3 วิธียอดนิยมในการแยกข้อความหรือข้อมูลใน Microsoft Excel

เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลหรือข้อความลงใน Microsoft Excel ข้อมูลนั้นจะปรากฏในรูปแบบอื่น NS รูปแบบที่ข้อความหรือข้อมูล ปรากฏในขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาของข้อมูลหรือข้อความดังกล่าว ตัวอย่างเช่น ชื่อลูกค้าหรือที่อยู่ของพนักงาน ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลดังกล่าวจะปรากฏเป็นสตริงที่ต่อเนื่องกันในเซลล์เดียว

หากต้องเผชิญกับสถานการณ์ดังกล่าว Microsoft Excel นำเสนอคุณลักษณะต่างๆ ซึ่งคุณสามารถใช้แยกข้อมูลดังกล่าวได้ ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงการแก้ไขบางอย่างที่คุณสามารถลองได้

เกี่ยวกับ Guiding Tech

การใช้ Flash Fill

ฟังก์ชันเติมแบบรวดเร็วใน Excel ทำให้คุณสามารถเพิ่มตัวอย่างว่าคุณต้องการแยกข้อมูลอย่างไร โดยทำดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ Excel ด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 2: บนเวิร์กชีต Excel ให้แสดงตัวอย่างว่าคุณต้องการแยกข้อมูลหรือข้อความในเซลล์แรกอย่างไร

ขั้นตอนที่ 3: คลิกเซลล์ถัดไปที่คุณต้องการเติม และบน Ribbon ให้คลิกที่ Data

ขั้นตอนที่ 4: ในกลุ่ม Data Tools ให้คลิกที่ Flash Fill ซึ่งจะแบ่งข้อมูลออกเป็นเซลล์ที่เหลือในแถวที่เลือก

Flash Fill มีข้อจำกัดบางประการ ตัวอย่างเช่น ไม่สามารถแยกตัวเลขที่มีทศนิยมได้อย่างถูกต้อง ป้อนเฉพาะตัวเลขหลังจุดทศนิยม ดังนั้น คุณยังอาจต้องตรวจสอบว่าการแบ่งข้อมูลของคุณดำเนินการด้วยตนเองอย่างถูกต้องหรือไม่

เกี่ยวกับ Guiding Tech

การใช้ฟังก์ชันตัวคั่น

ฟังก์ชันตัวคั่นคือลำดับของอักขระเพื่อระบุขอบเขตระหว่างภูมิภาคที่เป็นอิสระและแยกจากกันในสตรีมข้อมูล นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เพื่อแยกนิพจน์ทางคณิตศาสตร์หรือข้อความธรรมดาใน Excel ได้ ตัวอย่างของฟังก์ชันตัวคั่นใน Excel ได้แก่ เครื่องหมายจุลภาค สแลช เว้นวรรค ขีดกลาง และโคลอน

ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้ฟังก์ชันตัวคั่น:

ขั้นตอนที่ 1: เปิดไฟล์ Excel ด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 2: เลือกรายการคอลัมน์ที่คุณต้องการแยกและคลิกที่ข้อมูลใน Excel Ribbon

ขั้นตอนที่ 3: คลิกที่ Text to Columns และควรเปิดกล่องโต้ตอบที่มีข้อความว่า Convert Text to Columns Wizard

ขั้นตอนที่ 4: ทำเครื่องหมายที่ฟังก์ชันตัวคั่นจากสองตัวเลือกที่มีและคลิกถัดไป

ขั้นตอนที่ 5: ในหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างการแปลงข้อความเป็นคอลัมน์ ให้เลือกตัวคั่นที่คุณต้องการเพื่อแยกข้อมูล (เช่น แท็บ ช่องว่าง ฯลฯ) แล้วคลิกถัดไป หากคุณต้องการใช้ตัวคั่นพิเศษ ให้คลิกที่อื่นๆ และระบุตัวคั่นในกล่องต่อไปนี้

ขั้นตอนที่ 6: ในหน้าสุดท้าย ให้เลือกรูปแบบของข้อมูลที่แยกและปลายทางที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 7: คลิกที่ เสร็จสิ้น และข้อมูลควรแบ่งออกเป็นหลายเซลล์โดยใช้ตัวคั่นที่ระบุ

เกี่ยวกับ Guiding Tech

การใช้ Power Query

Power Query ช่วยให้ผู้ใช้ Excel สามารถจัดการคอลัมน์ออกเป็นส่วนๆ โดยใช้ตัวคั่นได้ ขั้นตอนด้านล่างจะแสดงวิธีใช้วิธีนี้เพื่อแยกข้อความหรือข้อมูล:

ขั้นตอนที่ 1: เรียกใช้ Excel

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Excel Ribbon และคลิกที่ข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: คลิกรับข้อมูล

ขั้นตอนที่ 4: เลือก จากไฟล์ จากเมนูดรอปดาวน์เมนูแรก และ จากเวิร์กบุ๊ก จากเมนูดรอปดาวน์ที่สอง ซึ่งควรเปิด File Explorer

ขั้นตอนที่ 5: คลิกเวิร์กบุ๊ก Excel ที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิกนำเข้า

ขั้นตอนที่ 6: คุณควรเห็นป๊อปอัปการนำทางที่แสดงเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กของคุณ เลือกเวิร์กชีตที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อดูตัวอย่าง

ขั้นตอนที่ 7: เลือก แปลง เพื่อแสดง Power Query Editor

ขั้นตอนที่ 8: ภายในกลุ่มข้อความ ให้เลือกคอลัมน์แยก และจากดรอปดาวน์ ให้เลือกตามตัวคั่น

ขั้นตอนที่ 9: ในกล่องโต้ตอบ แยกคอลัมน์ตามตัวคั่น ให้เลือกประเภทตัวคั่น และจุดแยก จากนั้นเลือก ตกลง

ขั้นตอนที่ 10: บนแท็บหน้าแรก คลิกปิด และคุณจะเห็นแผ่นงานใหม่แสดงข้อมูลแยก

การนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ Excel

การแยกข้อความหรือข้อมูลใน Microsoft Excel มีความสำคัญมาก หากคุณพบว่าตัวเองต้องล้างข้อมูลเพื่อให้พอดีกับรูปแบบการวิเคราะห์ที่คุณต้องการด้วยตนเอง นอกจากการนำเสนอที่ดีขึ้นแล้ว คุณยังต้องการให้ข้อมูลของคุณมีเหตุผลและนำไปใช้ในที่อื่นได้อย่างง่ายดาย

การใช้วิธีการใดๆ ข้างต้นควรช่วยลดเวลาที่ใช้ในการล้างข้อมูล อีกวิธีหนึ่งในการประหยัดเวลาและความพยายามในการทำความสะอาดข้อมูลคือการนำเข้า. อย่างถูกต้อง ข้อมูลลงใน Excel.