8 bästa SharePoint-tips för nybörjare – TechCult

Om ditt företag behöver ett utmärkt verktyg, överväg att använda SharePoint. Det gör det enkelt att skapa webbplatser och effektiv informationshantering och lagring. Även om det här verktyget erbjuder många funktioner kan det vara överväldigande för nya användare. För att hjälpa dig att få ut det mesta av det har vi skapat en användbar guide nedan med SharePoint-tips och tricks för nybörjare.

Bästa SharePoint-tips för nybörjare

Även om SharePoint inte får många uppdateringar, har det fortfarande ett modernt utseende och har alla nödvändiga funktioner för att erbjuda dig en bra användarupplevelse. Det bästa är att det är tillgängligt på flera plattformar. Med hjälp av tipsen i guiden nedan kan du få ut det mesta av de många funktionerna i

SharePoint. Så fortsätt läsa för att lära dig hur du använder det effektivt!

1. Förstå olika typer av webbplatser

För att få ut det mesta av SharePoint, börja med att skapa en perfekt webbplats. Webbplatser är avgörande för SharePoints system. Lägg tid på att bygga det eftertänksamt och veta vad du har för syfte att använda det effektivt.

SharePoint har två typer av webbplatser: kommunikationsplats och teamplats. Även om de kan verka lika, är de olika i verkligheten. Innan du bygger din webbplats, välj den typ som passar dina mål bäst.

2. Använd beskrivningen noggrant

När du använder SharePoint är ett tips och trick att komma ihåg för nybörjare att andra kommer att se din input. Så ge alltid en tydlig och koncis beskrivning, särskilt när du skapar ett dokumentbibliotek. Att beskriva dess innehåll kommer att förhindra förvirring och frustration för användarna. Till exempel, om du gör en finansiellt dokumentbibliotek, specificera dess innehåll som skattedeklarationer, budgetar, löner och rapporter. På så sätt kommer alla att förstå vad som finns inuti.

3. Namnge dokument korrekt

Att välja rätt namn för dokument i SharePoint är viktigt. Eftersom mellanslag inte är tillåtna kan användning av symboler göra det svårt att läsa. Istället, versal de första bokstäverna, som DuckDuckGo, för ett enklare och mer lättläst namn.

4. Fäst viktiga filer

Om du har många filer i ett dokumentbibliotek och behöver snabb tillgång till en specifik fil dagligen kan du fästa den som viktig. Det kommer alltid vara på toppen, även om du lägger till fler filer senare. Att använda stiftfunktionen sparar tid och gör dig mer effektiv.

Läs också:Fantastiska SharePoint Lista tips och tricks du behöver veta

5. Synkronisera bibliotek till OneDrive

Tänk på SharePoint och OneDrive som oskiljaktiga partners. SharePoint är ofullständig utan OneDrive. Installera OneDrive, synkronisera dina dokumentbibliotek och få tillgång till alla dina filer utan ansträngning via båda plattformarna. Detta är ytterligare ett av de fantastiska SharePoint-tipsen och tricken för nybörjare.

6. Använd filversionshistorik

Som människor gör vi alla misstag ibland. Om du av misstag ändrar något eller en anställd redigerar en viktig fil av misstag, oroa dig inte! Använd funktionen för filversionshistorik för att ta tillbaka tidigare data. Vi rekommenderar starkt att du använder den här funktionen för att spara tid.

7. Ge nödvändiga behörigheter

Att låta anställda ha lämpliga behörigheter och viss kreativ frihet är avgörande för din organisations tillväxt. I SharePoint kan du enkelt anpassa behörigheter för varje anställd, ger dem bara det de behöver, till skillnad från andra program där du måste ge allt eller inget.

8. Aktivera aviseringar

När du har beviljat behörigheter kan anställda redigera webbplatsen, dokument och listor. Men vad händer om de gör viktiga förändringar? Det kan vara huvudvärk. För att hantera detta är ett bra tips för nybörjare att aktivera aviseringar i SharePoint. Du kommer att meddelas när någon gör ändringar. Vi rekommenderar dock att anpassa aviseringarna för att undvika att bombarderas med varningar varje gång någon lägger till eller redigerar något.

SharePoint-handledning för nybörjare

Låt oss nu täcka några grundläggande punkter för Microsoft SharePoint-handledningen som kommer att vara till hjälp för nybörjare.

1. Hur man skapar en SharePoint-webbplats

Som vi sa är SharePoint-webbplatser byggstenarna i denna plattform. Så vi kommer först att veta hur man bygger dem med dessa steg:

1. Klicka på Skapa webbplats och välj vilken typ av webbplats du vill skapa, dvs. Teamsajt eller Kommunikationssajt.

2. Gå in i Webbplatsens namn och beskrivning.

3. Ange nu ägarens namn och välj Avsluta.

Läs också:Fantastiska SharePoint-dokumentbibliotek tips och tricks

2. Hur man lägger till lista eller dokumentbibliotek

När du vet hur man skapar en webbplats, låt oss nu veta hur man lägger till en lista eller ett dokumentbibliotek och hjälper dig med en SharePoint-handledning för nybörjare.

1. Välj den sida som du vill lägga till listan/dokumentbiblioteket till och klicka på Ny.

2. Välj vad du vill skapa, Lista, dokumentbibliotek eller andra alternativ från listan.

3. Gå in i namn och beskrivning.

4. Välj Skapa.

3. Hur man lägger till sida

Sidor är en ganska viktig del av hela din SharePoint-webbplats. Så låt oss nu veta hur man skapar en sida i denna Microsoft SharePoint-handledning:

1. Välj webbplats där du vill skapa en sida.

2. Välj Ny och då Sida från de andra alternativen.

3. Välj en mall och klicka på Skapa sida.

4. Välj ett namn och annat innehåll som foton, text eller webbdelar.

5. Klicka nu på Publicera.

4. Hur man använder filter

Du kan också hitta rätt innehåll med filter i SharePoint. För att veta mer om det, följ dessa steg:

1. Välj en Bibliotek eller lista.

2. Välj filterikonen.

Använd nu filtret efter dina behov.

5. Hur man lägger till webbdel

Slutligen, att lägga till webbdel i SharePoint är en annan användbar handledning för nybörjare. Så här kan du lägga till dem:

1. I den Nyhetsinlägg eller sida och klicka på plusikon.

2. Välj vilken webbdel du vill lägga till, dvs. Text, bild eller dokument.

3. När du har lagt till webbdelen klickar du på Lägg upp nyheter eller publicera.

Vi litar på att vår guide på SharePoint-tips för nybörjare var användbar för dig. Om du har några andra frågor, dela dem gärna i kommentarsfältet, så hjälper vårt team dig gärna. Tack för att du läste!