Ako odoslať e-mail na základe odpovede vo formulároch Google

Formuláre Google vám umožňujú zbierať odpovede a názory od vašich respondentov rôznymi spôsobmi, či už ide o jednoduchý kvíz alebo dlhý dotazník. Hoci má niekoľko užitočných natívnych funkcií, Formuláre Google vám zatiaľ neumožňujú natívne odosielať e-mailové upozornenia sebe alebo respondentovi.

Ten sa objaví, ak chcete používateľovi poďakovať za odpoveď a čas. Na druhej strane, ak váš formulár slúži širokému publiku a je doň zapojených niekoľko oddelení, preosievanie všetkých odpovedí z formulára je časovo náročné.

Našťastie existuje niekoľko riešení, pomocou ktorých môžete odosielať e-maily vlastníkovi alebo jednotlivcom. Teraz existujú dva spôsoby, ako v tejto veci pokračovať.

Môžete buď odoslať e-mail na základe akejkoľvek odpovede vo vašom formulári. Alebo ho môžete poslať v závislosti od odpovedí, ktoré si používatelia vybrali. A ako už bolo uvedené, obe metódy potrebujú pomoc externého doplnku. Keďže budete zo svojho účtu odosielať e-maily, budete musieť poskytnúť príslušné povolenia doplnku alebo funkcii.

Teraz, keď sme to vyriešili, začnime, nie?

Tiež na Guiding Tech

Ako odoslať všeobecný e-mail pomocou formulárov Google

Odoslanie všeobecného e-mailu používateľovi alebo vlastníkovi našťastie nie je žiadna veľká veda. Doplnok Form Notifications s príznačným názvom vám umožňuje posielať používateľom jednoduché e-maily s poďakovaním.

Získajte upozornenia na formuláre

Krok 1: Po vytvorení formulára kliknite na trojbodkovú ponuku vpravo a vyberte položku Doplnky zo zoznamu. Tým sa dostanete na Google Marketplace.

Krok 2: Teraz vyhľadajte položku Form Notifications a kliknutím na ňu ju nainštalujte.

Ďalej vytvorte formulár. Ak chcete poslať e-maily priamo respondentovi, začiarknite políčko Zhromažďovať e-maily v časti Nastavenia.

Alebo môžete nastaviť otázku formulára s požiadavkou na e-mail od používateľa a označiť ju ako Povinnú, ako je uvedené nižšie.

Krok 3: Po dokončení kliknite na malú ikonu doplnku a vyberte možnosť Upozornenia na formulár. V pravom dolnom rohu sa zobrazí výzva.

Prepnite tlačidlo pre e-mail s poďakovaním.

Ako sme už uviedli, môžete použiť pole Automaticky alebo pole Formulár. Vyberte si ten, ktorý najlepšie vyhovuje vašim požiadavkám. Zároveň môžete k e-mailu pridať aj skrytú kópiu vyplnením poľa „Odoslať kópiu komu“.

Krok 4: Ďalej pridajte Predmet a Telo e-mailu a to je všetko! Uložte nastavenia a kliknite na ikonu Náhľad v hornej časti, aby ste zistili, či vám aktuálne konfigurácie fungujú.

Toto je jednoduchý doplnok a jeho konfigurácia je jednoduchá a priamočiara. A vďaka značke Published by Google Cloud je to tiež trochu spoľahlivé.

Okrem vyššie uvedeného môžete tiež poslať e-mail sebe (alebo tvorcovi), keď formulár dosiahne pevný počet odpovedí.

Ak to chcete urobiť, prepnite tlačidlo „Upozorniť na odpoveď z formulára“. E-mail tvorcu sa automaticky vyplní do poľa príjemcu. Nie je pevne zakódovaný a môžete zadať aj iné e-mailové adresy.

Po dokončení pridajte prah upozornenia a stlačte tlačidlo Uložiť. Odteraz bude váš formulár odosielať e-mail, keď prekročí prah odpovede.

Tiež na Guiding Tech

Ako posielať odpovede na základe odpovedí

Dajme to tam. Ak chcete posielať odpovede na základe odpovedí vo formulári, nie je to jednoduché ako vyššie uvedený proces. Tu si budete musieť pohrať so skriptom App Script pripojenej tabuľky.

Našťastie, ak máte jednoduchý formulár, malo by byť ľahko realizovateľné. V našom prípade máme jednoduchý formulár, kde sa respondentov pýtame na preferovanú dovolenkovú lokalitu.

A v závislosti od odpovedí, ktoré poskytujú vo formulári, sa spustí e-mail na nastavenú e-mailovú adresu. Kód je samozrejme možné upraviť podľa požiadaviek vášho formulára.

