipe de qualquer domínio de email na lista de permissões.
Além disso, se você clicar em Configurações avançadas na próxima tela, poderá controlar quem pode enviar e-mails, e também de domínios específicos, para reduzir os e-mails não solicitados.
4. Crie GIFs
Compartilhar GIFs é divertido, mas criando-os é ainda mais. Fico feliz que as equipes permitam que os membros criem seus próprios GIFs, permitindo que sejam criativos e reduzam o estresse para equilibrar as discussões sérias.
O Teams integra o Giphy, um destino GIF popular, para compartilhar sua obra de arte com outros membros da equipe.
5. Bots
Automatizar as tarefas repetitivas economiza tempo e os bots podem ser úteis. O Teams tem vários bots que você pode usar a seu favor. O bot Who é útil para localizar membros da equipe em toda a organização com base em suas funções e responsabilidades. Por exemplo, quem é o principal comerciante do produto X?
Os bots agem como membros da equipe, o que significa que você pode bater um papo com eles, fazer perguntas e eles responderão.
Outros bots incluem o bot do Calendário para encontrar um espaço aberto em seus calendários, assim como nos calendários dos membros da equipe e na programação compromissos, Polly para criar enquetes e coletar feedback e YellowAnt para se conectar com mais de 40 aplicativos para criar fluxos de trabalho. Aqui está como você pode crie seus próprios bots.
6. Abas
O Teams vem com um recurso exclusivo chamado Guias. Você pode dedicar cada guia a um único recurso que pode ser um vídeo, um site ou um aplicativo. Depende do que você deseja alcançar com isso. Acho que é mais adequado para aplicativos que você deseja usar enquanto trabalha com o Teams.
As guias facilitam muito o gerenciamento do fluxo de trabalho e evitam que partes importantes do processo se sobreponham. Por exemplo, você pode criar uma guia para o Trello para que todos na equipe possam acessá-la convenientemente. Basta clicar no ícone ‘+’ para escolher um aplicativo. Observe que já existe uma guia para compartilhamento de arquivos.
7. marca páginas
Um recurso pequeno, mas frequentemente negligenciado, das equipes é a opção de marcador. No caso de você receber uma mensagem importante, mas gostaria de voltar a ela mais tarde, você pode simplesmente marcá-la e cuidar dela mais tarde.
Clique no ícone do menu ao lado da mensagem para fazer isso.
8. Leitor Imersivo
Alguém compartilhou um documento com você? Em vez de lê-lo por inteiro, você pode usar a opção Leitor Imersivo para fazer duas coisas. Remova todas as distrações para que apenas o texto fique visível. Facilita o foco no documento ou na mensagem.
Você também pode ouvir o documento com palavras destacadas em tempo real. Outro recurso interessante é a tradução. Você pode selecionar uma mensagem e traduzi-la para mais de 60 idiomas usando o Microsoft Translator.
Trabalho em equipe o tempo todo
O Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração incrível e simples se você já está trabalhando com outros produtos da Microsoft, como o Office 365. Espero que algumas das dicas que compartilhamos acima ajudem você a ser mais produtivo.
Próximo: A caixa de entrada do Outlook está ficando fora de controle? Clique no link abaixo para aprender como usar regras para gerenciar o Outlook 365.