Expensar vs. Shoeboxed: ¿Qué administrador de gastos es el adecuado para usted?

Ya sea que sea un individuo, parte de una organización o propietario de una tienda, está incurriendo en gastos y debe ser responsable de ellos. Es tan fácil olvidar una entrada y tan difícil recordar dónde se desvaneció su cheque de pago.

Este parece ser un problema universal y casi todos los que conozco buscan un sistema para registrar los gastos. Si bien es necesario registrar cada gasto incurrimos, también existe la necesidad de hacer que el proceso sea fácil y rápido. Cuanto más engorroso sea registrar los gastos, más posibilidades hay de que evite hacerlo.

Es por eso que vamos a echar un vistazo a dos de las aplicaciones de gestión y seguimiento de gastos más populares disponibles en el mercado. Nuestra misión, si decidimos aceptarla, será llegar a una conclusión al final de este artículo. Con suerte, con un ganador.

Los contendientes son Expensify y Shoeboxed. Veamos qué administrador de gastos es el adecuado para usted.

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1. Compatibilidad multiplataforma

Esta es una de las primeras cosas que compruebo cada vez que busco una nueva herramienta o aplicación. Diferentes personas tienen diferentes necesidades. Algunos aman Android, mientras que otros apuestan por iOS. Existen Usuarios de Windows y luego están las personas a las que les gusta acceder a las cosas en un navegador. Esta situación es especialmente cierta cuando se trabaja como parte de un equipo.

Tanto Shoeboxed como Expensify están disponibles en plataformas Android e iOS. También puede usarlos en cualquier navegador de su elección sin ningún problema. Esto le ayudará a mantener sus recibos sincronizados en todo momento.

2. Resumen de precios

Otro factor importante a considerar, especialmente si está buscando una solución escalable, es el precio. Con cientos y miles de empleados, la cantidad de entradas y gastos puede aumentar rápidamente.

Shoeboxed ofrece tres planes principales. Existe un plan de autónomo (usuario único) que comienza en $ 15 / mes y permite escanear y almacenar hasta 50 documentos / mes. Si es una pequeña empresa o una empresa joven, opte por el plan Classic a $ 39 para dos usuarios, donde obtiene hasta 150 documentos / mes.

Finalmente, hay un plan de negocios por $ 69 / mes donde obtienes 500 documentos / mes con 3 usuarios. También hay un plan de equipo que comienza en $ 9.95 por usuario.

Por otro lado, Expensify adopta un enfoque más simple que limita la cantidad de planes disponibles. El plan individual comienza en $ 4.99 / mes sin límite de recibos que se pueden escanear. Para los equipos, tienen un plan de $ 10 / usuario y luego hay un plan corporativo que comienza en $ 18 / usuario. También existe una solución empresarial para la que tendrá que enviar un correo electrónico o hablar con un representante del cliente.

Expensify tiene una versión gratuita con 10 escaneos / mes, mientras que Shoeboxed ofrece 5 documentos / mes con la cuenta gratuita. No está mal para probar el servicio.

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3. Experiencia de usuario

Dado que la mayoría de nosotros usaremos smartphones para escanear recibos de gastos, ahí es donde comencé. La aplicación Shoeboxed no es muy fácil de usar. La interfaz era un poco complicada, sin funciones ni guías. Expensify, por otro lado, tiene una interfaz limpia e intuitiva con un enfoque en la simplicidad y la velocidad.

Si bien no experimenté retrasos en ninguna de las aplicaciones, estaba más feliz de jugar con Expensify que con Shoeboxed. Las opciones eran limitadas en este último sin forma de administrar o cambiar monedas.

Algunas personas necesitan viajar al extranjero de vez en cuando para asistir a reuniones y otras cosas. Con la ubicación habilitada, Expensify identificará y cambiará las monedas sobre la marcha.

4. Características

La funcionalidad básica sigue siendo la misma. Escanea un recibo de gastos y la aplicación recopilará todos los detalles importantes como el precio, los artículos y la cantidad para crear una versión digitalizada del recibo que se sincronizará con su cuenta en la nube.

Si bien ambas aplicaciones tenían opciones para organizar los recibos por viajes, Expensify tenía una pestaña de informes que será muy útil. ¿Cómo? Reúna todos los recibos mientras está en un viaje de negocios, cree un informe y envíelo para su aprobación. Cuando se liquide (depósito directo o PayPal) y se le paga, se le notificará. Eso es poderoso y fácil al mismo tiempo.

Expensify me permitió crear categorías para clasificar más mis gastos como comida, transporte y alojamiento. Por lo general, usamos nuestras tarjetas de crédito para realizar pagos porque no es efectivo, es rápido y conveniente. Expensify también me permitió importar el extracto de mi tarjeta de crédito directamente.

Shoeboxed le permitirá realizar un seguimiento del kilometraje, pero Expensify también le permitirá realizar un seguimiento del tiempo, lo que puede ser útil si está intercambiando horas por dólares. Además, Expensify viene con una función de viáticos donde una persona recibe una asignación diaria y puede usar la aplicación para realizar un seguimiento diario.

Shoeboxed tiene una característica de la que carece Expensify. Si tiene un montón de recibos y no tiene tiempo para escanear, envíelos todos en un sobre a Shoeboxed y ellos los escanearán y subirán a su cuenta. Esto le ayudará a eliminar los atrasos y le pondrá al día.

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5. Integración de terceros

Ambos Caja de zapatos y Expensar integrarse con una serie de aplicaciones y software de terceros, pero Expensify lidera la carrera aquí. Ambos se integran con software de contabilidad como Quickbooks, Intuit y Xero, pero Expensify también se conecta con Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber y varios otros servicios populares.

Expensar vs. Caja de zapatos: veredicto

A estas alturas, parece que Shoeboxed se está quedando atrás en lo que respecta a la mejor aplicación de gestión de gastos. Encontré que Expensify no solo es bueno para los autónomos, sino también para las nuevas empresas, las empresas y las corporaciones que buscan una solución empresarial escalable.

Sin límite en la cantidad de recibos que se pueden escanear, soporte fuera de línea, más integración de terceros y una mejor experiencia de usuario, Expensify ha ganado esta batalla. Pero hay otros contendientes en la industria que cubriré en una guía posterior.

A continuación: ¿te vas de viaje? ¿Busca aplicaciones de gestión de gastos de viaje antes de emprender el viaje? A continuación se vincula un artículo sobre increíbles aplicaciones de gastos de viaje para la plataforma Android.