Krok 1: Po vytvorení formulára kliknite na kartu Odpovede a klepnite na malú ikonu tabuľky vpravo. Tým sa váš formulár pripojí k tabuľke.

Krok 2: Prejdite do tabuľky a kliknite na Nástroje > Editor skriptov.

Do editora skriptov prilepte nasledujúce riadky kódu,

function checkLocation (e) { var subject=""; hodnoty var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Zadajte hodnoty) { var label = Key; var data = hodnoty[Kľúč]; prefLocation=data; Logger.log (údaje); } }

Tu e je udalosť, ktorá sa spustí pri odoslaní formulára, pričom e.namedValues objekt vám prinesie údaje formulára vo forme poľa.

Po zachytení týchto údajov bude príkaz For cyklicky prechádzať cez pole, aby vám priniesol údaje. Nakoniec budú údaje formulára pre túto konkrétnu odpoveď priradené k prefUmiestnenie premenlivý.

Krok 3: Medzitým kliknite na malú ikonu hodín na ľavom paneli, čím získate prístup k spúšťačom, a vyberte možnosť Pridať spúšťače.

Tu vyberte Z tabuľky ako zdroj udalosti a pri odoslaní formulára ako typ udalosti.

Vyššie uvedené zabezpečí, že funkcia, ktorú sme napísali vyššie, sa spustí až po odoslaní formulára. A pri odoslaní stiahne údaje iba z pripojenej tabuľky.

Krok 4: Teraz sa vráťte do editora skriptov a upravte kód podľa svojich požiadaviek.

V našom prípade chceme, aby bol e-mail odoslaný na konkrétne ID e-mailu, keď respondent odpovie Hills atď.

Do kódu sme teda pridali jednoduchú podmienku If a Else-If,

function checkLocation (e) { var subject=""; hodnoty var = e.namedValues; var prefLocation=""; for (Zadajte hodnoty) { var label = Key; var data = hodnoty[Kľúč]; prefLocation=data; Logger.log (údaje); if (prefLocation=="Hills"){ subject="Máte e-mail pre Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', predmet, prefUmiestnenie); }else if (prefLocation=="Pláže"){ subject="Máte e-mail pre umiestnenie pláží"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', predmet, prefUmiestnenie); } else if (prefLocation=="Mestá") { subject="Máte e-mail pre umiestnenie miest"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', predmet, prefUmiestnenie); } } }

Prirodzene, budete musieť poskytnúť povolenie GmailApp.sendEmaiFungujem do práce. Ide však o jednorazový proces.

Krok 5: Teraz, keď je všetko na svojom mieste, uložte kód kliknutím na ikonu Uložiť, ako je uvedené nižšie.

Teraz spustite kód. Bohužiaľ, bez udalosti nebudete môcť spustiť kód priamo z editora skriptov.

Ak chcete spustiť svoj kód, odošlite formulár. Ak je všetko na správnom mieste, je pravdepodobné, že dostanete e-mail.

Po dokončení môžete kód vyladiť podľa svojich požiadaviek a pridať jednotlivé podmienky If-Else. Zároveň môžete tiež navrhnúť telo e-mailu podľa údajov.

Ako skontrolovať chyby

Spustiť kód bez chýb na prvý pokus je zriedkavé a úprimne povedané, existuje veľa vecí, ktoré sa môžu pokaziť. Ak chcete skontrolovať chybu, prejdite na kartu Vykonania a uvidíte všetky prípady, kedy bola funkcia volaná.

Kliknutím zobrazíte chyby. Tu môžete tiež vidieť, ako bola funkcia volaná. Značka Trigger sa premieta do odoslania formulára, zatiaľ čo značka Editor znamená, že funkcia bola spustená cez Editor.

Zároveň, ak chcete krížovo skontrolovať hodnotu funkcie, stačí pridať Logger.log (premennú) na protokolovanie údajov.

Napríklad sme vyvolali Logger.log (prefLocation) v jednotlivých podmienkach If-Else a náš protokol vyzeral ako ten vyššie.

Tiež na Guiding Tech

Kódovať alebo nekódovať

Druhá metóda môže vyzerať trochu komplikovane. Ale akonáhle pochopíte, ako sa jednotlivé funkcie nazývajú, bude šanca na to o niečo jednoduchšia.

Ale na konci dňa, ak si nechcete zašpiniť ruky, môžete vyskúšať Formuláre e-mailových upozornení doplnok. Tento je určený na odosielanie e-mailov na základe podmienených odpovedí. Funkcia podmieneného formátovania však nie je bezplatná a stojí približne 4 doláre mesačne za licenciu pre jedného používateľa.

Ak teda potrebujete príležitostne posielať odpovede na svoje formuláre, vyššie uvedený kód môžete prilepiť do editora App Script.